FACTURAS

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FACTURACIÓN CON VISUAL BASIC

Antes de empezar, la configuracion de mi pc:

- Windows Home Basic.

- Office 2010

Consideraciones - el codigo VBA es el mismo de Visual basic 6, por lo que debe funcionar tambien en versiones anteriores a excel 2010. De todos modos, el codigo que vamos a escribir sera de lo mas sencillo para brincar esa cuestion. Se podria escribir un codigo bastante robusto y optimo pero eso incrementaria las lineas al triple y podria causar confusion a los lectores novatos en programacion.

En el post anterior tenemos un ejemplo de como insertar datos en hoja desde un formulario. Esa es la misma mecanica que vamos usar, con la unica diferencia que ahora vamos a leer datos de la hoja y a pasarlos al formulario.

FORMATEANDO LAS HOJAS

bueno, tons, primero abre excel y de inmediato guardas el libro como factura.xls o factura xlsm.

en excel 2010 debes guardarlo como libro con ejecucion de macros ( xlsm )

en 2007 creo que solo tienes que habilitar las macros.

en anteriores a 2007 da igual.

ahora, el libro nos crea automaticamente 3 hojas. vamos a cambiarles el nombre como sigue:

hoja1 = clientes

hoja2 = productos

hoja3 = facturas

bien, ahora inserta una hoja mas y le pones el nombre de impresion

- lo siguiente son los encabezados.

en la hoja clientes vamos a escribir lo siguiente es las celdas siguientes:

A1 = razon, B1 = rfc, C1 = direccion

ingresale unos cuantos datos

la hoja productos

A1 = clave, B1 = descripcion, C1 = precio

ingresale unos cuantos datos

la hoja facturas

A1 = factura, B1 = fecha, C1 = razon, D1 = descripcion, E1 = precio, F1 = cantidad, G1 = total

- ahora va la hoja de la impresion.

aqui deberias hacer una replica de tu factura de papel en la hoja de excel, pero solo vamos a tomar en cuenta los lugares que hay que llenar, ya que en el papel estan marcados las lineas. en pocas palabras, excel solo va a imprimir lo que deberias escribir a mano.

por ejemplo, supongamos que nuestra factura de papel en blanco es la siguiente:

AJUSTANDO LA HOJA DE IMPRESION

entonces, en excel vamos a hacer una plantilla identica a la factura, la llenamos con datos ficticios y luego la imprimimos en una hoja reciclada(no en la hoja de la factura).

luego transparentamos la hoja reciclada con la factura y checamos que los espacios que llenamos estan en el lugar correcto que corresponde al papel de la factura.

este paso hay que repetirlo hasta que, cuando transpongamos la hoja reciclada con la factura original, los lugares queden perfectamente alineados.

Finalmente, para comprobar que la plantilla de excel corresponde al papel de tu factura, sacale una copia fotostatica a tu factura e imprimimes la plantilla de excel en la copia. si todo corresponde, entonces podemos pasar al siguiente paso.

Guarda el archivo para que no pierdas los cambios, (murphy dice que windows solo falla cuando tienes algo sin guardar en pantalla)

DISEÑO DE LOS FORMULARIOS

Pulsa ALT + F11 y se abre la ventana de VBA.

Los formularios a crear son:

- captura de clientes

- captura de productos

- impresion de factura

- catalogo de productos

- catalogo de clientes

- menu

sin embargo, la captura de datos simples esta explicado en mi post anterior, por lo que la captura de clientes y de productos la vamos a omitir para centrarnos en la impresion de la factura.

