Beredskapsplan  SK Jarl      

Formål

Beredskapsplanen har som formål å avklare ansvarsforhold, informasjonsansvar og sikre at nødvendige tiltak blir iverksatt ved hendelser som er omtalt i planen. Planen skal være kjent for alle i organisasjonen.

En krise kan defineres som en avvikssituasjon som utvikler seg slik at den blir en alvorlig trussel mot helse og sikkerhet, eller truer virksomheten. Den stiller så store krav at ressurser og rutiner som styrer hverdagen ikke strekker til.  

Ved å ha gode varslingsrutiner og praktiske anvisninger sikres det at klubben handler og informerer hensiktsmessig i kriser.  

SK Jarl beredskapsgruppe:

• Daglig leder ( fast medlem)

• Styreleder ( fast medelm)

• Nestleder ( fast medlem)

• Hovedreiseleder om hendelsen har tilknytning til reiser

• Trener/ lagleder for berørt(e) lag

• Evt fagpersonell når gruppen mener det er nødvendig, eks. helse, politi, kommune

Styreleder leder arbeidet frem til gruppen er etablert. Beredskapsgruppen organiserer seg og fordeler oppgaver alt etter kjennskap til saken og hvilken type sak det er. Styreleder eller utpekt har all ekstern kontakt. Oversikt over styremedlemmer og kontaktinformasjon finnes bakerst i planen.

Oppgaver beredskapsgruppe

Hovedoppgaven til beredskapsgruppen i starten av en krisesituasjon er å få oversikt og informasjon om situasjonen, informere rette instanser og avgjøre videre arbeid. 

Ved akutte krisesituasjoner må medisinsk nødhjelp/politi/ brannvesen kontaktes umiddelbart. Beredskapsgruppen tilkalles og etablerer seg. Det er viktig med god kommunikasjon mellom involvert nødetat og beredskapsgruppen. 

Beredskapsgruppen arbeider for å best mulig hjelp, støtte og følge opp involverte og deres pårørende. Det skal tas hensyn til deres ønsker, reaksjoner og behov slik at klubbens deltagelse skjer på en verdig og ryddig måte. Handlinger forutsetter ofte god kjennskap til saken og det er viktig å unngå spekulasjoner og forhastede konklusjoner. Beredskapsgruppen skal gi ut informasjon om det som har skjedd når denne informasjonen kan deles. Beredskapsgruppen møtes fortrinnsvis på Jarlahuset.

Hendelser som skal meldes til beredskapsgruppen

Hendelser som uten opphold skal meldes til daglig leder eller styreleder/nestleder:

• Alvorlig ulykke/dødsfall ansatte, medlemmer eller gjester

• Seksuell trakassering/overgrepssaker 

• Brann eller andre store materielle ødeleggelser 

• Økonomisk utroskap 

• Andre kriminelle beskyldninger/lovbrudd  

• Saker som kan medføre spesielle medieoppslag/ offentlig oppmerksomhet

• Kriseberedskapsplanen kan også brukes ved andre uventede hendelser  

Tiltakskort 

5.1 Alvorlig ulykke/dødsfall

Hendelser med alvorlig skade, eventuelt med døden til følge, der spillere, trenere, ansatte, eller medlemmer blir påvirket i stor grad. Dette omfatter hendelser både på trening, under kamp og ved reiser.

Prioritet når krisen inntreffer:

• Varsling av nødetater

• Redde og sikre menneskeliv

• Ivareta pårørende

• Sikre intern og ekstern informasjon

• Sikre materielle verdier

Hjertestarter er plassert i gang (1.etg.) på Jarlahuset og brakke ved Kvalabergbanen

.Ved behov for øyeblikkelig hjelp skal det varsles:

Medisinsk nødhjelp – 113 

Brann -110

Politi - 112 ( ikke akutt 02800)

Andre viktige nødnummer

Stavanger legevakt ( inkl. Livskrisehjelpen): 116 117

Kriseteam i kommunen ( inkl. Voldtekstmottaket) : 51510202

Giftinformasjonssentralen: 22 59 13 00

Dødsfall blant ansatte/ medlemmer i klubben

• Styreleder/daglig leder informerer øvrige medlemmer i styret og ansatte. Dersom det er dødsulykke, skal dødsbudskapet gis til pårørende av politi eller prest.

• Politi bestemmer når navn og bilde eventuelt kan frigis for bruk i mediene. Dette skjer tidligst når nærmeste pårørende er underrettet.

• Skyldes dødsfallet hendelse i forbindelse med klubbens aktiviteter, kan ansatte og andre involverte ha behov for å snakke med kvalifisert helsepersonell.

