ELEMENTOS PARA EL DIAGNOSTICO DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
Algunas premisas:
Asegurar que la información adecuada esté llegando a la persona adecuada.
La comunicación debe proporcionar un valor agregado a quien la recibe y en última instancia a la organización.
Las acciones y los sistemas de comunicación deben propiciar la integración de esfuerzos y recursos de la empresa, así como contribuir a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes internos como externos.
La responsabilidad que tienen los jefes de comunicar así como de escuchar no es delegable.
Independientemente del contenido (noticias buenas o malas)y de acuerdo a la madurez del destinatario, todo el personal debe ver claramente los resultados de la empresa y participar en las decisiones. Ello es demostrativo de la confianza que se tiene en la capacidad y buena voluntad de los empleados para enfrentar situaciones.
ELEMENTOS DIAGNÓSTICOS
Comunicación Institucional Interna
Definiciones y Políticas Institucionales
Participación del personal en la toma de decisiones
Comunicados Internos de la Alta Dirección al resto del personal
Información sobre el cumplimiento de objetivos, metas, obstáculos.
Enfrentamiento de problemas y participación en soluciones
Directrices para los niveles intermedios y operativos
Congruencia entre lo que se dice y se hace
Estructura de Soporte
Departamento o entidad responsable
Medios ad hoc de difusión
Mecanismos de evaluación y reconocimiento
Programas y recursos específicos
Unidades de negocio (nivel departamental, áreas, oficinas)
Cumplimiento de las políticas y normas
Participación de colaboradores en el análisis de problemas y en la toma de decisiones
Comunicación informal: jefe - colaboradores, colaboradores entre si
Relaciones de intercambio y colaboración con otras áreas del negocio
Repercusiones en el clima organizacional: cumplimiento de compromisos, certidumbre, confianza, objetividad
Personal Directivo, Mandos Medios, empleados y Trabajadores
Claridad en la definición de los propósitos, finalidad y expectativas del trabajo y su contribución a las metas del negocio
Información sobre los productos y/o servicios
Insumos de información para el desempeño del trabajo
Cambios en las políticas y procedimientos de administración y operación
Seguridad e Higiene en el trabajo
Evaluación del desempeño
Metas y resultados alcanzados
Programas y procesos de mejora continua
Eventos culturales, sociales y recreativos
Comunicación Institucional Externa
Cobertura de todos los ámbitos del negocio
Clientes
Proveedores
Público
Gobierno
Empresas del sector,
Otros de carácter internacional
Utilización adecuada de medios, mensajes o contenidos
Calidad
Pertinencia
Oportunidad
Consistencia
Congruencia
Evaluación de impactos y resultados
Variedades de Comunicación:
Informativa
Necesaria como Insumo para Desempeño de Actividades
Destinada a la Formación y Desarrollo del Factor Humano
Generadora de Conciencia o Convencimiento
Desencadenadora de Reacciones
Algunos Tópicos Relevantes a Evaluar:
Grados de penetración de la comunicación acerca de: Misión Valores, alcances, expectativas de la empresa.
La información como generadora de valor agregado y factor de competitividad.
Compenetración del personal con la responsabilidad ética y social de la empresa.
Divulgación/actualización de procesos, proyectos y cambios institucionales.
Aclaraciones, enfrentamiento y resolución pública de problemas y asuntos de interés interno o público.
Importancia de los recursos destinados a los sistemas de comunicación, su suficiencia y oportunidad. Madurez de dichos Sistemas.
Asunción de responsabilidades relacionadas con los procesos y programas de comunicación.
Reconocimientos, sanciones o advertencias al personal o desde el personal, derivados de los procesos de comunicación.
Grados de satisfacción de las necesidades de los clientes sustentados en los Sistemas y procesos de comunicación.
Apunte preparado por Ricardo Jiménez Aguado (donpepeaguado@gmail.com).
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