Trabajar con celdas (II)

También podemos usar la Bárra de fórmulas, que además, nos permite editar el contenido de la celda.

Si esta barra no se muestra, puedes activarla a través del menú Ver → Mostrar la barra de fórmulas.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si hemos cometido un error al introducir datos, y aún no hemos validado, podemos utilizar la tecla Retroceso (Bcksp) para borrar los últimos caracteres escritos. Recuerda que no se puede utilizar la Flecha Izquierda, ya que equivale a validar los datos y pasar a la celda de la izquierda.

Si queremos modificar una celda que ya contiene datos podemos hacer tres cosas:

• Si queremos sustituir los datos, por ejemplo un 3 por un 4, simplemente hacemos clic e introducimos los datos. Los nuevos datos sustituirán a los antiguos.
• Si queremos editar al contenido de la celda, por ejemplo para corregir un texto o una fórmula, hemos de entrar a la celda en modo de edición. Esto lo podemos hacer haciendo clic sobre la celda y pulsando Intro o F2, o directamente con doble clic. A partir de ahí, podemos editar el contenido de forma normal, incluso utilizar las flechas de dirección para desplazarnos por los caracteres.
  • Al finalizar, podemos pulsar Intro para aceptar los cambios o Esc para recuperar el contenido de la celda antes de editarla.
• Podemos usar la Barra de fórmulas, tras seleccionar la celda.

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula o una función y validamos los datos, puede que se produzca un error. Por ejemplo, porque intentamos dividir por 0, una función está mal escrita, intentamos sumar un número y un texto, etc...

Cuando esto suceda, el contenido de la celda cambiará a donde TEXTO_ERROR cambiará dependiendo del tipo de error.

En la esquina superior izquierda de la celda aparecerá un triángulo naranja. Si dejamos el cursor sobre él se mostrará información sobre el error.

Por ejemplo, estos son los errores más frecuentes:

#NAME? cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos, o no se reconoce el texto de la fórmula o el nombre de la función.

#DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. Por ejemplo, una búsqueda no encuentra coincidencias.

#ERROR! cuando se produce un error de análisis.

#REFR! cuando se produce una dependencia circular, por ejemplo, si en una celda intentamos sumar esa celda más otra.

Selección de celdas

Antes de poder realizar determinadas acciones sobre las celdas, como borrarlas o aplicarles formato, tenemos que seleccionarlas. Las celdas seleccionadas se muestran de color azul.

Podemos seleccionar una celda individual, como hemos visto hasta ahora, o un rango.

Un rango es un rectángulo de celdas adyacentes. El rango se define con el nombre de la celda de la esquina superior izquierda, dos puntos (:), y el nombre de la esquina inferior derecha. Así, el rango B3:C6 comprende las celdas B3, B4, B5, B6, D3, D4, D5 y D6.

En las últimas versiones, Google Docs se refiere a los rangos como intervalos, así que puede que lo veas escrito de ambas formas.

Cuando el rango comprenda todas las filas de la columna, podemos escribir sólo la letra. Así, el rango A:A se corresponde con toda la columna A, y el rango A:C con las columnas A, B y C.

Podemos asignar nombres a los intervalos para que no sea más sencillo utilizarlos, como puedes ver en este avanzado .

Para seleccionar una celda:

• Basta con hacer clic sobre ella. Si nos vamos desplazando con el teclado, iremos cambiando la celda seleccionada.

Para seleccionar un rango de celdas:

• Podemos hacer clic en una celda y manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrar. A medida que avancemos veremos las celdas que quedan seleccionadas. Cuando aparezcan seleccionadas las que nos interesan, soltamos el botón.
• También podemos hacer clic en una de las celdas que quedarán en la esquina del rango, y hacer Shift (Mayúsculas) + Clic en la celda que queremos que forme la esquina diagonalmente opuesta.
• Otra forma sería utilizando sólo el teclado, desplazándonos con las flechas de dirección mientras mantenemos pulsada la tecla Shift (Mayúsculas) haciendo que el rango seleccionado aumente o disminuya. Del mismo modo, podemos utilizar cualquiera de las teclas que nos permiten desplazarnos por la hoja.
• Si el rango que queremos seleccionar corresponde con una columna, basta con pulsar en su encabezado. Si hacemos Shift + Clic sobre el encabezado de otra columna, se seleccionarán también todas las columnas que haya entre las dos.
  • Del mismo modo podemos seleccionar filas, pero no podemos seleccionar a la vez filas y columnas.
• Si el rango coincide con toda la hoja, basta con hacer clic en la esquina superior izquierda de la hoja, donde se juntan los encabezados de filas y columnas.

Ampliar o reducir una selección.

• Podemos ampliar o reducir las celdas seleccionadas en un rango. Si hacemos Shift + clic en el lugar donde queremos que termine la selección, el rango cambiará

Referenciar celdas

Antes de comenzar a copiar y mover celdas, vamos a conocer mejor como se referencian estas celdas.

