● Порядок операций

При деятельности различных видов бизнеса, порядок регистраций тех или иных событий может выглядеть совершенно по-разному.

Однако, можно привести описание обычного порядка регистрации данных в базе данных на основе конфигурации Элементарная Торговля, так как по-началу для пользователей это может быть не очевидно.

Доступность регистрации тех или иных перечисленных ниже событий зависит от установленных настроек базы данных.

Для регистрации событий.на предприятии.

Ввод первоначальных данных:

До ввода остатков должны быть установлены все настройки базы данных, заполнены справочники складов, видов цен, хранилищ денег.

Меню Сервис - Корректировки. Создать документ "Корректировки или ввода остатков".

На закладке "Учет товаров" нужно ввести показатели остатков по товарам. Если товары не были загружены ранее, можно воспользоваться командой "Создать товар и добавить".
На закладке "Установка цен" можно зарегистрировать сразу за товарами их цены по видам цен.
На закладке "Расчеты с поставщиками можно внести текущие показатели нашего долга перед поставщиками.
"Расчеты с клиентами" - таблица текущих показателей остатка долга наших клиентов. Переплату следует отражать в качестве отрицательного числа.
На закладке "Учет денег" можно ввести начальные показатели текущей суммы денег по формам оплаты или конкретным хранилищам денег.
На закладке "Учет зарплаты" - соответственно остатки долга перед сотрудниками по зарплате.
На закладке "Продажи" - предыдущие показатели персональной продажи, если они нужны.
На закладке "Ваучеры" - текущие остатки по накопительным ваучерам, если используются.

Табличные части можно загрузить автоматически за счет подсистемы импорта-экспорта.

Можно создать несколько документов ввода остатков, например для разных складов или если какая то часть товара была инвентаризирована позже.

Установка цен:

Меню сервис - Документы Установки цен. Создать документ.

Ввести показатели цен для номенклатуры. Если номенклатура была не загружена ранее, можно воспользоваться командой "Создать Номенклатуру и добавить". Обратите внимание на доступные пункты команды "Обработки заполнения таблицы".

Зависимые цены будут рассчитаны автоматически.

Устанавливать цены номенклатуры так же можно вручную из карточки номенклатуры, при приобретении товаров и автоматическом перерасчете зависимых цен.

Поступление товаров, услуг:

Оприходование товара без участия поставщиков (безвозмездное).

Для регистрации такого события необходимо создать и заполнить документ "Приход товара", при этом не указывать никакого контрагента. Такой документ в списке документов будет с видом: "Оприходование".

Оприходование товара без учета взаиморасчётов с поставщиками.

Если ведётся учет по поставщикам, то в таком случае, в документе "Приход товара" следует в качестве контрагента выбрать предопределенное значение "Прочий поставщик". Чтобы сумма долга перед этим контрагентом не росла, следует произвести оплату за оприходованный тут товар так же "прочему поставщику".

Оприходование товара ордером

Если включён учёт по ордерам. Этот документ не содержит цен и сум и позволяет зафиксировать поступление товара. Регистрируется в своём отдельном списке.

Затем, когда информация по ценам и сумме становится доступна, такой документ следует "оформить в накладную".

Приобретение товара у поставщиков, без оплаты в этот момент.

В таком документе "Приход товара" не следует указывать оплату (выбыло денег).

Приобретение товара у поставщиков с одновременной оплатой.

В таком документе "Приход товара" следует заполнить данные об оплате: сумму, валюту. Сумму можно сформировать за счет итогов данного документа или с учетом сложившегося долга перед поставщиком. Такой документ в списке документов будет с видом: "Приобретение".

Приобретение товара у поставщиков с учетом дополнительных расходов.

Для этого в документе "Приход товара" по команде "дополнительные расходы" следует заполнить таблицу дополнительных расходов, которые понесло наше предприятие в связи с приобретением данной партии товаров. За счет этих сумм сформируется натуральная себестоимость товаров. Первая строчка таблицы дополнительных расходов составляет сумму оплаты собственно за товар и имеет признак "не распределять", так как эта часть себестоимости описана в качестве цены в таблице товаров. Одновременно с указанием таблицы дополнительных расходов произойдет выбытие этих денег. Используйте "статью расхода" для уточнения описания причин дополнительных расходов. Дополнительные расходы не учитываются в связи с взаиморасчетами для какого то конкретного поставщика услуг.

