FORMATO DE CELDAS

Formatos numéricos

A parte de los formatos que hemos visto, disponemos de formatos específicos para representar números y fechas. Estos formatos afectan sólo a la forma en que se muestran los datos, pero no a su valor. Por ejemplo, si elegimos un formato que oculta los decimales, no quiere decir que se hayamos quitado. Los decimales siguen estando, y se utilizaran en las operaciones.

Los formatos más utilizados en Google Docs son los siguientes:

Los formatos de moneda y porcentaje se pueden aplicar directamente desde la barra de herramientas, pulsando los iconos (puede variar según tu región) y respectivamente. Para el resto de formatos los podemos seleccionar del desplegable

:

• El formato Normal nos sirve para quitar el formato numérico.
• Los formatos de finanzas y redondeados se diferencian en la forma de representar los valores negativos, con paréntesis o con el signo -.
• Podemos seleccionar entre una gran variedad de monedas pulsando en Otras monedas.
• En el formato de porcentaje, el 1 corresponde con el 100%, Por tanto, 0,2 es un 20% y 1,5 un 150%.
• En Más formatos encontramos otros formatos de fecha y hora, como hora y fecha cortas, el mes con nombre, etc...
• El formato Texto normal nos permite tomar valores numéricos como si fuesen texto, y utilizar con ellos funciones de texto.

Alto y ancho de las celdas

Al abrir una nueva hoja de cálculo, vemos que todas las celdas son iguales: todas las filas tienen el mismo alto y todas las columnas tienen el mismo ancho.

Pero si lo necesitamos podemos modificar esto para mejorar el aspecto de la hoja.

Alto de la fila.

En un principio, todas las filas tienen el alto de una línea. Pero podemos modificar el alto de la fila con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente, cuando el cursor tome la forma de doble flecha

. Estirando hacia abajo, aumentamos el alto de la fila, y hacia arriba lo reducimos.

También hemos visto que el alto aumenta automáticamente al introducir un texto que no cabe en la celda. Estos e produce porque la opción Ajustar al texto está marcada (aparece sombreada). Si la desmarcamos, el alto de la fila no cambiará con el texto, y la parte que no quepa en la celda no se mostrará.

Ancho de la columna.

Del mismo modo podemos aumentar la anchura de una columna. Si ponemos el cursor entre dos encabezados de columna, cambiará mostrando dos flechas

. Esto nos permite ensanchar la columna arrastrando hacia la derecha, o estrecharla estirando hacia la izquierda.

Combinar celdas

A veces necesitaremos que una celda sea más ancha, pero sólo esa celda, no toda la columna, normalmente para insertar texto, como un título al inicio de la hoja.

No podemos ensanchar sólo una celda, pero podemos combinar varias celdas adyacentes de la misma fila para tener una celda de mayor tamaño.

Para hacerlo, seleccionamos el rango de celdas a combinar, en la misma fila, y pulsamos el icono Combinar de la barra de herramientas. Hemos de tener en cuenta que los contenidos no se combinan, y solo permanecerá el contenido de la celda más a la izquierda.

Al combinarlas, desparece las divisiones de celda dentro del rango, mostrando una celda sola.

Para referirnos a esta celda, utilizaremos la primera columna que forma la celda combinada.

Si con la celda combinada seleccionada, volvemos a pulsar el botón , las celdas se separarán en las originales.

Inmovilizar filas y columnas

Habrás observado que al abrir una nueva hoja de cálculo, entre las filas 1 y 2 aparece una separación más gruesa que el resto. Si ahora pulsas Ctrl + Flecha abajo para ir a la última celda, ya no aparece la fila 2, pero al fila 1 se sigue mostrando.

Esto se debe a que, por defecto, la primera fila está inmovilizada. Lo que hace que podamos utilizarla como encabezados, y que por muchas filas que tengamos siempre sepamos que tipo de dato estamos viendo. Imagina muchas filas, con datos numéricos para cada vez. Sería muy incómodo estar en la fila 50 y no ver los encabezados para saber que mes estamos mirando.

Inmovilizar filas.

Podemos decidir cuántas filas queremos que aparezcan inmovilizadas en nuestra hoja de cálculo, entre 10 o ninguna.

