Универсальный импорт

для версии 160325 и выше

Механизм универсального импорта предназначен для загрузки или обновления в базе данных элементов справочников, списков документов или записей регистров.

Основная задача механизма

Быстрый и удобный импорт первоначальных данных - ввода перечня номенклатуры, её цен, значений остатков.

Однако его можно использовать и для импорта других справочников и регистров (например цен поставщиков).

Чтобы включить использование данного механизма, нужно в настройках обмена установить :

Теперь вызвать его можно из меню "Операции":

Перед нами первая страница механизма импорта:

Объект импорта

Разберём её по пунктам:

Порядок действий пользователя - 1. Выбор объекта импорта и его описание, 2 - задание поведения, 3 - ввод собственно таблицы, 4 - импорт. 5 - результат.

1. Выбираем объект импорта - конкретный справочник, документ, регистр. В нашем случае это справочник номенклатуры (товара и услуг). Обратите внимание: при импорте справочника номенклатуры появляются расширенные возможности по указанию условий импорта. В этом режиме механизм импорта позволяет загрузить и номенклатуру (как справочник) и показатели остатков и установленные цены и связанные справочники.

2. После выбора объекта импорта нужно выбрать в каких колонках таблицы размещаются какие данные

В примере 1 колонка - наименование, 2 - артикул (включён в настройках), 3 - наименование производителя (включён учет производителей товара в настройках), 4 - количество остатка, 5 - цена.

Если количество или цена не упоминаются, - будут просто созданы элементы справочника номенклатуры.

При указании количества и (или) цены можно именно зарегистрировать оприходование товара при импорте.

Может быть количество сразу для нескольких различных складов. Склад может быть определён как для каждой строки данных (на закладке "объект импорта"), так и для всей колонки (на закладке "поведение").

То же с видами цен - при сложном учете цен можно загрузить одновременно несколько видов цен. Вид цен может быть определён для каждой строки или для всей колонки.

3. Номера колонок устанавливаются вручную. Одна и та же колонка может быть указана несколько раз (например чтобы задать наименование производителя и в качестве наименования обычной группы товарам).

4. Галка в колонке "Если пустое - взять предыдущее" означает, что колонка может быть не заполнена во всех строках. Так, например, производитель упоминается один раз, а затем все строки ниже - про товары от него же. И только когда заканчивается блок данных одного производителя - в ячейки этой колонки снова появляется значение производителя (следующего блока данных номенклатуры). Так (с включённой галкой) программа сохраняет значение и распространяет его для всех незаполненных ячеек этой колонки. Если бы галочку не поставили - программа бы считывала значение в каждой строке и принимала бы незаполненное именно как пустое.

5. Галка в колонке "Создавать" позволяет при импорте сразу создавать сопутствующие простые справочники. Она имеет значение только для реквизитов типа ссылка.

Так на данном примере указано, что если элемент справочника "производители" не будет найден по наименованию (значению в данной колонке), то будет создан новый элемент справочника "производители" с этим наименованием и уже он будет установлен как производитель для номенклатуры.

6. Галка "искать похожие" для полей типа "элемент справочника". Если значение не будет найдено по наименованию, программа, перед тем как создавать новое, попытается обнаружить похожее значение.

7. При включенном серийном учете можно производить импорт сразу информации о конкретных сериях номенклатуры. Если для серии определена колонка данных, то такая серия будет найдена/создана и будет участвовать при импорте для данной номенклатуры. Тогда номенклатура может "повторяться" в строках с различной "серией".

При импорте остатков серийного товара нужно обязательно задать колонку "количество" и заполнить её "1". Любое другое количество, кроме нуля программа будет приводить к 1.

Если количество не указано или ноль, то серия будет создана, но не попадёт в регистрацию данных об остатках.

8. С помощью команд в этом блоке можно сохранять варианты настроек универсального импорта и восстанавливать их. А так же сохранять во внешний файл и считывать из файла.

Разберём страницу "Поведение":

1. За счёт блока 1 мы указываем на способ определения уникальности данных каждой строки. В приведённом примере уникальность каждой номенклатуры определяется за счёт наименования и потом, - артикула. То есть если Наименование и артикул повторяются - это та же номенклатура. Обязательно установите параметры уникальности, чтобы избежать дублей во время импорта.

2. Галка "только обновлять" указывает на то, что новые элементы данных не будут создаваться. Строки с данными, которые не были обнаружены за счёт ключевых полей (блок 1), будут просто пропущены. А если такие данные (в нашем случае номенклатура) будут обнаружены - программа проверит их реквизиты и обновит за счёт таблицы импорта.

Галка "Пропускать существующие" говорит о том, что если во время импорта по ключевым полям будут найдены существующие элементы, то их программа пропустит и не будет обновлять за счёт данных из этой таблицы.

Если обе галки пустые, значит программа будет обновлять данные в существующих элементах и добавлять новые.

Галка "Создать группу" появляется при импорте данных иерархических справочников (например номенклатуры). Если для группы задана отдельная колонка в таблице данных, то за счёт этой галочки можно установить - создавать новую группу (если не найдена) или нет.

В нашем случае мы прокрутим список ниже и зададим одну общую группу для всей новой номенклатуры таблицы импорта:

Галка "создать заполнить документ ввода остатков" означает, что во время импорта будет создан новый документ ввода остатков и заполнен за счет новых данных.

В такой документ смогут попасть данные по остаткам товаров и их цены.

