Strumenti giuridici per la cessione gratuita di archivi

3. Strumenti giuridici per la cessione gratuita di archivi

Per cedere gratuitamente un archivio a un istituto di conservazione è possibile ricorrere a un atto di donazione o al legato testamentario ovvero, per soluzioni a carattere temporaneo, si possono stipulare accordi di deposito o comodato. La donazione e il legato, infatti, alienano definitivamente la proprietà del bene, mentre il deposito e il comodato sono patti temporanei, che non trasferiscono la proprietà della cosa e ne prevedono la restituzione alla scadenza del contratto.

Occorre sottolineare che tra questi ultimi due istituti, all’apparenza molto simili, vi è una sostanziale differenza di scopo. Il deposito non trasferisce né la proprietà né il possesso della cosa depositata e la causa principale del contratto è assicurare la custodia del bene; esso ha pertanto preminenti finalità di conservazione e tutela. Per contro, nel comodato chi riceve il bene ha facoltà di servirsene, sebbene per un uso e un tempo determinati; si tratta pertanto di un contratto indicato per il perseguimento di finalità di valorizzazione e per favorire la fruizione dei beni.

All’istituto del deposito può essere accostato quello della custodia coattiva, avendo anch’esso preminenti finalità conservative; tuttavia, la custodia coattiva si discosta da tutte le altre fattispecie in quanto è un provvedimento unilaterale adottato da una pubblica amministrazione nei confronti del privato proprietario/possessore/detentore di un bene, prescindendo dal suo consenso. Il provvedimento non fissa specifici termini di scadenza per la custodia, che si protrae finché perdurano le condizioni di pericolo che l’hanno determinata.

In tutti i casi in cui il privato risulti definitivamente impossibilitato ad assicurare la corretta conservazione del bene, l’amministrazione si adopera per sollecitare un atto di donazione. È infatti opportuno evitare che forme di custodia temporanea si trasformino in donazioni di fatto poiché, in mancanza di un titolo di proprietà, il depositario è gravato di importanti obblighi conservativi (e delle relative spese) senza tuttavia poter disporre liberamente del bene. La presente indicazione è senz’altro valida per ogni forma di deposito temporaneo, sottoscritta anche da soggetti che non siano una pubblica amministrazione. L’indicazione del termine non è un elemento obbligatorio dei contratti di deposito e comodato; quindi, molti di questi accordi possono essere stipulati sine die, anche nella precisa intenzione di anticipare un successivo atto di donazione; non di rado, però, per i motivi più diversi, concludere questo ulteriore passaggio può rivelarsi più difficoltoso del previsto, pertanto è consigliabile indicare sempre un termine specifico per la scadenza dei contratti.

Tornando alle forme di accordo che è possibile sottoscrivere con l’Amministrazione archivistica, si ricorda che i direttori degli archivi e di altri istituti pubblici statali possono accogliere in deposito solo beni culturali appartenenti a enti pubblici mentre possono utilizzare il comodato per quelli appartenenti a privati, a condizione che “si tratti di beni di particolare pregio o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche e purché la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa”. Inoltre, il comodato deve essere finalizzato a consentire la pubblica fruizione dei beni da parte della collettività e deve avere una durata non inferiore ai 5 anni, eventualmente prorogabile con tacito rinnovo per lo stesso periodo inizialmente convenuto.

Le presenti condizioni sono vincolanti solo per i contratti da stipulare con gli istituti pubblici, ma possono rappresentare un riferimento anche per accordi tra privati.

Salvo patti contrari, sia il deposito che il comodato sono gratuiti per il cedente. L’assicurazione dei beni non è obbligatoria se non per i contratti di comodato in favore degli Archivi di Stato e degli altri istituti pubblici, ma è fortemente raccomandabile per tutelare chi si assume gli oneri di custodia dei beni.

In aggiunta alle questioni patrimoniali e assicurative, sarà inoltre possibile (e auspicabile) concordare altri aspetti della cessione, quali ad esempio le modalità di trasporto e condizionamento dei beni, eventuali eccezioni alla consultabilità, condizioni di riproducibilità e utilizzo, estrazione di documenti e prestiti, esecuzione di lavori e restauri.

Giova ribadire che per qualunque tipo di cessione sarà indispensabile disporre di un elenco del materiale da allegare agli atti.

Inoltre, è essenziale che il soggetto beneficiario accerti il titolo giuridico in base al quale il cedente dispone dei beni oggetto di cessione (proprietà, possesso, detenzione) e verificare che vi sia il consenso di eventuali comproprietari o coeredi; segnatamente, per le donazioni è opportuno far risultare anche l’eventuale consenso degli eredi, onde evitare future contestazioni dell’atto.

Codice dei beni culturali e del paesaggio

Articolo 43

Custodia coattiva

1. Il Ministero ha facoltà di far trasportare e temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali mobili al fine di garantirne la sicurezza o assicurarne la conservazione ai sensi dell'articolo 29.

Articolo 44

Comodato e deposito di beni culturali

1. I direttori degli archivi e degli istituti che abbiano in amministrazione o in deposito raccolte o collezioni artistiche, archeologiche, bibliografiche e scientifiche possono ricevere in comodato da privati proprietari, previo assenso del competente organo ministeriale, beni culturali mobili al fine di consentirne la fruizione da parte della collettività, qualora si tratti di beni di particolare importanza o che rappresentino significative integrazioni delle collezioni pubbliche e purchè la loro custodia presso i pubblici istituti non risulti particolarmente onerosa.

2. Il comodato non può avere durata inferiore a cinque anni e si intende prorogato tacitamente per un periodo pari a quello convenuto, qualora una delle parti contraenti non abbia comunicato all'altra la disdetta almeno due mesi prima della scadenza del termine. Anche prima della scadenza le parti possono risolvere consensualmente il comodato.

3. I direttori adottano ogni misura necessaria per la conservazione dei beni ricevuti in comodato, dandone comunicazione al comodante. Le relative spese sono a carico del Ministero.

4. I beni sono protetti da idonea copertura assicurativa a carico del Ministero.

5. I direttori possono ricevere altresì in deposito, previo assenso del competente organo ministeriale, beni culturali appartenenti ad enti pubblici. Le spese di conservazione e custodia specificamente riferite ai beni depositati sono a carico degli enti depositanti.

6. Per quanto non espressamente previsto dal presente articolo, si applicano le disposizioni in materia di comodato e di deposito.