La creacion de los formularios omitidos la debes hacer tu mismo.

la manera de cambiar las propiedades tambien esta explicado en el post anterior, tambien vamos a omitir esa explicacion.

la creacion de formularios e insercion de controles tambien sera omitida, pues esta en el post anterior.

los prefijos que vamos a usar para los controles son:

lbl = etiqueta o label

txt = cuadro de texto o textbox

cmb = cuadro combinado o combobox

lst = cuadro de lista o listview

grb = marco o frame (grb de groupbox, no se nota la influencia de .net)

chk = casilla de verificacion o checkbox (el cuadrito que le pones o quitas una palomita)

Quiero hacer notar que existe un control grid que facilita la tarea de almacenar datos, pero dado que hay que encontrar su referencia, y a que tambien varia su uso, ubicacion y existencia con el uso de cada version de windows, no lo vamos a usar.

No vamos a agregar ningun control externo para hacer mas compatible este archivo entre ordenadores con diferentes sistemas operativos.

bueno, una vez aclarados los puntos anteriores, vamos por el form mas culero:

FACTURACION

- agrega un nuevo formulario y le pones el nombre de frmFacturacion y caption

- IMPRESION DE FACTURA

- inserta los siguientes controles con los siguientes nombres/propiedades:

grbDatosCliente con caption = Datos del Cliente, width = 444 y height = 78 (estira el form para que quepa)

-- dentro de grbDatosCliente vas a insertar 5 etiquedas y 5 cuadros de texto

-----lblRazon con caption = Razon

-----lblDireccion con caption = Direccion

-----lblRFC con caption = RFC

-----lblFecha con caption = Fecha

-----lblNoFactura con caption = No. Factura

-----txtRazon

-----txtDireccion

-----txtRFC

-----txtFecha

-----txtNoFactura

recuerda que a una etiqueta le corresponde a su lado un cuadro de texto con el mismo nombre, por ejemplo, txtRazon va ubicado al lado derecho de lblRazon.

Acomoda los espacios de manera que todo quede bien a la vista del usuario:

- ahora inserta 4 cuadros de lista afuera y por debajo del grbDatos Cliente con los siguientes atributos

lstCantidad con width = 54 y height = 162

lstDescripcion con width = 227.25 y height = 162

lstPrecio con width = 67.55 y height = 162

lstImporte con width = 77.25 y height = 162

en el orden de creacion, ubicalos a la misma altura uno junto de otro.

ademas, inserta una etiqueta arriba de cada lista para que el usuario sepa que contiene cada columna:

arriba de lstCantidad pones una lblCantidad con caption Cantidad

arriba de lst Descripcion pones un lblDescripcion con caption descripcion

y asi con las otras dos listas restantes.

mira nomas que chulo esta quedando el form:

- continuamos con la ultima parte de su diseño:

inserta tres cuadros de texto debajo inmediato de lstImporte con los siguientes atributos:

txtSubtotal con width = 61.5 y enabled = false

txtIVA con width = 61.5 y enabled = false (estoy en en mexico, se nota????)

txtTotal con width = 61.5 y enabled = false

(cuando enabled es falso el control esta bloqueado para su uso, cuando es true se puede usar)

-estos tres txt's ponles sus correspondientes etiquetas, osea al txtSubtotal le pones a su izquierda un lblSubtotal con caption = Subtotal, y asi con los tres txt's

-ademas, inserta un txtLetras debajo del lstCantidad y estiras su tamaño hacia la derecha hasta llegar a la lblSubtotal y luego estiras hacia abajo hasta coincidir con lblIVA. Le pones multiline = true, enabled = false. Este txt no lleva etiqueta.

-Agregar un boton de comando llamado cmdBuscar con caption = Buscar Cliente y lo ubicamos en la parte de mas abajo del formulario a la izquierda.

-agrega un boton de comando llamado cmdProductos con caption = Productos y ubicalo a la derecha de cmdBuscar

-agrega un boton de comando llamado cmdAceptar con caption = Aceptar y ubicalo a la derecha de cmdProductos

-agrega una casilla de verificacion o checkbox con nombre chkImprimir y caption = Imprimir al aceptar y ubicala a la derecha de cmdCancel

este es el aspecto final que deberia tener el formulario:

PROGRAMANDO LOS EVENTOS

- haz doble click encima del form en alguna region donde no tenga ningun control.