Если эта галка не стоит, то программа игнорирует показатели остатка, а цены отправляет прямо в регистр (без документа).

"Создать заполнить документ ввода остатков" - настоятельно рекомендуется как правильный быстрый и удобный способ регистрации остатков.

В поле "Дата регистрации" задаётся дата документа ввода остатков или дата регистрации цен.

3. В списке можно задавать общие значения для всех строк таблицы импорта или иначе говоря - для всех элементов, которые будут импортированы или обновлены. Так, мы задаём что склад с показателем остатка - основной. Вид цен - основной и группа для всей новой номенклатуры - "Компоненты ПК".

Мы могли бы задать и другие общие параметры. Например, что вся импортируемая номенклатура c основной единицей измерения - "шт." или имеет определенную ставку НДС.

Например, если Вы задали колонкам Цена1, Цена2, Цена3:

То на закладке поведения устанавливаете их виды:

Когда объект и правила импорта определены, мы готовы к вводу данных:

Данные импорта

На этой странице мы вводим собственно таблицу импорта.

Первая строка таблицы - заголовки. Данные оттуда не импортируются.

Заголовки определены нами на закладке "Объект импорта".

Данные в эту таблицу могут быть просто скопированы - вставлены целиком из табличной программы (Ексель, гугл докс и т.п.)

Таблица импорта полностью открыта для редактирования.

Для примера я импортирую несерийную номенклатуру.

После ввода таблице, можно запускать процесс импорта.

Если в случае успешного импорта производится новый документ ввода остатков - программа покажет и его:

Документ ввода остатков создаётся непроведённым - его следует открыть (кнопка открыть в поле документа), проверить, отредактировать если необходимо и провести вручную.

Общие рекомендации

Перед импортом нужно заранее полностью определиться со структурой учета. Например принять решение вести серийный учет или нет, вести ли учет номенклатурных групп, дополнительных реквизитов и так далее. Для этого я настоятельно рекомендую перед импортом создать вручную несколько разных элементов и убедиться, что знаете все "поля" (реквизиты), которые захотите заполнить при импорте. То есть определитесь в какой реквизит будут помещены какие данные из таблицы.

Это правило для любого импорта - будь то список номенклатуры или список клиентов.

В данной таблице импорта допущена небольшая ошибка. Обратите внимание, что поле "производитель" заполнено не везде. Но у нас на закладке "объект импорта" стоит галка для колонки производителя "Если пустое - взять предыдущее". Это значит, что производитель из строки "4" будет назначен для элементов из всех следующих строк -5,6,7..

Будьте внимательны и осторожны! Большие операции импорта производите только предварительно "зарезервировав" базу данных.

Этот инструмент для загрузки самих справочников. А если нужно загрузить табличную часть любого документа - воспользуйтесь похожим инструментом "Ввод таблицы" для импорта произвольных данных.

Например, для загрузки списка долгов контрагентов можно предпринять два шага: сначала загрузить карточки самих клиентов или поставщиков за счет данного "универсального импорта", а потом заполнить документ ввода остатков по взаиморасчетам за счет этой же таблицы данных импорта с перечнем контрагентов и их долгов, но уже за счет инструмента "ввод таблицы".

Не забудьте сохранить вариант настроек, если планируете повторять подобную операцию импорта и не хотите повторять всё заново.

Помочь в организации импорта данных может так же встроенные обработки: "загрузка данных из табличного документа" и "групповое изменение объектов".

для версии 160707 и выше

Частные случаи универсального импорта

Импорт реквизитов номенклатурной группы

Если в базе данных используются номенклатурные группы и дополнительные реквизиты номенклатуры номенклатурных групп (см. ссылку на описание), то во время универсального импорта можно установить определённую номенклатурную группу и загрузить элементы номенклатуры с этим заданным перечнем реквизитов.

Для этого нужно после выбора объекта импорта - номенклатуры, заглянуть на страницу "Поведение" и выбрать одну нужную номенклатурную группу. (Весь список загружаемой номенклатуры должен принадлежать лишь одной такой группе!):

Например, выбрана номенклатурная группа "Обувь" с двумя дополнительными реквизитами: "Размер" и "Сезон":

После её выбора нужно вернуться на закладку "Объект импорта". В конце списка появятся эти реквизиты номенклатурной группы:

Теперь для них можно задать колонки таблицы источника, как для прочих реквизитов для импорта.

Обратите внимание: нужна галочка "Создавать", если в качестве дополнительных реквизитов используются значения справочников и их тоже нужно заполнить (там таких значений ещё нет).

Если нужно загрузить номенклатуру разных номенклатурных групп, то нужно это производить загружая по-одной номенклатурной группе за один раз. Так как из-за различного набора реквизитов номенклатуры, состав колонок таблицы источника может быть каждый раз разный.

Загрузить за один раз из одной таблицы одновременно различные номенклатурные группы с их дополнительными реквизитами можно только если:

• Номенклатурная группа представлена в таблице самостоятельным полем
• Набор колонок (их число и порядок) при этом не меняется
• Реквизиты в таблице (их значения) идут в том же порядке

То есть это достаточно сложное условие.

Импорт изображений

Отдельно дополнительно запрограммирован импорт изображений.

При выборе этого справочника для импорта, нужно указать к какому объекту будут привязаны изображения и по какому признаку программа будет его определять:

В этом случае поле связанного объекта - колонка с наименованиями владельца изображения (в данном случае: наименование номенклатуры):