Muitos dos nossos alunos entram em contato solicitando segunda via da Nota Fiscal. Por isso, essa é uma solicitação recorrente no nosso atendimento.
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ÍNDICE:
💡 Prazo para emissão da nota fiscal:
💡 Prazo para emissão da nota fiscal:
Para compras na Rits: as notas são geradas ao longo do mês pois é um processo automático do sistema. Apesar disso, são disponibilizadas para nós no mês subsequente.
Para compras na Eduzz: as notas fiscais são emitidas manualmente pelo time financeiro na primeira quinzena do mês subsequente ao mês correspondente.
Em todos os casos TODAS as notas são disponibilizadas no Excel até o dia 15 de cada mês. (Links de acesso da planilha abaixo)
💡 Imposto de renda:
💡 Imposto de renda:
Abaixo podemos emitir o Informe de rendimentos necessário, documento usado pelos alunos para a declaração do Imposto de Renda de produtos 100% Exame.
💡 Onde localizar notas fiscais emitidas:
💡 Onde localizar notas fiscais emitidas:
As notas geradas são anexadas em uma planilha mensalmente.
Para localizar a planilha, existem duas formas:
Clique no botão ao lado para conferir 💌
Ou Via teams por meio deste caminho:
Equipes
Notas fiscais clientes
Arquivos
Na planilha você pode localizar o cliente através do nome ou e-mail. Na coluna L você encontrará o link de direcionamento para a Nota Fiscal, basta enviar o link para o cliente ou acessá-lo e efetuar o download do documento, enviando ele em atendimento logo em seguida.
Design sem nome (2).mp4Tutorial de como efetuar a busca de uma nota fiscal! 💌
Caixa de e-mails
Notas geradas a partir do dia 11/12/2023 podem ser consultadas através da nossa caixa de e-mails!
Nesse caso as notas chegam até o nosso e-mail ao mesmo tempo que é enviada para o e-mail do cliente.
Outlook nova versão
Outlook tradicional
🚨 Importante: a nota fiscal é emitida com base nos dados do responsável financeiro
💡 Como identificar a qual mês uma nota se refere?
💡 Como identificar a qual mês uma nota se refere?
Muitas vezes a nota fiscal poderá ser emitida no mês posterior ao qual se refere. Para evitar confusão, vamos identificar o mês da nota consultando o campo abaixo:
Veja que no exemplo acima a data e hora de emissão ocorreu no dia 03/10/2023, mas no campo em amarelo está sinalizado o mês 09. Por isso, a nota se refere ao mês de setembro.
💡 Oque fazer quando as notas não estiverem disponíveis?
💡 Oque fazer quando as notas não estiverem disponíveis?
Caso a nota fiscal não esteja disponível vamos precisar abrir uma solicitação no com o nosso time financeiro através do pipefy, mas antes é importante checar os pontos abaixo:
1. O produto do cliente é a revista digital? Nós não emitimos nota fiscal para produtos digitais (revista)
2. O serviço que o cliente comprou, já está sendo prestado? As notas fiscais são emitidas conforme o serviço é prestado, ou seja, se o meu cliente comprou um curso em novembro para aulas que vão iniciar em fevereiro... o faturamento vai iniciar em fevereiro e não em novembro. Além disso, se prestamos esse serviço por, por exemplo 12 meses, serão emitidas 12 notas mesmo que o cliente tenha parcelado a compra em 18x.
"Este é um procedimento realizado de acordo com a Lei contábil: Art. 9º O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento. Parágrafo único. O Princípio da Competência pressupõe a simultaneidade da confrontação de receitas e de despesas correlatas. (Redação dada pela Resolução CFC nº. 1.282/10). "
3. O pagamento do cliente foi aprovado? Caso a compra do cliente não tenha sido aprovada, não será gerada nota fiscal.
5. O prazo para emissão de nota fiscal já passou? Caso a emissão da nota ainda esteja dentro do prazo, não vamos solicitar para o financeiro.
6. A nota se refere a uma compra avulsa? Caso a nota seja referente a uma compra avulsa esta deve ter sido solicitada no momento da venda pelo agente responsável pela venda. Consulte o material sobre venda avulsa para mais detalhes.
7. A nota é referente a um bônus? Não emitimos notas para produtos gratuitos ou bônus
Depois de verificar todos os pontos acima, caso ainda seja necessário devemos seguir com a abertura de um chamado com nosso time financeiro seguindo o passo a passo abaixo:
💡 Como abrir uma solicitação de nota fiscal junto ao nosso financeiro?
💡 Como abrir uma solicitação de nota fiscal junto ao nosso financeiro?