Приобретение услуг (товара), но с оплатой по специальной статье движения денег.

Деньги израсходованные на приобретение товара и услуг в документе поступление товара или заказ поставщику выбывают по определённой статье движения денег - "на приобретение товара и услуг". Если необходимо зарегистрировать это выбытие по другой статье. Например по специальной статье выбытия денег "за аренду":

Для этого нужно в документе приход услуг (товара) при регистрации аренды не указывать сумму оплаты.

Затем создать на основании этого документа расход денег. И в этом документе указать поставщика услуг, но другую статью движения денег.

Возврат товаров от покупателя (клиента).

Событие возврата товара покупателем регистрируется документом "Приход товара", когда в качестве контрагента выбран Клиент. Возврат товара так же может сопровождаться данными о выбытии денег (возврате денег за товар) и дополнительными расходами (например, оплатой за доставку). Зарегистрировать также можно по команде "создать на основании" документ поступление для документа реализации. Если при возврате корректно указать документ реализации, валовая прибыль не исказится. Если указать точно нет возможности, валовая прибыль будет сокращена по средневзвешенному способу.

Возврат нереализованных товаров от комиссионера.

Событие возврата товара покупателем регистрируется документом "Приход товара", когда в качестве контрагента выбран Клиент комиссионер и установлена галочка: "Возврат от комиссионера". Возврат товара так же может сопровождаться данными о выбытии денег (возврате денег за товар) и дополнительными расходами (например, компенсацией).

Регистрация оказанной нам (входящей) услуги.

Для этого достаточно в документе "Приход товара" указать не товар, а номенклатуру услугу. В остальном всё так же, как с товаром.

Приобретение для выполнения работ над этим товаром (например, гарантийных работ).

В таком случае следует в документе "Приход товара" указать клиента и "сервисный склад" предприятия - такой склад, товары с которого не участвуют в реализации, а находятся там для проведения работ. Позже товар клиенту следует передать так же с этого склада.

Приобретение, согласно ранее зарегистрированному заказа поставщику.

Для этого в документе "Приход товара" следует выбрать Поставщика документ "Заказ поставщику", проведённый ранее. Документ "приход товара " так же можно сформировать на основании документа "Заказ поставщику", если таблица товаров совпадает или её так проще отредактировать (под фактическое приобретение).

Приобретение, согласно ранее зарегистрированному тендеру поставщикам.

Для этого на основании документа "Тендер", в котором указано выбранное предложение поставщика следует создать документ "приход товара".

Приобретение для удовлетворения заказа клиента.

Для этого в документе "Приход товара" следует указать документ "Заказ клиента".

Перемещение товаров:

Обычное перемещение товаров между складами.

Меню "Перемещения товаров" - "Создать перемещение".

Указать склады - откуда и куда перемещается товар, заполнить таблицу товаров.

Перемещение товаров, когда товар длительное недоступен (в пути, не взвешен, не распакован).

В таком случае в документе "Перемещение товаров" дата прибытия и дата выбытия не совпадают. В этом случае перемещение использует промежуточный склад "в пути", чтобы остатки товара не были доступны для реализации или других операций в это время.

Перемещение товаров между складами с различными ответственными.

В таком случае нужно отправителю создавать перемещение с своего склада (например, №1) на промежуточный склад "в пути" или на специально созданный для таких случаев виртуальный склад "в дороге между складом №1 и складом №2". С момента проведения такого документа Склад №1 больше не содержит эти товары и ими не распоряжается. В своё время, при получении товара, пользователь склада получателя формирует второй документ-перемещение с упомянутого виртуального склада на собственный склад №2. Он может заполнить своё перемещение учетными остатками виртуального склада или заполнить документ товарами с нуля, принимая ответственность за принятый товар. Все зависшие на виртуальном складе товары - причина для разбирательств. Это может быть результат пересорта отправления (нужно изменить документ отправления и перепровести получение) или пропавшие товары. Такие придётся списать с виртуального склада документом-инвентаризацией, например за счёт заработной платы сотрудника(ов).

Резервирование под "заказ клиента".

