8401. Compras

OBJETO.

Definir el Procedimiento de COMPRAS en el I.E.S. Ntra. Sra. de los Remedios. 

ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Todas las compras realizadas en el centro. 

MISIONES Y RESPONSABILIDADES.

Jefe/a de Departamento:

• • Cumplimentar hoja de pedido.

  • Realizar pedidos de escaso valor.

  • Verificar la compra.

  • Asesorar al secretario según los productos o servicios.

Ordenanzas:

• • Recepción del pedido.

  • Entregarlo al Jefe de Departamento.

Responsable de Calidad

• • Colaborar

Secretario

• • Revisar y autorizar los pedidos del centro.

  • Gestionar la solicitud de ofertas y valorarlas.

  • Realizar pedidos.

  • Llevar la gestión del pago de los pedidos (A TRAVÉS DE SÉNECA).

  • Mantener y conservar el archivo de los documentos de compras.

  • Cuando se trate de productos o servicios generales para el centro, las funciones del jefe de departamento las adquiere el secretario.

  • Registrar las incidencias con proveedores.

  • Controlar a los proveedores del centro.

Director:

• • Autorizar el pedido. 

DESARROLLO.

El proceso de compra se inicia cuando se detecte una necesidad material no cubierta en el centro. Puede iniciarse por el equipo directivo o por el jefe de algún departamento o coordinación, en cuyo caso se requerirá la hoja de pedido (modelo MD740101), donde se incluirán todos los datos necesarios para describir de forma clara el producto o servicio solicitado.

Las solicitudes de pedidos serán revisadas y aprobadas por el Secretario y Director, antes de ser cursados a los proveedores, para comprobar que responden adecuadamente a los requisitos especificados y es consecuente con la asignación presupuestaria.

Cada Jefe de Departamento que observe la necesidad de realizar una compra (bajo su criterio o de cualquier miembro del departamento), deberá cumplimentar una hoja de pedido MD740101 y entregársela al Secretario. Hará dos copias (ambas serán entregadas al secretario y una de ellas les será devuelta firmada y sellada si se ha producido la autorización). (Se autorizan documentar los pedidos en un formato diferente en los casos en los que los pedidos se realicen mediante e-mail, en todos los casos se documentarán adecuadamente los datos necesarios para describir de forma clara el producto o servicio solicitado).

En los casos en los que las compras sean puntuales y de un monto económico no significativo (inferior a 20/30 €), se autoriza a realizar el pedido sin la cumplimentación del formulario MD740101, siempre y cuando exista un documento de compra sustitutivo (recibo, albarán, factura) donde se describa de forma clara los productos comprados y lleven la firma del comprador.

El Director, junto con el Secretario, revisará y autorizará la solicitud de pedido. Una vez autorizado, entregará una de las dos copias firmadas y selladas al Jefe de Dpto.

En el caso de que fuese necesario solicitud de ofertas, éstas las gestionaría el Secretario. 

El proceso de compras finalizará cuando se reciba la mercancía o servicio, se entregue al jefe de departamento o secretario y se verifique por parte de éste. Posteriormente serán archivadas las distintas hojas de pedido y solicitudes de ofertas. El resumen de toda la información relativa a las compras realizadas (asiento, fecha, proveedor, número de factura, importe…) quedará reflejado en un documento en formato libre (tipo Hoja de Cálculo) y será custodiado y cumplimentado por el secretario/a. 

ÁRBOL DOCUMENTAL.

PR 8401 Proceso Compras

MD840101 Hoja de pedido 

REGISTROS. 

• Hoja de pedido (MD840101)

• Documento resumen (Formato libre)