- aparece la ventana de codigo. si te fijas, en la parte de arriba del lado izquierdo tiene el nombre de todos los controles que contiene el formulario, incluyendo el propio formulario pero con el nombre de UserForm, y del lado derecho estan los eventos de los mismos. tons para programar un evento, escogemos en el lado izquierdo el control y del lado derecho el evento a programar.

- escoge el control UserForm (osea, el formulario)

- luego escoge el evento ACTIVATE

- VBA te va a insertar el encabezado y final del evento activate. Las lineas de codigo que pongamos en ese espacio se van a ejecutar cuando formulario se active.

las lineas de abajo del evento click las podemos eliminar para no causar confusion.

y bueno, escribimos dentro del evento activate del formulario las siguientes lineas:

Private Sub UserForm_Activate()

Me.txtFecha.Text = Date

End Sub

a continuacion pulsa F5 y verifica que en el txtFecha se ha escrito la fecha automaticamente.

si hasta aqui todo va bien, continuamos con los eventos de los demas controles como sigue:

control cmdAceptar, evento Click

Private Sub cmdAceptar_Click()

If MsgBox( “finalizar la captura de la factura?", vbQuestion + vbYesNo) = vbNo Then Exit Sub

guardarFactura

MsgBox (chkImprimir.Value)

If Me.chkImprimir.Value = True Then ImprimirFactura

End Sub

control cmdBuscar, evento Click

Private Sub cmdBuscar_Click()

frmBuscarCliente.Show ' mostrar el formulario de buscar clientes

End Sub

control cmdProductos, evento Click

Private Sub cmdProductos_Click()

frmAgregarProducto.Show ' mostrar el formulario de agregar productos

End Sub

control UserForm, evento activate

Private Sub UserForm_Activate()

Me.txtFecha.Text = Date ' para poner la fecha cuando se ejecute el form

End Sub

'-- al final de la ventana de codigo, vamos a crear tres procedimientos que no estan ligados al evento de ningun control, y que pueden ser ejecutados cuando se requiera, aun sin ejecutar ningun evento.

Public Sub sumarImporte() ' suma solo la ultima lista, osea, los importes

Dim i As Integer

Dim dTotal As Double

dTotal = 0

For i = 0 To Me.lstImporte.ListCount - 1

dTotal = dTotal + Val(Me.lstImporte.List(i))

Me.txtSubtotal.Text = dTotal

If dTotal > 0 Then ' aqui se hacen los calculos para el subtotal, iva y total

Me.txtIVA.Text = Round((Val(Me.txtSubtotal.Text) / 100) * 16, 2)

Me.txtTotal.Text = Val(Me.txtSubtotal.Text) + Val(Me.txtIVA.Text)

End If

End Sub

Private Sub guardarFactura()

Dim i As Integer

Sheets( "facturas “ ).Activate ' activamos la hoja en la que vamos a trabajar

If Trim(Range( "A2" ).Value) = "" Then ' localizamos la celda en donde vamos a empezar a insertar

Range( "A2" ).Activate

Else

Range( “ A1 “ ).End(xlDown)(xlDropDown).Activate

End If

ActiveCell.Value = Me.txtNoFactura.Text ' insertamos los datos

ActiveCell.Next.Value = Me.txtFecha.Text

ActiveCell.Next.Next.Value = Me.txtRazon.Text

For i = 0 To Me.lstCantidad.ListCount

ActiveCell.Next.Next.Next.Value = Me.lstDescripcion.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Value = Me.lstPrecio.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Next.Value = Me.lstCantidad.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Next.Next.Value = Me.lstImporte.List(i)

End Sub

Private Sub ImprimirFactura() ' esta hace lo mismo pero con la hoja de impresion

Dim i As Integer

Sheets( “IMPRESION” ).Activate

Range( "a1:h25" ).ClearContents ' limpiamos la hoja para la nueva impresion (esta linea es necesaria)