Si pulsamos en el menú Herramientas → Inmovilizar filas, aparecerá un submenú con las opciones de no inmovilizar ninguna fila (No hay filas inmovilizadas), o Inmovilizar (de 1 a 10) filas, para decidir a cuántas aplicamos esta propiedad.

También podemos hacerlo directamente con el ratón, haciendo clic sobre la barra que separa las dilas inmovilizadas, pero en la zona de los encabezados de fila, y arrastrándola hacia arriba o abajo para aumentar o disminuir las filas inmovilizadas.

Inmovilizar columnas.

Del mismo modo, podemos inmovilizar hasta 5 columnas. Las columnas inmovilizadas aparecerán a la izquierda de la hoja, y se mostrarán siempre aunque nos desplacemos por las columnas hacia la derecha.

En el menú Herramientas, también encontramos el submenú Inmovilizar columnas, con las opciones de no inmovilizar ninguna o inmovilizar hasta 5 columnas.

También podemos hacerlo con el ratón. Al inicio del encabezado de columnas aparece una barra que podemos arrastrar para ampliar el número de columnas encabezadas.

Del mismo modo, la barra nos permitirá reducir el número de columnas inmovilizadas.

Si esto lo hacemos con varias filas o columnas seleccionadas, el tamaño se cambiara en todas a la vez.

Ordenar

Podemos reorganizar los datos de una hoja de cálculo ordenándolos por una columna. Por ejemplo, podemos ordenar una hoja de datos con los datos de los clientes alfabéticamente, o ordenarlo por la columna de importe del que más al que menos ha comprado.

Para ordenar toda la hoja por una columna, seleccionamos alguna de sus celdas. Después podemos ordenar de dos formas:

• A través del menú Herramientas, seleccionando Ordenar hoja por columna X seguido de A → Z si queremos ordenar en orden ascendente, de menor a mayor, o seguido de Z → A para ordenar en orden descendente.
• A través del menú contextual, al hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.

Al ordenar por una columna sólo se tienen en cuenta las celdas de la columna que no están vacías. Si entre los datos aparece una celda vacía se colocará siempre al final. Por eso, si queremos ordenar valores numéricos positivos y queremos que las celdas vacías las tome como el valor mínimo, hemos de introducir un 0.

Al ordenar, es conveniente que todas las filas tengan el mismo tipo de datos. Por ejemplo, los números siempre son menores que el texto, y ordenados de A a Z, una celda con el número 999 se colocará antes que una con el texto "1a".

Observa que podemos ordenar sólo un intervalo. Al hacerlo, no cambiaran los datos de columnas adyacentes que no estén seleccionadas. Antes de hacerlo, asegúrate que los datos de otras columnas no guardan relación con los que se van a cambiar.

Insertar filas y columnas

En cualquier momento puede que necesitemos insertar más filas o columnas a nuestra hoja de cálculo. Y no sólo porque ya no nos quepan los datos. Imagina que tienes 80 filas con datos, y quieres insertar un nuevo registro entre la fila 50 y 51. Nos resultará más cómodo insertar una fila en blanco debajo de la fila 50 e introducir los datos, que mover una posición las filas de la 51 a la 80.

Para insertar una fila o columna, a partir de la celda seleccionada, pulsamos en el menú Insertar, o usamos el menú contextual.

Podemos insertar una Fila encima o una Fila debajo de la celda seleccionada. Por ejemplo, al insertar una fila debajo de la fila 3, se moverán los datos de la fila 4 a la 5, de la 5 a la 6, etc, quedando la fila 4 en blanco, y 101 filas en la hoja de cálculo.

Del mismo modo, podemos insertar una Columna a la izquierda o una Columna a la derecha de la columna de la celda seleccionada. A partir de la columna Z, las columnas se nombrarán como AA, AB, AC... ZZ.

Si lo que queremos es añadir una cantidad de filas al final del documento, no lo haremos así, ya que tendríamos que ir de una en una. Al final del encabezado de las filas, abajo del todo, encontramos un control para añadir filas:

Junto a Añade aparece una caja de texto, donde introducimos el número de filas a añadir, y pulsamos Aceptar. Podemos añadir filas de 500 en 500 como máximo.

No obstante, antes de añadir demasiadas filas hemos de pensar si no nos resultaría más práctico añadir una hoja nueva