TRUCOS HOJA DE CÁLCULO

Hoja de cálculo es el nombre que recibe el equivalente a Excel de Google, parte integral de la suite ofimática online Google Docs, integrada en Google Drive.

Esta aplicación es muy rápida, está disponible en cualquier sitio y viene bien cargada de funciones interesantes, algunas que incluso no encontrarías en Excel.

Te presentamos 6 trucos para Google Spreadsheets para que saques todo el provecho de esta suite en la nube.

1. Traductor de celdas

Hojas de cálculo y traducciones no parecen tener mucho en común, pero se combinan en Google Docs ofreciéndote interesantes posibilidades.

¿Cómo? La fórmula:

= Googletranslate ( celda o texto ; código idioma original ; código idioma destino )

Los códigos de país usan los códigos de país de 2 letras: Español = es; Inglés = en; Alemán = de... Si tienes dudas, usa Google Traductor, elige los idiomas, pulsa Traducir y verás los códigos en la barra de direcciones.

Acuérdate de poner entre comillas dobles cualquier dato que no sea una referencia a una celda.

Ejemplo de uso:

= Googletranslate (A1;"es";"en")

2. Conversión de divisas

Al trabajar con varias divisas en una hoja de cálculo, lo normal es hacer una conversión manual tomando el valor de una divisa en relación a otra. El problema es que el valor de las divisas cambian, desfasando tus cálculos.

Google Docs es capaz de usar su portal de finanzas Google Finanzas para darte siempre el valor más actualizado.

¿Cómo? La fórmula:

= celda * GoogleFinance ("Código-divisa-origen-Código-divisa-destino")

Los códigos de divisa siguen el estándar ISO-4217 y debes escribirlos juntos. Por ejemplo, para convertir de Euros a dólares estadounidenses, escribe EURUSD.

Ejemplo de uso:

= A1 * GoogleFinance ("USDEUR")

3. Filtros en una tabla

Los filtros son una forma muy fácil de ordenar los datos de una tabla. Te permiten buscar, ordenar los resultados o filtrarlos según sus valores.

¿Cómo se hace?

En este caso, no necesitarás una fórmula, sino seleccionar la tabla que contiene tus datos y después pulsar el botón

o usar el menú Datos > Filtro.

Desde ese momento, la cabecera de tu tabla incluirá unos pequeños botones desde los que accedes a las opciones de filtrado.

Ejemplo de uso (hoja protegida, necesitas hacer una copia)

4. Elegir los elementos de una celda desde una lista

¿Te gustaría limitar las posibilidades de rellenar una celda a una lista cerrada? En Google Docs es bastante fácil.

¿Cómo se hace?

Selecciona las celdas que quieres modificar, haz clic derecho y elige Validación de datos (también disponible en el menú Datos > Validación).

En Criterios, elige Elementos de una lista. Después tienes dos opciones: o bien eliges los elementos de la lista desde celdas de tu hoja de cálculo o los escribes manualmente, separados por comas, en Introducir elementos de la lista.

Además, puedes elegir un texto de ayuda y marcar si será posible rellenar con otros datos si así se desea.

Ejemplo de uso (hoja protegida, necesitas hacer una copia)

5. Formato condicional de celdas

Cuando tienes una tabla con muchos datos, es difícil saber qué es lo importante. El formato condicional permite cambiar el estilo de las celdas según sus valores.

¿Cómo se hace?

Selecciona las celdas cuyo formato quieres cambiar dinámicamente, haz clic derecho y elige Formato Condicional. En la ventana que se abre puedes elegir las condiciones necesarias para que cambie el color del texto o del fondo.

Ejemplo de uso

6. Gráfico geográfico sobre un mapa

Todos conocemos los gráficos de barras, pero para expresar conceptos por población, ¿qué mejor que representarlos sobre un mapa del mundo?

¿Cómo se hace?

Lo primero, vas a necesitar una tabla con los datos que contenga nombres de países en una columna. Para probar puedes pegar la tabla de población mundial de la Wikipedia. Después, ve al menú Insertar > Gráfico.

En la pestaña Empezar, elige la tabla con tus datos haciendo clic en Seleccionar intervalos. Después, ve a la pestaña Gráficos y elige Mapa. Por último, en la pestaña Personalizar puedes cambiar el fondo, el área que se muestra y la escala de color.