Hasta ahora hemos visto que por ejemplo, si en la celda B3 queremos sumar el contenido de las celdas B1 y B2, basta con ir a la celda B3, e introducir =B1+B2.

Lo que hemos hecho realmente, es utilizar una referencia relativa a la celda. Esto quiere decir, que si por ejemplo copiamos el contenido de la celda B3 a la celda D5, la fórmula cambiara porque es relativa a la posición de la celda, pasando a ser =D3+D4. Podemos decir que lo que indicaba esa fórmula es que en la celda se sumarían los contenidos de las dos celdas superiores de la misma columna.

Si lo que queremos en sumar concretamente los contenidos de las celdas B1 y B2, y que si copiamos o movemos la celda de resultado siempre muestre la suma de esas celdas, debemos de indicar una referencia absoluta. Para hacerlo, escribimos el símbolo $ delante del identificativo de la celda y del de la columna. En este ejemplo, la fórmula quedaría =$B$1+$B$2, y seguirá así aunque la movamos o copiemos a otra celda.

También podemos combinar referencias absolutas y relativas, formando así una referencia mixta. Esto lo logramos dejando como absoluta sólo la referencia a la celda o sólo la referencia a la columna de la celda. Por ejemplo, si en el ejemplo que estamos utilizando escribimos la fórmula como =B$1+B$2, estamos dejando como fijas las columnas. Si por ejemplo copiamos la celda sobre la celda D5, la fórmula cambiaría a =D$1+D$2, es decir, siempre mostrará el resultado de sumar las dos primeras celdas de la columna en que nos encontremos.

Entenederás esto mucho mejor cuando comencemos a copiar y mover celdas, en los siguientes apartados.

Si queremos hacer referencia a una celda o rango de otra hoja debemos de escribir, entre comillas simples si contiene espacios, el nombre de la hoja seguido de el signo de exclamación (!) y la referencia de la celda o rango, por ejemplo 'Hoja 2'!A1 o balances!B3:B9. Y por supuesto podemos utilizar alias o nombres de rango si los hemos definido, como 'Balance Octubre'!total_ventas.

7.7. Copiar celdas adyacentes

Podemos copiar fácilmente el contenido de una celda o de un rango utilizando el ratón.

Para hacerlo, seguimos estos pasos:

1. Seleccionamos el rango de celdas.
2. Hacemos clic sin soltar en su esquina inferior derecha, donde aparece un cuadradito.
3. Arrastramos el cursor, mientras vemos una línea discontinua en el área que se rellenará con el contenido de las celdas.
4. Soltamos el botón cuando el rectángulo coincida con el área que queremos utilizar.

El resultado obtenido dependerá del contenido de las celdas copiadas:

• Si contenían fórmulas, dependerá de si las referencias son relativas, mixtas o absolutas, como hemos visto en el apartado anterior.
• Si son valores constantes, se copiará el valor tal cual. A no ser que siga una secuencia, por ejemplo, si las dos primeras celdas de una fila tienen los valores 1 y 2, y seleccionamos ambas celdas, copiándolas a lo largo de la fila, el resultado será al secuencia 1, 2, 3, 4...

• Para que esto funcione, debemos de seleccionar por lo menos dos celdas, y copiarlas siguiendo la misma fila o la misma columna, dependiendo se si estan una al lado de la otro, o una encima de otra, respectivamente.

Copiar celdas separadas

Si queremos copiar una celda o rango a otra posición del documento utilizando el ratón, podemos seguir estos pasos:

1. Selecciona las celdas a copiar.
2. Sitúa el cursor sobre el marco alrededor de las celdas, hasta que se muestre de color marrón.
3. Haz clic y arrastra hasta la posición donde quieras copiar la celda.
4. Con la tecla Ctrl pulsada, suelta el botón del ratón.

Copiar celdas utilizando el portapapeles

Podemos una celda o un rango utilizando el portapapeles.

Para hacerlo, primero seleccionamos las celdas y pulsamos en el menú Editar → Copiar, o directamente las teclas Ctrl + C.

Con las celdas ya copiadas en el portapapeles, nos situamos sobre la celda que queremos que corresponda con la esquina superior del rango copiado, y pulsamos Ctrl + V o Editar → Pegar.

De este modo copiamos tanto el contenido (valores fórmulas) como el formato (color del texto, alineación, etc., como veremos en el tema siguiente). En el menú editar encontramos las opciones Pegar sólo el formato, si queremos pegar únicamente celdas vacías, pero que sigan el mismo formato copiado, o Pegar sólo los valores para que se pegue el contenido de la celda, sin el formato.

Hay que tener cuidado si las celdas en las que pegamos ya contenían datos, porque se borrarán.

Mover celdas

Podemos mover una celda o rango a otra posición, de forma muy parecida a lo que hemos visto para copiar:

Utilizando el ratón.

Tras seleccionar las celdas, situamos el cursor sobre el marco alrededor de éstas, y, cuando el cursor tenga forma de mano, arrastramos hasta el lugar donde queramos colocar las celdas.

Es la misma operación que al copiar celdas no adyacentes, pero sin mantener pulsada la tecla Ctrl.

