7401. Comunicación interna y externa.

OBJETO.

Detallar la sistemática utilizada para establecer y asegurar una comunicación interna y externa fluida en el centro. Planificar, controlar y optimizar la comunicación.

ÁMBITO DE APLICACIÓN.

La comunicación interna y externa entre las personas que constituyen los diferentes colectivos de la Comunidad Educativa (Partes interesadas).

MISIONES Y RESPONSABILIDADES.

Equipo Directivo:

• • Gestionar la política de comunicación del Instituto.

  • Proporcionar los medios físicos y materiales para el desarrollo de la comunicación entre las partes interesadas.

  • Promover la comunicación a través de los canales de comunicación adecuados.

  • Gestionar las hojas informativas, encuestas de satisfacción e impresos de mejora y satisfacción.

  • Gestión de los tablones de anuncios.

  • Asignar cargos y responsabilidades.

  • Comunicar dicha asignación al claustro.

Jefe de Estudios:

• • Asignar tareas docentes al profesorado.

  • Comunicar dicha asignación al claustro.

Secretario:

• • Gestionar los tablones de anuncios.

  • Gestionar la comunicación con proveedores y procesos relativos a compras y mantenimiento.

Responsable de la web del centro y redes sociales:

• • Gestionar la información que aparece en la web del centro y diferentes redes sociales y mantenerla actualizada.

DESARROLLO

¿QUÉ ES COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA?

Comunicación Interna: Es la comunicación dentro de la Organización, donde participan todos los niveles administrativos, técnicos y de servicios, utilizando los canales formales e informales de comunicación para manifestar sus requerimientos, acuerdos, planes, programas, informes, noticias de la Organización, noticias del personal, solicitudes, opiniones, etc.

Comunicación Externa: es la que tiene su énfasis sobre todas las partes interesadas externas como son los clientes, la comunidad, los proveedores, las entidades gubernamentales, entre otros; y las relaciones públicas que están orientadas a crear lazos y fortalecer la imagen institucional y corporativa.

GENERALIDADES:

• • El centro debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro y fuera del propio centro y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.

  • La comunicación debe ser completa, clara y oportuna, logrando que todas las partes interesadas la conozcan.

  • Para dar a conocer la información de tipo general se puede utilizar, a criterio del emisor, el correo electrónico, la página Web, las carteleras o tablones, comunicación personalizada o reuniones informativas.

  • Las comunicaciones con información relativa al SGC se manejan a través del Responsable de Calidad, que podrá utilizar como canales de comunicación correo electrónico, página web y tablones de anuncios específicos para tal fin.

  • Si las comunicaciones corresponden a trámites de sugerencias, quejas o reclamaciones se gestionan según el procedimiento establecido.

ASIGNACIÓN DE TAREAS:

La asignación de cargos y tareas se realiza respetando las directrices de la legislación vigente, de la Circular de Principio de Curso y del ROF.

El Jefe de Estudios asignará (o delegará, previo acuerdo de una serie de criterios pedagógicos, en los Jefes de Departamento) la asignación de los grupos/módulos y demás tareas docentes (tutorías) al profesorado.

El Equipo Directivo realizará la asignación de cargos y responsabilidades, manejando para ello los siguientes criterios:

• • Continuidad. Procurando mantener los mismos cargos, si la valoración de la labor el curso previo ha sido positiva.

  • Grado de formación y competencia del profesorado.

  • Nuevas necesidades del servicio detectadas por los medios habituales.

Dicha asignación será registrada en un documento con formato libre  y será comunicada al claustro de profesores y al resto del personal por el Equipo Directivo.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA:

La sistemática de comunicación interna en el Centro viene determinada en función de los canales y soportes de comunicación, que son los siguientes:

• • Reuniones (Claustro, Equipos Educativos, Tutores, Sesiones de Evaluación, ETCP’s…).

  • Soporte documental.

    • Hojas informativas.

    • Orden del día.

    • Actas.

    • Comunicaciones de Sugerencias, Quejas y Reclamaciones.

    • Encuestas.

  • Medio de transmisión.

    • Tablones de anuncios - Pizarra.

    • Pantallas del SIIM (situadas a lo largo de los pasillos del centro)

    • Casilleros y buzones.