При создании документа "перемещение товаров" на основании документа "заказ клиента" следует выбрать такой склад "куда", с которого не производится анонимная реализация (например "склад резерва"). Таким образом из общего количества товаров, доступных для реализации этот товар уйдёт, а реализовать товар данному клиенту, согласно его заказа, можно уже со "склада резерва".

Инвентаризация товаров:

Инвентаризация товаров без последствий.

Меню Сервис - документы инвентаризации. Создать документ.

В документе следует заполнить настоящие остатки инвентаризируемой номенклатуры. Чтобы документ не произвёл до-оприходование и списание, его следует сохранить непроведённым (записать и закрыть).

Инвентаризация товаров для до-оприходования и до-списания товаров.

Проведенный документ "Инвентаризация" произведет коррекцию остатков номенклатуры, согласно фактическим данным об остатках.

Инвентаризация товаров с целью зарегистрировать расхождения в качестве реализации за период с прошлой инвентаризации.

При этом в подготовленном документе "Инвентаризация" следует нажать команду "Зафиксировать результаты инвентаризации в качестве реализации". Документ вместо списания произведет реализацию для товаров.

Инвентаризация товаров, с возмещением денег (стоимости).

У такого документа на закладке "Дополнительно" следует внести значения в поля "Выбыло денег" или "Поступило денег", чтобы зафиксировать возмещение последствий инвентаризации.

Инвентаризация товаров, с результатами для заработной платы сотрудников.

У такого документа на закладке "Дополнительно" следует выбрать "Отразить на заработной плате сотрудников", указать сотрудников и суммы возмещения. Такая информация будет учтена при следующем начислении заработной платы сотрудникам.

Реализация, расходование:

Списание товаров (безвозмездная передача).

Если в документе Расход товара не указать контрагента, то данный документ произведёт списание товара. В списке документов он будет с видом "Списание".

Выдача товара ордером.

При включённой опции можно регистрировать выдачу товара ордером. Этот вид документа не содержит цен и сумм.

Затем, когда информация по ценам и сумме становится доступна, такой документ следует "оформить в накладную".

Продажа товаров или услуг без учета взаиморасчетов с клиентами.

Такой вид документ будет принят, если не используется учет взаиморасчетов с клиентами. В случае, если учет ведётся, то следует выбрать предопределенного клиента "Частный покупатель". Для того, чтобы не накапливался долг "частного покупателя", деньги за реализованные товары и услуги следует принимать также у клиента "частный покупатель".

Продажа товаров или услуг, без оплаты.

В таком документе "Расход товара" не следует заполнять данные об оплате.

Продажа товаров с одновременной оплатой.

В таком документе "Расход товара" следует заполнить данные об оплате или таблицу данных об оплате в разных валютах.

Передача товара в качестве возвратной тары.

Товар, который имеет качество возвратной тары следует передавать клиенту отдельной строкой по цене, которую пришлось бы удержать у него в случае невозврата тары. То есть ящики с яблоками должны быть зарегистрированы, как: (1) яблоки 500 кг. в ящиках по 100 и (2) второй строкой 5 ящиков возвратная тара по цене самого ящика.

Клиент при этом регистрирует оплату только за товар (яблоки). Разницу, зависшую за клиентом можно изучать в отчетах по взаиморасчетам. Переданную возвратную тару по отчету по продажам.

При возврате тары нужно на основании документа реализации произвести документ "возврата от клиента", где оставить только возвращенную тару (ящики). Таким образом долг за ящики будет с клиента списан, они вновь окажутся в учете на нашем складе.

Если ящики клиент вернуть не может, но рассчитывается за них, то следует оприходовать деньги с статьёй поступления "За реализацию товаров" и считать ящики проданными.

Возврат товаров поставщику.

Для возврата товаров поставщику следует в документе "Расход товара" выбрать Поставщика. В списке документов он будет с видом "Возврат".

Реализация товара, заказанного клиентом ранее.

В таком документе "Расход товара" необходимо указать документ "заказ клиента". Документ "расход товара" так же можно сформировать на основании документа "Заказ клиента", если таблица товаров совпадает или её так проще отредактировать (под фактическую реализацию).

Передача (реализация) товаров для комиссионной торговли.

В таком документе "Расход товара" необходимо указать галку "Передача для комиссионной торговли".

Заказы клиентов:

Регистрация заказа клиента без предоплаты.

В таком документе "заказ клиента" не следует заполнять данные об оплате.