Si queremos mover una fila completa, lo aremos arrastrando desde el encabezado de la celda, hasta la nueva posición de la celda.

Utilizando el portapapeles.

Podemos seguir los mismos pasos que hemos visto para copiar y pegar con el portapapeles, pero en vez de utilizar el comando Copiar, utilizaremos el comando Cortar (Ctrl + X).

También hemos de tener en cuenta que si movemos una celda sobre otra con contenido, éste se borrará.

Borrar celdas

Al borrar una celda, eliminamos su contenido, dejando la celda de nuevo vacía.

• Primero seleccionamos una celda o rango. Podemos utilizar cualquiera de los métodos de selección para seleccionar rangos, o una columna o fila entera.
• A continuación, lo más cómodo es pulsar la tecla Supr (Del), aunque también podemos utilizar el menú Editar → Borrar selección.

Otra opción es borrar la fila o columna completa.

La diferencia, es que al borrarla completamente no dejamos la fila o columna en blanco, si no que desplazamos todo el contenido de la hoja. Por ejemplo, si borramos la columna D, el contenido de esta desaparecerá, y se desplazará el contenido de la columna E a la D, el de la F a la E, etc...

• Para borrar completamente la fila o columna, primero seleccionamos una celda dentro de la fila o columna a borrar.
• Después debemos de ir al menú Editar → Eliminar Fila [Nº fila] o Eliminar columna [letra columna].

Si hacemos esto con un rango seleccionado, podremos eliminar a la vez todas las filas o todas las columnas que tengan celdas seleccionadas

Formato de celdas (I)

Si ya has utilizado alguna hoja que contenga muchos datos, verás que se hacen difíciles de leer. Y perdemos la información importante entre otra que puede que no lo sea tanto.

Por eso Google Docs nos permite utilizar formatos en nuestra hoja de cálculo, tanto para hacerla más agradable a la vista y darle un aspecto profesional, como para poder resaltar mejor la información importante.

Por ejemplo, en una hoja de cálculo que utilicemos para apuntar nuestros gastos durante el año, podemos tener los ingresos en verde, los gastos en rojo, los totales en negrita, los encabezados centrados, etc.

Color y fuente

A una celda o rango le podemos aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los procesadores de texto.

Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar.

Después pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no loe encontramos ahí, podemos utilizar el menú Formato.

Desde la barra de herramientas, accedemos directamente a los comandos:

• Para poner o quitar un texto en negrita.

• Para poner un texto tachado.

• Para seleccionar el tamaño del texto de la celda.

Si queremos cambiar el tipo de fuente, o utilizar otros estilos como cursiva y subrayado, debemos de acceder al menú Formato. En el encontraremos un submenú con las fuentes disponibles y el resto de formatos.

Recuerda que la forma más cómoda de cambiar el estilo es con los atajos de teclado, Ctrl + B para negrita, Ctrl + I para cursiva y Ctrl + U para subrayado.

También encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el Color de fondo, seleccionado los colores de la paleta.

Debajo de la paleta nos aparece en enlace Cambiar colores con reglas. Esto nos permite configurar un rango de celdas para que el color de fondo o relleno cambie en función a su contenido, para que por ejemplo, se muestren los números en rojo si son negativos. Si necesitas ayuda para utilizar esta función, puedes consultar el avanzado sobre cambiar con reglas .

Para quitar todos los formatos de la celda, disponemos del comando Borrar estilos en el menú Formato.

lineación

Ya conocemos que un párrafo puede estar alineado a la derecha, al centro o a la izquierda. Esto se refiere a la alineación horizontal del contenido de la celda.

A parte, una celda también dispone de alineación vertical, que puede ser arriba, al medio o al centro. La alineación vertical solo la notaremos si el alto de la celda es de más de una línea.

La alineación de la celda se obtiene combinando la alineación vertical y la alineación horizontal.

Podemos seleccionar la alineación de la celda desde el icono alineación de la barra de herramientas:

• En la fila superior, encontramos la alineación horizontal.
• En la fila de abajo, encontramos los valores para la alineación vertical.

Por defecto, el contenido de la celda está alineado a la izquierda y abajo cuando es texto, y a la derecha y abajo cuando es numérico.

Bordes

Podemos añadir un borde oscuro a celdas o rangos, lo que nos permite resaltar información, o delimitar una tabla de datos relacionados en la misma hoja.

Para aplicar los bordes, primero seleccionamos el rango de celdas al que se lo queremos aplicar, y seleccionamos el tipo de borde que queremos utilizar en el desplegable icono Bordes.

• El icono coloca el borde sólo alrededor del rango, en la parte exterior de las celdas.

• El icono coloca el borde sólo entre las celdas del interior del rango. Es lo opuesto al icono anterior.

• El icono coloca el borde en todos los lados de todas las celdas del rango, es la suma de los anteriores.

• El icono quita todos los bordes.

• En la fila inferior encontramos un icono para cada uno de los cuatro lados de la celda o rango . Podemos combinar varios, para tener por ejemplo borde abajo y a la derecha.