● Ввод Остатков

Для начала работы с базой данных, помимо настроек конфигурации, следует ввести существующие каталоги и различные показатели "остатков".

Настоятельно рекомендуется при регистрации начальных данных придерживаться следующего перечня по порядку:

Справочники:

Валюты - рекомендуется заполнять этот справочник вручную. Обычно перечень валют небольшой и каждую нужно зарегистрировать с текущим курсом. Вводите действительные коды валют, согласно международного классификатора.

Виды Цен - рекомендуется заполнять этот справочник вручную, если у вас предусмотрен небольшой перечень видов цен. Если же система ваших видов цен привязана к номенклатуре, складам, поставщикам или клиентам и предполагает большой перечень видов цен, их следует загружать совместно с загрузкой связанных справочников. В наименовании видов цен указывайте условия, которые понадобятся пользователю при выборе вида цен - тип, валюту.

Регионы - для регистрации большого числа регионов из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Вводите наименование регионов в одном стиле. Например, - "Балтский район" для группы регионов "Одесская область" для группы верхнего уровня "Украина".

Склады - для регистрации большого числа складов из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. В наименовании склада следует упомянуть его местонахождение, часы работы и прочую информацию для пользователя.

Производители номенклатуры - для регистрации большого числа производителей из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Производители (бренды/фабрики) можно группировать на свой вкус - по странам или по видам продуктов.

Номенклатурные группы - при небольшом числе номенклатурных групп, их можно ввести вручную. Суть номенклатурных групп - назначение условий учета номенклатуры. Для регистрации большого числа номенклатурных групп из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Каждая номенклатурная группа может как пересекаться с наименованием группы справочника номенклатуры (быть связанной), так и иметь совершенно иную суть. Что следует корректно отразить в наименовании номенклатурной группы.

Номенклатура (товары и услуги) - для загрузки справочника номенклатуры рекомендуется использовать подсистему импорта-экспорта. Загрузку номенклатуры можно разбить на три этапа: загрузка собственно каталога, загрузка остатков номенклатуры и загрузка текущих цен номенклатуры. Все три этапа можно зарегистрировать заполняя документ "Ввода остатков". Наименования номенклатуры следует вести в общем стиле для базы данных. Даже если в документации поставщиков присутствуют ошибки. Для того чтобы наименование номенклатуры отличалось от текста в документах предусмотрен реквизит "наименование для печати", который тоже можно заполнить при загрузке номенклатуры. Если Вы ведете простой учет цен номенклатуры, то такую цену можно загрузить прямо в справочник номенклатура. Иначе следуйте инструкции по загрузке текущих цен номенклатуры ниже. Все реквизиты уникальности номенклатуры - артикул, штрих-код, наименование следует загружать одновременно. Тогда не будет путаницы и дублирования в справочнике. Можно учитывать и наименование номенклатуры поставщиками и покупателями (например для подготовки заказа).

Серии номенклатуры - серии номенклатуры может быть выгодно загружать только как "остатки" серий номенклатуры. Подумайте, нужны ли вам все серии существовавшие ранее, если Вы не намерены регистрировать приобретения и продажи этих серий задним числом.

Статьи Движения Денег - для регистрации большого числа статей движения денег из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Обратите внимание, что некоторые статьи движения денег уже заложены в конфигурацию, но их можно переименовать. Наименование статей должно просто передавать их суть пользователям. Допустимо использование "кода статьи" в начале наименования ля быстрого указания.

Хранилища Денег (кассы, расчетные счета) - Наименование хранилища должно содержать его тип, местоположение или имя ответственного лица, валюту хранилища. Каждая отдельная "стопка денег" - своё хранилище.

Организации (собственные юридические лица) - рекомендуется заполнять это справочник вручную. Обычно справочник организаций небольшой. В наименование организации можно вносить ее укороченное имя, а полное в "наименование для печати". Для подготовки регламентированных документов следует внести все реквизиты собственных юридических лиц.

Контрагенты в конфигурации разбиты на справочники "Поставщики" и "Клиенты". Для регистрации большого числа контрагентов из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Кроме этого отдельно позже следует ввести показатели остатков по взаиморасчетам с контрагентами. Наименования контрагентов следует вести в одном стиле. Например, - "Гудвил, ОАО Одесса". Чтобы по имени "гудвил" пользователь мог быстро его найти. Полное имя для печатных форм типа "ПАО Гудвiл" можно указать в "наименовании для печати". Вы можете на свое усмотрение организовать группировку контрагентов. Вводите ИНН, ОКПО поставщиков, если это возможно. Это позволит избежать их дублирования.

Договора с контрагентами - договора с клиентами и поставщиками лучше ввести вручную при вводе показателей остатков по взаиморасчетам.

Сотрудники - для регистрации большого числа сотрудников из табличного документа следует использовать подсистему импорта-экспорта. Кроме этого отдельно позже следует ввести показатели остатков по взаиморасчетам с сотрудниками. Именовать сотрудников лучше полным ФИО.

Изображения - для регистрации большого числа изображений из табличного документа и связи их с объектами базы данных следует использовать подсистему импорта-экспорта.

Перечень не полный.

Показатели "остатков":

• Остатки товаров на Складах
• Остатки взаиморасчетов с Поставщиками
• Остатки взаиморасчетов с Клиентами
• Остатки взаиморасчетов с Сотрудниками
• Остатки денег в хранилищах денег
• Показатели Цен номенклатуры
• Остатки товаров у комиссионеров

- все эти показатели можно указать вручную или загрузить в документ "Корректировка и ввод остатков" (меню Операции - Документы -Корректировки) за счет механизмов импорта-экспорта.

Указанный выше порядок предусматривает почти все элементы конфигурации, - у Вас может не быть необходимости в некоторых указанных элементов. В таком случае их можно пропустить.

При указанном выше порядке не придется возвращаться назад и "перезагружать" остатки заново.

Универсальный импорт

Средство быстрой регистрации элементов справочников из произвольного табличного файла (из excel).

При импорте номенклатуры или её серий также реализована возможность сразу указать показатели количества остатков и цены.

Подробнее в инструкции.

Использование подсистемы импорта-экспорт (кратко).

Использование данного механизма может оказаться сложным для неопытного пользователя. Механизм позволяет организовать одноразовую или многоразовую выгрузку или загрузку данных в каталоги и таблицы документов.

Обмен осуществляется при помощи специальных "шаблонов" импорта-экспорта, которые описывают формат и перечень полей файла таблицы или выгружаемого объекта конфигурации.

Для этого в таком шаблоне следует внимательно заполнить все настройки. Есть механизмы оценки файлов и объектов конфигурации. В перечне полей нужно четко связать колонку таблицы с данными. Для большого числе реквизитов поля уже предусмотрены. Другие поля можно создать самостоятельно.

Пример таблицы для загрузки справочника номенклатуры, ее цен и остатков:

При приобретении услуг автора, Вы можете обратиться за помощью к к разработчику конфигурации и передать ему одну таблицу с данными или ее пример для загрузки. В ответ получите подготовленный шаблон импорта данных и краткую инструкцию.

В случае, если Вам нужно загрузить большое число таблиц, а самим подготовить шаблоны не удается, то можете приобрести их разработку (шаблонов импорта или экспорта).