Gráficos y gadgets (I)

Gráficos

Ya hemos visto que dar formato a una hoja de datos nos facilita la comprensión de su contenido.

Otra herramienta muy útil para obtener transmitir información de un modo simple con nuestra hoja de cálculos, es utilizando gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de una serie de datos. Podemos encontrar gráficos con muy diversos formatos: barras, porciones, líneas, puntos.

Los gráficos representan valores numéricos, y cambiarán cuando estos cambien.

 Crear un gráfico

Antes de crear un gráfico, hemos de introducir los datos en la hoja de cálculo. Si queremos utilizar una columna como encabezados de filas, la situaremos a la izquierda, y si queremos utilizar una fula como encabezados de columnas, la situaremos encima. Por ejemplo, como en la imagen:

Cada fila o columna, según por qué lo agrupemos, representa una serie de datos.

Con el rango seleccionado, por comodidad, porque podríamos indicarlo luego, nos vamos al menú Insertar y seleccionamos Gráfico.

Accedemos así a la ventana Crear gráfico, que está dividida en cuatro secciones:

¿Qué tipo?

Lo primero que podemos elegir es el tipo de gráficos.

En la primera fila podemos seleccionar uno de los seis tipos de gráficos posibles: Columnas, Barras, Circular, Líneas, Área y De dispersión. En la fila interior, podemos seleccionar un subtipo, dependiendo del tipo seleccionado.

El tipo es la forma en la que se mostrarán los datos, y no nos sirve cualquier tipo. Por ejemplo, si queremos comparar varios valores, podemos utilizar un gráfico circular. Pero este no nos servirá si queremos mostrar las ventas de varios vendedores en varios meses.

¿Qué datos?

En la parte inferior derecha, debemos de indicar qué datos representa el gráfico.

La primera caja de texto debe contener el rango de celdas utilizadas. Si las teníamos seleccionadas al crear el gráfico, ya aparecerán ahí.

En Datos del grupo, debemos indicar si agrupamos por filas o columnas. Por ejemplo, si agrupamos por filas, para cada columna se mostrará un dato de cada fila. Lo entenderás mejor cuando lo pruebes.

En la parte inferior debemos de indicar si utilizamos la primera fila como etiqueta, por lo que marcaremos Utilizar fila X como etiqueta, o lo mismo para la primera columna, marcando Utilizar columna X como etiqueta. Las etiquetas aparecerán como leyendas en el gráfico. Si no marcamos estas opciones, se tomarán esas celdas como datos.

Etiquetas

A parte de las etiquetas para cada fila y columna, podemos añadir las siguientes etiquetas:

• Título del gráfico, añadirá el texto que indiquemos encima del gráfico.

• Eje horizontal, nos sirve para indicar qué información contiene el eje horizontal (abajo).

• Eje vertical, nos sirve para indicar qué información contiene el eje vertical (a la izquierda).

A parte de estas etiquetas, que son opcionales, se mostrará una leyenda, donde se informa de qué significa cada color del gráfico. En el desplegable Leyenda podremos indicar en qué posición queremos que se muestre, o si la ocultamos.

Vista previa

En la parte inferior derecha, se previsualiza cómo quedará nuestro gráfico, y va reflejando los cambios a medida que los apliquemos, lo que nos permite comprobar que la información que muestra se entiende de forma clara, que a fin de cuentas es el objetivo del gráfico.

Cuando hayamos configurado el gráfico, pulsamos en Guardar gráfico para generarlo. Si pulsamos Cancelar, lo descartamos.

Al insertar el gráfico, si hacemos clic sobre sus valores (líneas, barras, porciones...) se mostrará un bocadillo con información. Y si hacemos clic sobre los colores de las leyendas, se señala el valor que representan.

Modificar un gráfico

Al insertar un gráfico, vemos que este no está en ninguna celda, aparece flotando sobre la hoja.

Si hacemos doble clic sobre él, aparece un marco gris a su alrededor, y un menú llamado Gráfico.

• Para cambiar su tamaño, no tenemos más que redimensionar la ventana que lo contiene, estirando de sus bordes o esquina.

• Para moverlo, hacemos clic sobre el marco y arrastramos. Si lo que queremos es moverlo a otra hoja, debemos seleccionar Mover a hoja propia... en su menú. En este caso, el gráfico ocupará toda la hoja.

• Si en el menú seleccionamos Modificar gráfico..., accedemos a la misma pantalla que al crearlo, lo que nos permite cambiar el tipo, las etiquetas, el rango de datos, etc...

• Si queremos borrarlo, seleccionaremos Eliminar gráfico de su menú.

Exportar un gráfico

El gráfico de nuestro documento está disponible tanto para nosotros, como para el resto de colaboradores que podamos tener en el documento. Pero podemos exportarlo, convertirlo a una imagen y utilizarlo fuera de nuestra cuenta de Google Docs.

Publicar el gráfico. Esta opción la encontramos dentro del menú del gráfico. Al elegirla nos aparece una ventana con una etiqueta html IMG.

Lo realmente importante es el atributo src de la imagen, que contiene la dirección al gráfico. Pegando ese texto en el código fuente de una página, se mostrará gráfico.

Para que el gráfico se visualice, hay que compartir también el documento, como se explica en la unidad referente a Compartir y publicar.

• 1. Nota: si has incluido etiquetas para tus datos en la hoja de cálculo, puedes especificar que deseas usar la primera fila y la primera columna de tus datos como etiquetas. Para ello, debes seleccionar la casilla "Usar la primera fila como encabezado" y "Usar la primera columna como etiqueta". Esta configuración se selecciona de forma automática al incluir etiquetas en la fila 1 y en la columna A de la hoja de cálculo.

1. Si decides que uno de los gráficos recomendados no resulta adecuado para tus datos o si quieres ver más gráficos entre los que elegir, puedes hacer clic en Más >> o acceder a la pestaña Gráficos.

2. Comprueba tu gráfico en la vista previa y modifícalo según sea necesario.

3. Haz clic en Insertar. El gráfico aparece en la hoja de cálculo. Si deseas volver a modificar tu hoja de cálculo sin insertar ningún gráfico, haz clic en Cancelar.

Personaliza el diseño del gráfico en la pestaña Personalizar. En ella, puedes añadir un título al gráfico y a los ejes, entre otros ajustes. También puedes añadir colores para representar datos en el gráfico, así como algunas características adicionales de formato.

A continuación se indica cómo asignar un nombre exclusivo a tu gráfico o cómo cambiarle el nombre:

1. Cuando empieces a crear un gráfico, tal y como se ha indicado anteriormente, haz clic en la pestaña Personalizar del cuadro de diálogo para gráficos.

2. Introduce un nombre en el cuadro de texto Nombre del gráfico en la pestaña Personalizar. El nombre aparece en la parte superior izquierda del gráfico al seleccionarlo en tu hoja de cálculo.

3. Introduce un nombre en el cuadro de texto Nombre del gráfico de la pestaña Personalizar. El nombre del gráfico se muestra como etiqueta encima de este.

Nota: no todos los tipos de gráfico tienen un título, pero todos tienen un nombre de gráfico.