SỐ HÓA QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Google Docs: soạn – duyệt song hành, không còn “bản cuối_final_v3”
Thay vì gửi qua lại file Word, Docs cho phép bác sĩ/điều dưỡng soạn thảo, đồng thời lãnh đạo duyệt ngay trên cùng một tài liệu. Người soạn gõ nội dung, chèn hình ảnh, trích dẫn; người duyệt bật Suggesting để góp ý, chỉnh câu chữ, yêu cầu bổ sung; hai bên @mention nhau để giải quyết từng ý. Lịch sử thay đổi được lưu lại đầy đủ, cần là khôi phục phiên bản cũ trong vài giây. Kết quả là một “nguồn sự thật duy nhất”: quy trình, hướng dẫn, biên bản họp… luôn là bản mới nhất, không lẫn lộn.

Google Forms → Sheets: thu thập dữ liệu tuyến đầu trong vài phút
Dữ liệu chất lượng thường “nằm ở tuyến đầu”: phiếu sự cố, phản hồi người bệnh, checklist an toàn, theo dõi tồn kho, nhật ký vệ sinh, chấm công đào tạo… Với Google Forms, điều dưỡng/nhân viên điền biểu mẫu trên điện thoại; dữ liệu đổ thẳng vào Google Sheets theo thời gian thực. Ta gắn quy tắc nhập (bắt buộc, định dạng ngày/giờ, danh sách chọn) để dữ liệu sạch ngay từ đầu; dùng bảo vệ vùng để chỉ định ai có quyền sửa; tạo pivot và biểu đồ để nhìn ngay xu hướng (ví dụ tỉ lệ trả kết quả đúng hẹn, số sự cố theo ca trực). Không còn cảnh tổng hợp Excel cuối tháng—bảng luôn “sống” và sẵn sàng báo cáo.

Google Slides: kéo số liệu từ các khoa, trình chiếu giao ban “một chạm”
Mỗi buổi sáng, lãnh đạo cần bức tranh tổng quan: lượt khám, ca nằm viện, chỉ số chất lượng, ca cảnh báo. Slides cho phép nhúng trực tiếp biểu đồ/bảng từ Sheets của từng khoa. Khi các khoa cập nhật số liệu, slide tổng hợp tự đổi—không copy–paste, không lệch phiên bản. Một bộ template thống nhất (logo, màu, bố cục) giúp giao ban sắc nét, ngắn gọn, đi thẳng vào điểm cần quyết định. Sau cuộc họp, đường link slide được chia sẻ cho toàn viện, mọi người có thể xem lại trong ngày.

Luồng vận hành đề xuất (gọn – rõ – đo được)

1. Soạn & duyệt: Khoa soạn SOP/hướng dẫn trên Docs, trưởng khoa duyệt bằng chế độ gợi ý; khi chốt, chuyển trạng thái “Đã ban hành”.

2. Thu thập dữ liệu: Biểu mẫu Forms phát cho các điểm trực; dữ liệu vào Sheets theo thời gian thực, có kiểm tra hợp lệ.

3. Tổng hợp & hiển thị: Bảng tổng hợp (master Sheets) kéo dữ liệu từ từng khoa; Slides nhúng các biểu đồ/bảng quan trọng cho giao ban sáng.

4. Cải tiến liên tục: Mỗi tuần rà soát biểu mẫu/điểm đo; cập nhật Docs nếu quy trình đổi; tất cả tự động phản chiếu lên slide giao ban.

Lợi ích thấy ngay

• Nhanh & đồng bộ: Soạn–duyệt không ngắt quãng; số liệu “lên màn hình” ngay khi nhập.

• Giảm lỗi & trùng lặp: Một nguồn sự thật; không còn nhiều bản rời rạc.

• Nhẹ máy & dễ truy xuất: Mọi thứ trên cloud, tìm là thấy; không tốn bộ nhớ máy tính/điện thoại.

• Ra quyết định tốt hơn: Giao ban dựa trên số liệu thời gian thực, theo dõi xu hướng, chốt việc ngay tại chỗ.

Nguyên tắc vận hành để luôn trơn tru

• Quy định quy tắc đặt tên và quyền truy cập theo vai trò (soạn/duyệt/xem).

• Mỗi tài liệu/biểu mẫu có chủ quản và chu kỳ rà soát (6–12 tháng).

• Chuẩn hóa các trường dữ liệu trong Forms để Sheets dễ tổng hợp.

• Dùng Shared Drives cho tài liệu chung; hạn chế tải xuống với tài liệu nhạy cảm.

Tóm lại, kết hợp Google Docs, Sheets (kèm Forms) và Slides giúp bệnh viện tạo nên một bàn làm việc chung: văn bản được soạn–duyệt ngay trên một mặt phẳng, dữ liệu hiện trường chảy về tức thời, còn giao ban sáng trở thành nơi nhìn số – hiểu việc – chốt hành động. Đó là cách công nghệ thông tin thực sự tăng năng suất và trả lại thời gian cho chăm sóc người bệnh.