Регистрация заказа клиента с внесением предоплаты.

В таком документе "заказ клиента" следует заполнить данные об оплате или таблицу данных об оплате в разных валютах.

Регистрация планируемого списания товаров.

Если в документе не указан Клиент, то такой документ является регистрацией "плана списания".

Заказы поставщикам:

Регистрация заказа поставщику без предоплаты.

В таком документе "заказ поставщику" не следует заполнять данные об оплате.

Регистрация заказа поставщику с внесением предоплаты.

В таком документе "заказ поставщику" следует заполнить данные об оплате.

Регистрация плана поступления товара.

Если в документе заказа поставщику не указать поставщика, то это будет регистрация "планируемого поступления" товара.

Регистрация тендера поставщикам

В документе "Тендер" указываются номенклатура и предложения поставщиков.

Отчеты Комиссионеров:

Регистрируются в специальном документе "Отчет комиссионера", куда следует внести товары, реализованные комиссионером, рассчитать сумму комиссионного вознаграждения, зарегистрировать сумму поступающих от комиссионера делег в связи с реализацией товара а так сумму переданную комиссионеру в качестве вознаграждения, зарегистрировать возврат нереализованных товаров.

Движение денег:

Простые движения приход-расход денег за период (день)

Можно в специальной форме "реестра движения денег", где каждая строка - самостоятельное движение денег.

Взнос денег (оприходование безвозмездное).

В таком документе поступления не следует указывать контрагента.

Оплата клиента.

В таком документе следует указать контрагента - клиента. Можно заполнить сумму оплаты по данным долга клиента.

Оплата поставщику.

В таком документе следует указать контрагента - поставщика. Можно заполнить сумму оплаты по данным долга перед поставщиком.

Оплата прочих расходов (без учета взаиморасчетов).

В таком документе расходования денег не следует указывать контрагента.

Обмен валют.

Для этого следует создать документ обмена валют, указать валюту обмена, курс.

Перемещение денег.

Для перемещения денег между кассами одного материально-зависимого лица достаточно создать документ в несколько строк. В первой строке указать хранилище денег или форму оплаты суммы выбытия "расход". Во второй строке указать хранилище или форму оплаты суммы "поступление" соответственно. Для перемещения денег между кассами различных ответственных лиц желательно отдельно фиксировать документ расхода денег и прихода денег каждым материальным лицом соответственно.

Начисление и оплата заработной платы.

Для этого следует по команде "Создать документ заработной платы". В таком документе нужно выбрать период и сотрудников для начисления и выплаты им заработной платы.

Выполнение работ:

Планирование выполнения работ.

Создать документ "Выполнение работ", заполнить плановые показатели выполняемыми работами, планами оплаты клиента, планами собственных расходов, связанных с выполнением работ.

При планировании реализации товара клиенту, его так же следует вносить в таблицу "выполняемых работ".

Регистрация выполнения работ.

Открыть готовый документ "выполнение работ" с введёнными планами. По команде "Смета утверждена" закрепить план работ.

По готовности (по событию) добавлять в документ фактическую информацию по выполненным работам, произведённым оплатам клиента, собственным расходам в связи с выполнением работ.

При реализации товара клиенту, его так же следует вносить в таблицу "выполняемых работ".

В документах с признаком "без плана" можно скрыть все поля для "планирования", если планирование в данном случае не требуется.

Приём от клиента товара для последующего ремонта или сервисного обслуживания.

Все операции можно зарегистрировать в документе "Выполнение работ".

При включенных настройках тут можно зарегистрировать прием и выдачу клиенту товара с специальным складом, например: "Товары клиентов, принятые для сервисного обслуживания".

Здесь следует зарегистрировать плановые и фактические работы над данным товаром и все прочие события. Здесь можно распечатать сервисные документы (тоже должна быть включена галочка в установках базы данных).

Если объект ремонтных работ не вписывается в логику справочника номенклатура (например это строительный объект), то можно включить использование специального справочника объектов клиентов.

Оказание услуг за время:

Регистрация оказания услуги с одновременным указанием периода (объема услуги).

В таком документе "Оказания услуг за время" следует сразу ввести дату и время начала оказания услуги и окончания оказания услуги. А так же установить признак "оказана".

Регистрация начала оказания услуги.