    • Correo electrónico.

    • Página Web del Instituto y redes sociales.

    • Google Drive.

    • ISéneca / IPasen. 

Las reuniones es el medio más relevante utilizado para la transmisión de información y directrices a lo largo de la organización. Los registros están representados por las actas de reunión. Las reuniones se convocarán con 2 días de antelación como mínimo.

Hojas informativas:

Son emitidas habitualmente por el Equipo Directivo y recogen información relevante o de carácter urgente.

Tablones de anuncios:

Hay varios que recogen información de diversos tipos:

• • Tablones de información general (entrada):

    • Recogen información procedente del exterior, actos, eventos, … Se requiere la autorización del  Equipo Directivo para colocación de información en estos tablones.

    • Tablón para plazos, matrículas, concesiones de becas, solicitudes admitidas… El Equipo Directivo junto con los auxiliares administrativos se encargan de su gestión.

  • Departamentos didácticos.

  • Jefatura de estudios.

  • Sala de profesores:

    • Información general profesorado.

    • Tutorías.

    • Información sindical.

Pantallas SIIM:

Recogen información relevante para el centro o del centro. Están situadas a lo largo de los pasillos del centro.

Casilleros y buzones:

Cada profesor dispone de un casillero donde se deposita la correspondencia y todo tipo de comunicación escrita.

Tenemos disponible también el buzón de Sugerencias, Quejas y Reclamaciones situado en la entrada del centro.

Página Web del centro:

A través de ella se ofrece información a padres, alumnos, personal…. sobre nuestro centro.

Incluye un buzón de SQR´s online, y también un sistema de mensajería, ofreciendo la posibilidad de contactar con cualquier profesor/a del centro con sólo rellenar un formulario de contacto.

Google Drive:

El centro dispone de un espacio en Google Drive donde almacenar documentos específicos del centro y los departamentos, así como una lista de correo electrónico con la extensión @ieslosremedios.org para hacer la comunicación más fluida entre los miembros del claustro.

ISéneca/ IPasen:

Las comunicaciones oficiales con datos sensibles personales o académicos del alumnado, así como convocatorias para el profesorado (Claustros, ETCPs, etc) se realizarán preferentemente a través de este canal.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA:

Comunicación general:

• • Correo Electrónico (Email).

  • Página Web y servicio de mensajería.

  • Redes sociales.

  • Red telefónica.

  • Fax o burofax.

  • Carteleras y tablones informativos.

  • Folletos y cartas.

  • Encuestas.

  • Comunicación Directa.

  • Informe escrito.

  • Reuniones.

  • Certificaciones.

  • IPasen

Atención al Cliente:

• • Existen un buzón de SQR’s tanto físico como virtual, con la finalidad de recabar las opiniones de cualquier parte interesada.

  • Toda queja, reclamación o sugerencia debe ser recogida de forma inmediata por el Responsable de Calidad, que será a su vez responsable de buscar los mecanismos de solución de acuerdo al tipo de solicitud presentada según el procedimiento establecido.

  • El análisis de quejas, reclamaciones y sugerencias debe ser remitido a la Dirección para darle seguimiento y solución.

Promoción de la Oferta Académica:

• • La promoción de la oferta académica de nuestro centro se trabaja desde el equipo Directivo en coordinación con el Departamento de Orientación.

  • Se utilizará para ello publicidad tanto impresa (folletos informativos) como publicidad a través de medios digitales (página web y redes sociales) y en ocasiones puntuales, cuñas en radio o prensa.

  • También se hacen jornadas de acogida para el alumnado de centros adscritos con el objetivo de dar a conocer nuestro centro y nuestras enseñanzas.

Atención a familias:

• • Para agilizar la información a las familias acerca del progreso de sus hijos/as, la herramienta Séneca nos proporciona la aplicación PASEN, a través de la cual se da información actualizada a los padres/madres del alumnado o al propio alumnado mayor de edad.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ÁRBOL DOCUMENTAL.

PR7401 Proceso

R.O.F.

Asignación de cargos (formato libre)

Actas de reunión (formato libre)

Convocatorias (formato libre)

Organigrama (formato libre)