• Send blomster eller annen form for kondolanse til pårørende

• Arbeidsplassen bør være representert i begravelsen/bisettelsen ved dødsfall blant ansatte

Etablering av krisesenter

Avhengig av type hendelse og omfang må det i samråd med politiet vurderes hvorvidt det  skal etableres et krisesenter for pårørende og andre involverte. Formålet er å ivareta de involverte gjennom best mulig hjelp, støtte og informasjon. 

Det bør være profesjonelt krisepersonell som tar seg av henvendelser fra pårørende. Her vil vi kunne få hjelp av det kommunale kriseteamet. Dette kan ta noe tid, og inntil dette er etablert, må det lages en plan for hvem som skal ta imot pårørende og hvordan dette skal organiseres. Alle samtaler skal loggføres med navn, tidspunkt, hva og hvem samtalen gjelder. Det er viktig at alle fagfolk bærer navneskilt eller annet som viser hvem de er.

Kommunikasjonskanaler

Bruk av telefon og direkte kontakt med berørte er viktig. Nettsidene skal holdes oppdatert, slik at disse kan fungere som en kilde til førstehåndsinformasjon for både pressen og andre involverte. Spond kan også benyttes. Det kan også vurderes om SK Jarl selv skal informere pressen ved å sende ut en pressemelding.

Debrifing og etterarbeid

Debrifingen bør ledes av profesjonelle og gjennomføres 1-2 døgn etter hendelsen. Dette skal være et samlingssted for pårørende og involverte. Debrifingen er frivillig og åpner for samtale rundt de tanker og følelser som knytter seg til hendelsen. Beredskapsgruppen kan i samarbeid med legevakten bistå med å finne aktuelle aktører til å gjennomføre debrifingen. Profesjonelle aktører har erfaringen en slik situasjon krever, samt et våkent blikk for hvem av de involverte som eventuelt trenger videre oppfølging. Det bør også gis informasjon om hvor det er hjelp å få, om det skulle være behov for videre oppfølging. Det er viktig at styret i SK Jarl er til stede.

Samling for lokalbefolkningen

Det kan være et behov i lokalbefolkningen om å samles etter hendelser. Vurder om det skal være ”Åpent hus” på klubbhuset. Beredskapsgruppen knytter til seg kompetente folk i nærmiljøet for å være til stede.Det kan også vurderes om profesjonelle ressurser kan bidra. Styret i SK Jarl  bør være tilstede.

Hjemmevakt ved reiser 

Ved alle turneringer og treningsleirer i inn- og utland, skal hovedreiseleder avtale hjemmevakt med en av beredskapsgruppens medlemmer. Det skal gjøres kjent blant trenere og lagledere hvem denne kontaktpersonen er. Hjemmevakten er den som tilkaller beredskapsgruppen. 

Sosiale turer for lag og grupper

Når et lag eller gruppe tilknyttet SK Jarl  reiser på sosiale turer uten at dette har tilknytning til turnering, treningsleir e.l. i klubbens regi, har ikke SK Jarl et beredskaps- og sikkerhetsmessig ansvar. 

Uønsket adferd/hendelse 

Ledere, trenere, foreldre/foresatte og spillere har alle en rett og et ansvar for varsle om det avdekkes uakseptabel adferd eller kritikkverdige forhold i klubb/lag. Se

Klubbhåndbok - JARL - Varsling av uønskede hendelser . 

Uønsket atferd/hendelse knyttet til mobbing, doping, rusmisbruk og voldelig adferd kan medføre sanksjoner fra klubben. Beredskapsgruppen kartlegger saken sammen med utvalgsleder og den/de som kjenner saken. Idrettslaget skal normalt kunne håndtere sakene internt ved å innkalle partene til avklaring og tiltak. Det er viktig med skriftlige (og av alle parter signerte) referat fra møtene. Styret i SK Jarl vurderer videre tiltak og kan kontakte eksterne faginstanser dersom type sak og alvorlighetsgrad gjør det nødvendig. 

Aktuelle konsekvenser kan være:

• Unnskyldning fra den som har utført og aksept fra fornærmet part.

• Advarsel muntlig eller skriftlig

• Tap av tillitsverv

• Utvisning fra idrettslaget

• Politianmeldelse

Overgrep/seksuelle overgrep

Hva er seksuell trakassering og seksuelle overgrep?

Seksuell trakassering er seksuell oppmerksomhet som er uønsket og plagsom for den det rammer. Det er opplevelsen til den som blir utsatt for handlingen, og ikke intensjonen til den som utfører handlingen, som avgjør om det er seksuell trakassering. 

Seksuelle overgrep er seksuelle handlinger utført mot noen som ikke gir eller er i stand til å gi sitt samtykke.