Range( “g2” ).Value = Me.txtFecha.Text

Range( “C2” ).Value = Me.txtRazon.Text

Range( “C3” ).Value = Me.txtDireccion.Text

Range( “b8” ).Select

For i = 0 To Me.lstCantidad.ListCount - 1

ActiveCell.Value = Me.lstCantidad.List(i)

ActiveCell.Next.Value = Me.lstDescripcion.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Value = Me.lstPrecio.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Value = Me.lstPrecio.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Next.Value = Me.lstImporte.List(i)

ActiveCell(xlDropDown).Activate

Range( “g19” ).Value = Me.txtSubtotal.Text

Range( “g20” ).Value = Me.txtIVA.Text

Range( “g21” ).Value = Me.txtTotal.Text

Range( “b20” ).Value = Me.txtLetras.Text

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1, Collate:=True, IgnorePrintAreas:=False

End Sub

- aqui las capturas

-- NOTACION - en el ejemplo no estoy incluyendo la funcion para convertir los numeros en texto porque es muy largo, sin embargo, en el archivo de ejemplo que dejo al final si esta implementada.

y eso es todo con respecto a la facturacion.

CARGAR CLIENTES

- cierra el formulario frmFacturacion

- agrega otro formulario llamado frmBuscarCliente con caption = Buscar Cliente

- agregale los siguientes controles.

lblClientes con caption = Clientes

cmbClientes con style = 2 frmStyleDropDownList (lista para escoger items)

cmdAceptar con caption = Aceptar

ubicalos de la siguiente manera:

lblClientes en la parte mas arriba, luego abajo el cmbClientes y abajo de este pones el cmdAceptar.

los eventos:

control cmdClientes, evento Change

Private Sub cmbClientes_Change()

Cells.Find(What:=Me.cmbClientes.Text, After:=ActiveCell, LookIn:= _

xlFormulas, LookAt:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _

xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate

End Sub

control cmdAceptar, evento Click

Private Sub cmdAceptar_Click()

With frmFacturacion

.txtRazon.Text = ActiveCell.Value

.txtRFC.Text = ActiveCell.Next.Value

.txtDireccion.Text = ActiveCell.Next.Next.Value

End With

Unload Me

End Sub

control UserForm, evento Activate

Private Sub UserForm_Activate()

Dim sUltimaCelda As String

Me.cmbClientes.Clear

Sheets( “CLIENTEs” ).Activate

If Trim(Range( “A2” ).Value) = "" Then Exit Sub

If Trim(Range( “A3” ).Value) = "" Then

Me.cmbClientes.AddItem (Range( “A2” ).Value)

Exit Sub

End If

sUltimaCelda = Range( “A1” ).End(xlDown).Address

For Each f In Range( “A2:" & sUltimaCelda).Cells

Me.cmbClientes.AddItem (f.Value)

End Sub

asi se debe ver en la ventana de codigo

y con eso ya podemos cargar a los clientes en la factura.

AGREGAR PRODUCTOS a la factura es similar a cargar los clientes, solo que vamos a llenar las listas.

- cierra los formularios abiertos

- agrega un nuevo formulario llamado frmAgregarProducto y le pones caption = Agregar Productos

- insertale los siguientes controles:

cmbClave con style = 2 frmStyleDropDownList

txtDescripcion con enabled = false

txtPrecio con enabled = false

txtCantidad

cmdAgregar con caption = Agregar

a los txt's y al cmb les pones sus respectivos lbl's

asi podria verse el diseño:

y ahora el codigos de los eventos:

Private Sub cmbClave_Change()

If Me.cmbClave.Value = "" Then Exit Sub

Dim sUltimaCelda As String

Me.txtDescripcion.Text = ""

Me.txtPrecio.Text = ""