В таком документе "Оказания услуг за время" не следует заполнять дату и время окончания оказания услуги. А так же не ставить признак "оказана".

Регистрация завершения оказания услуги, зарегистрированной ранее.

Необходимо открыть незавершённый документ оказания услуги и дополнить его данными о дате и времени окончания оказания услуги.

В документ оказания услуг за время можно сразу внести данные об оплате клиентом.

Регистрация оказания услуги с учетом средства предприятия и позиции оказания услуги (номера, ячейки).

Комплектация:

Комплектация продуктов, согласно спецификациям.

Документы комплектации желательно заполнять первоначально за счет спецификаций продуктов. В карточках спецификаций можно указать что используется при производстве товаров (сырьё, материалы, работы). Однако, можно и вручную ввести данные комплектации (сборки) по использованным материалам и сырью, произведённым работам, задействованным средствам и дополнительным сопутствующим расходам.

Если документ заполнен за счет спецификаций продуктов, следует проверить и (при необходимости) внести корректировки в таблицы документа.

Стоимость произведенных товаров товаров будет расчитана из суммы списываемых товаров и стоимости сопутствующих расходов.

Разукомплектация продуктов, с учетом их спецификаций.

В таком документе комплектации сначала следует устанавливать флаг "разукомплектация". Результатом проведения такого документа будет списание разукомплектуемого продукта и оприходование материалов.

План продаж:

Меню "сервис" - Планы продаж. Создать документ.

Документ можно заполнить за счет актуализации данных о продажах за прошлый период. Сравнение можно будет произвести в отчете по план-факту продаж для каждого документа.

План доходов и расходов денег:

Меню "сервис" - Планы доходов и расходов. Создать документ.

Документ можно заполнить за счет актуализации данных о доходах и расходах за какой-либо месяц. Сравнение можно будет произвести в отчете по план-факту доходов и расходов для каждого документа.

События

Для регистрации всех событий различного характера, нужно создать виды событий и указать все условия (звонок, встреча, собрание, учебно-практические занятия и так далее).

В программе педусмотрен справлчник "видов событий". Вид события определяет аналитику, которая задействована при регистрации событий.

Корректировка данных:

В документах Корректировки можно произвести ручную корректировку данных по остаткам товаров, остатков по взаиморасчетам с клиентами, поставщиками, остатки денег, остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Для корректировки в обратную сторону следует использовать отрицательные значения.

Корректировка взаиморасчетов с контрагентами, путём взаимозачёта между клиентами и поставщиками:

В списке документов корректировки данных по команде "Взаимозачеты долга Контрагентов" доступен отдельный вид корректировки данных.

Такой документ позволит скорректировать долг одних контрагентов за счет других. Это могут быть или Клиенты, или Поставщики или и клиенты и поставщики.

Так же тут можно зарегистрировать движения денег в связи с этой корректировкой. Желательно, чтобы разница при такой корректировке не возникала - прибывало столько же средств, сколько и выбыло.

Цепочки бизнес-процессы:

Заказ клиента - резервирование - регистрация оплаты - реализация (выдача).

Для этого следует на основании готового документа "Заказ клиента" создать документ "Перемещение товара" и перенести товар на склад резервирования, чтобы он не был доступен для реализации или прочих операций. Затем, например после оплаты, реализацию клиенту можно провести с этого склада резервирования сразу с указанием поступившей суммы. Если оплата и выбытие товара произведены в разное время, то оплату можно зарегистрировать отдельным документом движения денег, введённым опять же на основании документа "заказ клиента".

Заказ клиента с предоплатой - заказ поставщику - приобретение под заказ - реализация (выдача).

Если оплата произведена сразу при заказе, ее размер можно указать прямо в заказе клиента. Затем можно сформировать документ "заказ поставщику" за счет механизма "Формирование заказов поставщикам" с признаком "обеспечить заказы клиентов". Документ сформируется с упоминанием данного документа "заказ покупателя". Далее - отредактировать дату планируемого поступления товара.

При действительном приобретении товара следует на основании уже документа "заказ поставщику" создать документ "приход товара". А затем, для реализации клиенту - на основании начального документа "заказ клиента" создать документ "расход товара". При такой последовательности действий не придется вручную указывать документы "заказ клиента" и "заказ поставщику".

Резервирование под заказ клиента.