Straffbare handlinger er f.eks voldtekt, berøring av kjønnsorgan eller bryst, ta/lagre eller formidle seksualisert bilde. Seksualisert handling overfor barn under 16 år er i utgangspunktet alltid straffbart.

Se ellers Seksuell trakassering og overgrep (idrettsforbundet.no)

Ved bekymring

1. Dersom en av våre ansatte eller frivillige medarbeidere får kjennskap til, eller mistanke om, at et barn eller en ungdom de har kontakt med gjennom sitt verv kan ha blitt, eller har vært, utsatt for vold eller overgrep, skal de umiddelbart informere daglig leder eller styreleder i klubben.

2. Ledelsen skal enten drøfte saken anonymt med barneverntjenesten, eller sende skriftlig bekymringsmelding til barneverntjenesten. Dette skal skje så raskt som mulig etter at informasjonen er mottatt eller mistanke oppstått, uten unødig opphold.

3. Leder og ansatt eller frivillig medarbeider skal skrive meldingen sammen, alternativt kan den ansatte eller frivillig medarbeider skriftlig eller muntlig overbringe meldingen til leder

4. Den ansatte eller frivillig medarbeider skal gis tilbakemelding fra leder snarest mulig, i forhold til hva leder gjør videre. Slik tilbakemelding skal gis så raskt som mulig, uten unødig opphold.

5. Hovedregelen er at barnets foreldre ikke informeres om at meldingen sendes, med mindre det kan utelukkes at de er delaktig. På samme måte avklarer barneverntjenesten med politiet i saker som oversendes dit.

Man kan lese mer om melding til barnevernet her: https://bufdir.no/Barnevern/Melde_fra_til_barnevernet/

Ved akutte situasjoner

En akutt situasjon kan være en konkret hendelse (vold/ overgrep) ved et av våre arrangement, eller akutte hendelser hvor barnet/ den unge vurderes å være i akutt fare. 

1. Du må først se at den utsatte psykiske og fysiske helse blir ivaretatt

2. Roe ned situasjonen. Vær trygg tilstede. Vis at du mestrer situasjonen

3. Ta kontakt med politiet, tel. 02800 – avtal med politiet hvem som skal kontakte foreldrene. Beredskapsgruppen skal i slike tilfeller informeres snarest mulig i etterkant.

4. Orienter den utsatte om hva som skjer. Er det andre involverte, skal disse bli ivaretatt av andre ledere.

Brann eller andre store materielle ødeleggelser 

Det viktigste er brannforebygging 

• opplæring i brannrutiner inkl. egenkontrollskjema for alle ansatte 

• daglig inspeksjon av klubbhus

• synlige brannrutiner på klubbhus

• tilsyn fra brannsikringfirma hvert 2.år

Ved branntilløp skal brannrutiner følges med umiddelbar varsling av brannvesen, starte slukking og evakuering av personer som er i bygningen. 

Ved hendelser som innbrudd, hærverk eller andre større materielle ødeleggelser skal beredskapsgruppen gjøre tiltak ut fra type hendelse.  

Økonomisk utroskap

Mistanke om økonomisk utroskap i alle ledd og på alle nivå i organisasjonen skal varsles til styret i SK Jarl så fort som mulig. I tilfeller der man mistenker økonomisk utroskap i idrettslaget, gjelder følgende handlingspunkt:

· Styret innhenter all tilgjengelig informasjon fra melder, økonomiansvarlig eller regnskapsfører.

· Advokat/revisor blir kontaktet for å vurdere alvoret i saken

· Alt etter alvorlighetsgrad blir personen det er rettet mistanke mot  informert, og får mulighet til å forklare seg.

· Økonomisk utroskap skal anmeldes til politiet.

Evaluering og revisjon 

Loggføring: All aktivitet og alle vedtak i forbindelse med krisehåndteringsarbeidet skal loggføres fortløpende på en slik måte at det kan dokumenteres og arkiveres. Tidspunkt, melding/vedtaksinnhold og iverksatte tiltak skal fremgå.

Evaluering og rapport: I etterkant av en hendelse skal beredskapsarbeidet evalueres. Resultatene av evalueringen legges frem i en rapport for styret. 

Oppdatering av planen: Viktige erfaringer må tas inn i revidering av planen. Planen må også oppdateres jevnlig ved utskifting av medlemmer i beredskapsgruppen.

Varslingsliste

Oddbjørn Fiskå Styreleder - 94878804

Margrethe Sunde Nestleder - 99226895

Mats Gramstad  Daglig Leder - 98648207

Andre som bør varsles ved større hendelser - vurder behovet

· Øvrige styremedlemmer i SK Jarl

· Stavanger kommune

· Trenere /lagledere

· Forsikringsselskap

· NFF