新しい院ができた場合、メールのフィルタ設定をする必要があります。
フィルタ設定とは、来たメールについて、どこの院から来たかみやすくするためにラベル(受信ボックスでタイトルの左側についてるカラフルなもの)をつけます。
また、アーカイブしたときに、各院のフォルダに移動させて、後からでも見つけやすいようにします。
院ができたら、またはオープンが決まったら以下の手順で作成をしましょう。
1、Gmailの右上、歯車マークをクリック
2、「すべての設定を表示」をクリック
3、「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック
4、下の方にスクロールしていき、「新しいフィルタを作成」をクリック
5、必要事項を次で紹介する文章と同じように記載していきます。
6、設定していくのは1院につき、上記の3種類です
①件名に「【〇〇院】お問合せがありました。」と記載し、右下の「フィルタを作成」をクリックします。
②次に表示される画面で、上記のように3つにチェックをいれる。
また、ラベルをつけるのところでは、プルダウンから該当の院を選択する。最後に右下の「フィルタを作成」をクリック。
①件名に「[JITAN BODY整体院 〇〇]業務日報」と記載し、右下の「フィルタを作成」をクリックします。(※上記画像では「続行」となっている箇所)
②次に表示される画面で、上記の通りに3つチェックをいれる。
ラベルをつけるのところでは、プルダウンから該当の院を選択する。最後に右下の「フィルタを作成」をクリック。
①件名に「[STORES予約]」と入力
含むに「〇〇(院名)」を入力(※「〜院」の院は入力せず地方名のみ)
右下の「フィルタを作成」をクリックします。(※上記画像では「続行」となっている箇所)
②次に表示される画面で、上記の通りに3つチェックをいれる。
ラベルをつけるのところでは、プルダウンから該当の院を選択する。最後に右下の「フィルタを作成」をクリック。
フィルタ設定の画面でキーボードで「Ctrl+F」を押します。
右上に出てくる検索ボックスで検索したい院名を入力します。
入力した文字の右側に「1/6」と表記されていれば、すべてが設定完了。
6よりも小さい数字しかなければ、設定が不完全なことが考えられます。
1/6の2つ右の▽をクリックしながら足りないフィルタを探します。
フィルタ設定の次の画面で、「ラベルを付ける」にチェックしたあと、該当の院名を選択しますが、プルダウンに該当の院がなければ作成する必要があります。
「ラベルを付ける」のプルダウンをクリックすると、上から2つ目「新しいラベル」をクリックします。
新しいラベル名には院名を地方名のみで入力。(※〜院の「院」は不要)
次に「次のラベルの下位にネスト:」にチェックを入れます
最後に、その院の所属する地域を選択し、「作成」をクリックします。