Caso a Nota Fiscal que você precisa não esteja disponível, você deve solicitar a nota através da abertura de um Card na ferramenta Pipefy.
1. Acesse esse link e selecione a opção “Criar novo card”
2. Preencha o card com:
O tipo de solicitação (no caso, Nota Fiscal)
CPF/CNPJ do cliente
O produto a qual a nota se refere.
O mês que a nota se refere.
3. Agora que a solicitação foi aberta, o prazo para envio da nota pelo time financeiro é de 5 dias úteis, informe ao cliente que irá retornar o contato assim que o documento ficar disponível e acompanhe o card para dar uma devolutiva o mais rápido possível!
🚨 Importante: no caso de revistas físicas sempre vamos precisar solicitar a nota fiscal através do pipefy, pois não é possível incluir essas notas na planilha (são emitidas pela secretaria da fazenda e não pelo prefeitura)
💡 Venda avulsa de revistas:
💡 Venda avulsa de revistas:
Em casos de compra avulsa da revista precisamos solicitar a nota fiscal via formulário de faturamento (é diferente do formulário de solicitação de nota convencional), pois o cliente não possui assinatura ativa.
O próprio time financeiro irá enviar a nota para o cliente via e-mail no prazo de 5 dias úteis
Atenção aos detalhes!
QUALIDADE: Processos equivalem a 13,34 pontos na avaliação de qualidade!
VALORES DIVERGENTES NA NOTA FISCAL MBA: Emitimos 12 notas fiscais para clientes que são alunos de qualquer MBA, sem considerar a quantidade de parcelamento, pois o curso tem a duração de 1 ano e faturamos aquilo que entregamos. (IMPORTANTE: para o nosso MBA em IA tivemos um problema de integração na plataforma que emite as notas e por isso todas as compras em 18x realizadas antes do dia 20/10 para esse curso terão 18 notas emitidas e não 12).
No caso do MBA ESG: a nota fiscal emitida pela Exame corresponde a 70% do valor total pago, enquanto o IBMEC emite outra nota fiscal com o valor restante, os 30% que faltam. A forma de envio da nota por parte do IBMEC deve ser conferida diretamente com eles. Em alguns casos, o cliente entra em contato informando erro nos valores da nota, é importante investigarmos se houve erro na emissão ou se os valores estão corretos.
O cálculo é simples: pegue o valor total do curso. Se o parcelamento for em 12 ou 18 vezes, some todo o valor que o cliente irá pagar e divida por 12. Desse valor, subtraia 70% para a Exame e 30% para o IBMEC. O valor que representa 70% é o que deve constar na nota fiscal emitida pela Exame!
Por exemplo, suponhamos que um cliente efetue o pagamento mensal de R$ 916,67 em 18 vezes. Pegamos o valor total (R$ 916,67 × 18 = R$ 16.500), retiramos apenas 70% disso (R$ 16.500 x 70% = R$ 11.500) e depois dividimos por 12 (R$ 11.500 / 12 = R$ 962,50). Este cliente receberá nas notas fiscais o valor de R$ 962,50, e o restante do valor, R$ 412,50, será enviado pelo IBMEC.
Pela regra contábil (CPC 47) a Receita deve ser reconhecida ao longo da entrega do serviço. Nesse caso o MBA é entregue em 12 meses (Devido a isso a NF será o valor total do curso dividido 12). O pagamento pode ser feito de diversas formas, 1X, 6X, 12X ou 18X. Então teremos esse descasamento de NF com o pagamento realizado pelo cliente.
No mês 08/2023 tivemos um problema onde o sistema fez o envio de notas com o valor errado para alguns clientes. O valor emitido pelo sistema foi menor do que o real e para resolver a situação 2 notas foram enviadas para o cliente. Nessa planilha você consegue consultar os 193 clientes afetados.
AQUI você pode consultar o passo a passo para o aluno acessar o site da prefeitura e resgatar as notas
VALORES DIVERGENTES NA NOTA FISCAL REVISTAS: No caso das revistas, emitimos apenas o valor em nota da revista física, não incluindo no documento os valores das revistas digitais. Por exemplo, se o cliente possui o plano de assinatura anual, onde o valor total é R$ 238,80, sendo R$ 119,40 das edições digitais e R$ 119,40 das edições físicas, na nota constará apenas os valores mensais da revista física, R$ 119,40 / 12 meses = R$ 9,95.
Prestamos o serviço por mês, então a NF é mensal, mesmo que o plano seja anual.
Por fim, existem cenários onde o valor foi realmente emitido incorretamente, sendo assim, precisamos solicitar uma nova nota via Pipefy e por ser ma situação pontual, devemos também sinalizar para o financeiro através do grupo no teams.
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