● Как начать работать
При первом старте программа покажет специальное окно конфигурации, где можно выбрать элементы учета.
Не спешите и последовательно заполните слева направо и сверху вниз все доступные поля в этом окне на всех закладках. Набор элементов разный в зависимости от версии конфигурации.
Выбрать элементы (блоки) учета
Следует разобраться и выбрать, - с какими блоками данных (элементами учета) будут работать на данном конкретном рабочем месте. Конфигурация может обмениваться данными с собственными копиями. А значит может быть установлена на компьютерах владельца бизнеса и реализаторов с разными настройками.
Включение этих блоков можно производить и позже - уже при работе с базой данных. Но "запустить" их во время работы будет сложнее. Тогда потребуется дополнительное внимание пользователя.
С другой стороны, включать все сразу, возможно, также неправильно. Для работников предприятия может быть сложно собрать все остатки-показатели для начала работы со всеми блоками (на всех участках) сразу. Непросто также привыкнуть сразу оперативно регистрировать всю информацию.
Конфигурация, разумеется, позволяет одновременную работу нескольких пользователей с одной базой данных и при этом некоторые настройки поведения программы будут общими, другие пользователь может установить для себя. Внешний вид программы можно настроить "под пользователя" (например, изменить расположение объектов на форме).
Откройте документацию (F1
), ознакомьтесь с расшифровкой и описанием всех доступных настроек для того, чтобы решить необходимы они Вам сейчас или нет. Выбор (включение, выключение и настройка) элементов (блоков) учета доступны в специальной форме "Настройки Учета, Программы". Там же доступны дополнительные справочники, реестры документов и системные обработки.
Определить роли для пользователей
Если базой данных на данном рабочем месте будут пользоваться несколько сотрудников, то не лишним будет определить их Роль. Для работы с данной конфигурацией пользователи, их пароли и их роли задаются в режиме Конфигуратора 1С:
Обязательно должен быть пользователь с ролью "Полные права" для настройки программы. Установите обязательно пароль для такого пользователя. Все дальнейшие основные настройки программы производите от его имени.
- Роль "Реализация" это роль с ограниченными правами исключительно для регистрации продаж.
- Роль "Реализация и прием товара, установка цен и курсов" обладает более расширенными правами. Такой пользователь оформляет приобретение, регулирует цены.
- Роль "Казначей" для операций с деньгами и заработной платой.
- Роль "Оператор комплектации" - для операторов на участке комплектации (сборки).
- Роль "Оператор кассы" - для оператора кассового рабочего места.
- Роль "Оператор склада" - для оператора на складе.
- Роль "Клиент предприятия" - для пользователей представителей собственно конечных клиентов предприятия.
- Роль "Поставщик предприятия" - для пользователей представителей поставщиков товаров и услуг для предприятия.
- Роль "Администратор системы" - для системного администратора (администратора базы данных на предприятии для выполнения регламентных работ с базой данных.
- Роль "Оператор функции" - для пользователей с одной определенной функцией, например с интерфейсом, заданным за счет дополнительной подключенной обработки.
В конфигурации предусмотрены и роли "Только просмотр".
(Роли доступны только в полной версии*).
Не задавайте пользователям лишние роли.
Роли "Администратор системы, Оператор функции, Оператор кассы, Клиент предприятия, Поставщик предприятия" - могут существенно определять интерфейс пользователя.
Обычно такие роли задаются по-одной и не совмещаются с другими ролями.
Ввести наименования основных объектов
После выбора элементов (блоков) учета следует обязательно обозначить все необходимые параметры учета, известные на данный момент. Так, в зависимости от того, как организован учет товаров, необходимо задать все элементы в справочниках "Склады", "Номенклатурные группы". Для учета сложного механизма цен - "Виды Цен" и их зависимости друг от друга. Для учета денег - справочник "Валюты" и их курсы. Для учета по Клиентам и/или Поставщикам - их группы. Для учета по заработной плате - заполнить карточки "Сотрудников" (учет заработной платы доступен в полной версии*). Для этого нужно не спеша внимательно пройти по всем закладкам окна настроек конфигурации.
Подключить и проверить оборудование
Далее, при использовании "подключаемого оборудования", следует его зарегистрировать в программе, настроить и проверить. Использование подключаемого оборудования доступно в полной версии*.
Тонкая настройка
После указания основных настроек программы в окне "Установка первоначальных настроек" будет полезно произвести тонкую настройку системы.
Окно "Настроек Учета, Программы" доступно пользователю только в том случае, если его "роль" разрешает просматривать или изменять настройки.
