Come adeguare al GDPR le fonti orali raccolte in precedenza

4. Come adeguare al GDPR le fonti orali raccolte in precedenza

I consensi all’intervista e quindi alla registrazione di dati personali prestati in base alla normativa previgente l’emanazione del GDPR continuano a essere validi, nella misura in cui siano in linea con le condizioni più rigorose stabilite nel Regolamento. L’entrata in vigore della nuova normativa, quindi, non ha automaticamente imposto ai titolari del trattamento di richiedere agli interessati un rinnovo del consenso a suo tempo prestato, ma ha reso necessaria una revisione dei consensi in essere per verificarne l’aderenza ai nuovi requisiti. In caso di verifica negativa, i titolari hanno potuto conformarsi alla nuova normativa mediante il rinnovo del consenso in modo conforme al GDPR ovvero, come circostanza una tantum, basando la prosecuzione del trattamento su una base legittima diversa, sempre nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza. Ciò avrebbe dovuto realizzarsi auspicabilmente entro il 25 maggio 2018, data di applicazione del GDPR oltre la quale il mancato adeguamento ai nuovi requisiti di validità del consenso comporta l’obbligo di cessare ogni trattamento non conforme alla normativa vigente.

In sintesi, è necessario avere a disposizione:

− per il periodo anteriore al 2001, qualsiasi forma di informativa e di autorizzazione o consenso all’intervista (liberatoria) esistente;

− per il periodo 2001-2018, l’autorizzazione o consenso all’intervista scritto o registrato (se espresso in forma orale) dell’intervistato e l’informativa, anche semplificata, fornita dall’intervistatore per ottenere l’autorizzazione o consenso;

− per il periodo che parte dal gennaio 2019, l’autorizzazione o consenso all’intervista scritto o registrato (se espresso in forma orale) e l’informativa, come prescritto dall’art. 13 del GDPR, non essendo ammessa l’informativa semplificata.

Il GDPR prevede una esenzione dall’obbligo di informativa anche nei casi in cui i dati da trattare non sono ottenuti direttamente dall’interessato e la comunicazione delle informazioni risulti impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato (art. 14 GDPR). Tale prospettiva sarà affrontata nel paragrafo relativo a Riuso e valorizzazione di archivi orali del passato.