If Me.cmbClave.ListCount > 1 Then

sUltimaCelda = Range( “A1” ).End(xlDown).Address

Else

sUltimaCelda = "A2"

End If

Range( “A2:" & sUltimaCelda).Select

Selection.Find(What:=Trim(Me.cmbClave.Text), After:=ActiveCell, LookIn:=xlValues _

, LookAt:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _

xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate

With Me

.txtDescripcion.Text = ActiveCell.Next.Value

.txtPrecio.Text = ActiveCell.Next.Next.Value

End With

End Sub

Private Sub cmdAgregar_Click()

If Trim(Me.txtCantidad.Text) = "" Then MsgBox ( “Debes ingresar la cantidad!!” ): Exit Sub

If Me.txtDescripcion.Text = "" Then MsgBox ( “Debes elegir un producto!!” ): Exit Sub

With frmFacturacion

.lstCantidad.AddItem (Me.txtCantidad.Text)

.lstDescripcion.AddItem (Me.txtDescripcion.Text)

.lstPrecio.AddItem (Me.txtPrecio.Text)

.lstImporte.AddItem (Str(Val(Me.txtCantidad.Text) * Val(Me.txtPrecio.Text)))

End With

frmFacturacion.sumarImporte

Me.txtDescripcion.Text = ""

Me.txtPrecio.Text = ""

Me.txtCantidad.Text = ""

Me.cmbClave.ListIndex = -1

Me.cmbClave.SetFocus

End Sub

Private Sub txtCantidad_KeyPress(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)

' esto es para que el textbox solo acepte numeros

If KeyAscii < 48 Or KeyAscii > 57 Then

KeyAscii = 0

End If

End Sub

Private Sub UserForm_Activate()

Dim sUltimaCelda As String

Me.cmbClave.Clear

Sheets( “PRODUCTOS" ).Activate

If Trim(Range( “A2” ).Value) = "" Then Exit Sub

If Trim(Range( “A3” ).Value) = "" Then

Me.cmbClave.AddItem (Range( “A2” ).Value)

Exit Sub

End If

sUltimaCelda = Range( “A1” ).End(xlDown).Address

For Each f In Range( “A2:" & sUltimaCelda).Cells

Me.cmbClave.AddItem (f.Value)

End Sub

- aqui estan las capturas pa que vean la identacion

- EL MENU es para finalizar el ejemplo:

- inserta un form con nombre frmMenu y caption = Menu

-inserta tres botones

cmdFacturar con caption = Facturar

cmdCapturaCliente con caption = Agregar Cliente

cmdCapturaProducto con caption = Agregar Producto

- ubicalos en el orden de creacion uno al lado de otro

este es el aspecto que podria tener:

- en el evento Click del control cmdFacturar escribe lo siguiente:

Private Sub cmdFacturar_Click()

frmFacturacion.Show

End Sub

y hasta aqui.

PARA FINALIZAR

- en la hoja de impresion, debes quitar las lineas y texto que sirvieron para checar la factura con la plantilla sin mover los tamaños de las celdas.

- como podras observar, el codigo hace referencia directa a ciertas celdas y hojas. Si cambias el nombre de una hoja, tambien lo debes hacer en el codigo.

- el nombre del libro no importa

LO QUE DEBES IMPLEMENTAR TU MISMO

- una macro o boton para ejecutar el formulario menu desde excel

- el formulario de captura de clientes

- el formulario de captura de productos

- al hacer click en una lista, las otras tres listas deben activar el item que esta en la misma direccion.

TIPS

- te molesta que los cambios de hojas e insercion sean visibles detras del formulario?? entonces en el evento activate del menu ponle application.screenupdating = false. esto desconecta la pantalla de excel y se queda congelada mientras trabajas en el formulario. No olvides poner en true de nuevo esta opcion en el evento queryunload del formulario, sino no vas a poder descongelar la pantalla.