Настроек много. Если не задумываясь включить их все, интерфейс окон программы наполнится множеством элементов и регистрация информации усложнится. Поэтому следует выбрать только те из них, которые нужны в Вашем конкретном случае.
От перечня настроек меняется не только набор реквизитов документов и справочников - появляются или исчезают целые блоки учета - справочники, документы, отчеты. Они не пропадают и не очищаются, а становятся "скрытыми" и неактивными.
Над каждой настройкой нужно внимательно подумать. Возможно, уточнить с другими участниками учета. Лучше день потерять, а потом за час долететь.
Если с базой данных будет работать несколько пользователей, то им можно задать отдельные личные настройки поведения программы и значений по-умолчанию. Пользователям WEB-клиента настоятельно рекомендуется устанавливать именно личные настройки. Отрисовка окна настроек в web-интерфейсе происходит медленно из-за большого числа настроек.
При изменении настроек программы, которая уже используется продолжительное время, придется учесть изменения в работе системы. Например, если в базе данных вести учет торговли месяц, а затем включить "учет взаиморасчетов с Клиентами", то придется зарегистрировать корректировку ввода показателей персональной задолженности каждого из Клиентов.
Особую сложность составят задачи перехода от простого к "Сложному механизму учета и формирования цен" или "Включение расчета Валовой прибыли". В конфигурацию заложены специальные средства для такого перехода.
Другой пример: если в базе данных вести учет по Клиентам, но не вести учет денег, то при анализе отчета "По расчетам с Клиентами" картина будет выглядеть односторонне. Как будто товар реализовывался, но не оплачивался клиентами. Если позже "включить" учет денег, то такие ненастоящие "задолженности" Клиентов следует закрыть документом Корректировки расчетов.
Если была включена возможность использования Наборов номенклатуры и они (наборы) участвуют в проведенных документах, то нельзя отключить использование наборов. Проверить участие наборов в документах можно в Отчете по Наборам.
Если Вы решили включить или отключить какую либо установку или правило поведения программы, возможно будет не бесполезным произвести перепроведение всех введенных до этого момента документов, чтобы исключить из учета ненужное поведение или дополнить базу данных. Для этого в режиме предприятия выберите пункт "Все функции" - "Стандартные" - "Проведение документов". Выберите все документы, но только проведённые за весь период и нажмите "Провести". При этом документы не перезаполнятся. и никаким образом данные в таблицах не пропадут и не изменятся (хотя могут быть скрыты из виду в случае отключения элемента конфигурации).
Зарегистрировать показатели "остатков"
После указания всех необходимых настроек, работу с базой данных следует начать с регистрации показателей и остатков. Если предприятие не "новое", - его необходимо полностью описать для программы. Для этого предусмотрен специальный вид документа - "Корректировки и Регистрация Остатков".
Там следует отразить на дату старта учета остатки по товарам на складах, показатели цен товаров по видам цен, текущие показатели расчетов с Клиентами (их долги и переплаты), текущие показатели расчетов с Поставщиками, остатки денег в валютах, задолженность или переплату по заработной плате*. Разумеется следует заполнять только те блоки, данные которых будут учитываться в базе данных.
В конфигурации заложен настаиваемый механизм для импорта-экспорта данных из внешних файлов таблиц. С его помощью можно заполнить документы ввода остатков и справочники на основании файлов, приготовленных в excel или в другой учетной системе. Если у Вас возникли сложности с подготовкой шаблона импорта-экспорта, отправьте пример табличного файла автору программы - он подготовит вам необходимый шаблон.
Порядку ввода показателей остатков посвящен отдельный раздел сайта.
К каждому элементу конфигурации - справочнику, документу, отчету или обработке приложена справка (F1). Познакомьтесь с ней, чтобы научиться быстро и удобно регистрировать и анализировать Вашу информацию. Многие нюансы учета раскрыты в такой справке по-объектам.
Данные в систему следует вводить в правильном хронологическом порядке. Приход товара перед его выбытием, приход денег перед выплатой и т.д. Лучше вообще вести оперативный учет и фиксировать события вовремя.
Не забывайте делать резервные копии базы данных. Для этого достаточно закрыть программу 1С и скопировать всю папку с базой данных на другой жесткий диск или флэш-носитель. В конфигурации так же предусмотрен механизм автоматического резервирования базы данных в подсистеме заметок/напоминаний/фоновых обработок.
Отдельная страница сайта посвящена Порядку операций для регистрации событий