- la funcion application.visible = false, es igual a la anterior pero esta esconde definitivamente a excel de windows dejando solo el formulario activo. Tambien tienes que activarla cuando cierres el formulario.

- para ejecutar el formulario de manera automatica al abrir el libro, en el entorno de VBA, en el explorador de objetos das doble click en el objeto Thisworkbook y en el evento open le pones frmMenu.show

- para cerrar el libro cuando cierres el menu pones en el evento queryunload del menu la siguiente linea:

activeworkbook.save ' para guardar los cambios hechos

application.quit

- para controlar el texto que aparece en el statusbar de excel, usas la funcion application.statusbar = "lo que quieras escribir"

MODIFICACION PARA DESCONTAR EXISTENCIAS CUANDO SE IMPRIMA O GUARDE LA FACTURA

- en la hoja de productos, agrega una encabezado mas con el titulo existencia

metele algunos datos, estos deben ser numeros (pues es existencia)

ahora, hay que agregar un procedimiento mas al formulario de facturacion, ese procedimiento sera el encargado de que por cada producto que se encuentre en la factura, sus existencia sea descontada de la hoja.

ese procedimiento es sencillo:

Private Sub descontarExistencia(ByVal sDescripcion As String, ByVal nCantidad As Integer)

Dim sUltimaCelda As String

Dim hojaActiva As String

hojaActiva = ActiveSheet.Name ' para recordar la hoja activa

Sheets("PRODUCTOS" ).Activate ' nos pasamos a la hoja de productos

' aqui nomas fijamos los rangos, pa que no marque error si no hay nada en la lista

If Trim(Range("b2" ).value) <> "" Then

sUltimaCelda = Range("b1" ).End(xlDown).Address

Else

sUltimaCelda = "b2"

End If

'seleccionamos el rango de busqueda, para hacer mas rapido el proceso

Range("b2:" & sUltimaCelda).Select

' esto es para localizar la clave que nos interesa... mmm estoy pensando que

' esta parte deberia ser mas corta.

Selection.Find(What:=sDescripcion, After:=ActiveCell, LookIn:=xlValues _

, LookAt:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:= _

xlNext, MatchCase:=False, SearchFormat:=False).Activate

' una vez localizada la clave, solo hacemos la resta

With Me

ActiveCell.Next.Next.value = Val(ActiveCell.Next.Next.value) - nCantidad

End With

'finalmente, regresamos a la hoja anterior, esto es para evitar errores

ActiveWorkbook.Sheets(hojaActiva).Activate

End Sub

' aqui esta la pantalla pa que vean la identacion

y luego, en el mismo formulario de facturacion, en el evento click del boton cmdAceptar modificamos el codigo para que " trabaje " este nuevo procedimiento.

esta modificacion consta de agregar solamente una linea dentro del bucle, asi nos aseguramos de que se ejecute por cada producto de la lista:

Private Sub guardarFactura()

Dim i As Integer

Sheets("facturas" ).Activate ' activamos la hoja en la que vamos a trabajar

If Trim(Range("A2" ).value) = "" Then ' localizamos la celda en donde vamos a empezar a insertar

Range("A2" ).Activate

Else

Range("A1" ).End(xlDown)(xlDropDown).Activate

End If

ActiveCell.value = Me.txtNoFactura.Text ' insertamos los datos

ActiveCell.Next.value = Me.txtFecha.Text

ActiveCell.Next.Next.value = Me.txtRazon.Text

For i = 0 To Me.lstCantidad.ListCount - 1

ActiveCell.Next.Next.Next.value = Me.lstDescripcion.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.value = Me.lstPrecio.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Next.value = Me.lstCantidad.List(i)

ActiveCell.Next.Next.Next.Next.Next.Next.value = Me.lstImporte.List(i)

descontarExistencia Me.lstDescripcion.List(i), Val(Me.lstCantidad.List(i))

End Sub