１４．出来上がったレポートの編集

今回は、

出来上がったWordレポートで、以下の部分が完成しているかチェックします。

図表番号を付ける
引用・参考情報の出典を明記する
見出しを設定する
改ページを挿入する
文章を入れ替えたり、文章（の段落や章・節などの）単位で編集する
ページ番号を付ける

などの作業を行います。

その後、PowerPointプレゼンテーションスライドにも同様の作業を行います。

【注意】

前回まで完了すると、「これで完成^o^！」と思いがちですが、

実は、未だ完成していません。>x<;

上記の各項目で未完成の部分は完成作業を行います。

ここで、上記の内、

２、３、４は済んでいるはずですが、念のため、確認作業を行い、済んでいない部分は作業を行います。

１と５、６は今回が初めての作業です。

【出来上がり見本】

【Word】

【PowerPoint】

０．レポート文書の必要条件

レポート文書を作成する場合、

下記のように、一般的に世界共通のルールが有ります。

このルールを知らないで作成すると、見る人には著しい違和感を与えてしまい、

幾ら内容が良くても評価されないどころか、

結局、レポートとしてすら認めて貰えない事になります。

以下は、下記の参考書にまとめられている「レポートの必要条件」です。

参考書FOM w5～6

今回作業する下記の項目は、上記の「レポートの必要条件」に含まれています。

図表番号を付ける
引用・参考情報の出典を明記する
見出しを設定する
改ページを挿入する
文章を入れ替えたり、文章（の段落や章・節などの）単位で編集する
ページ番号を付ける

特に、

２、３、４は済んでいるはずですが、念のため、確認作業を行い、済んでいない部分は作業を行います。

１と５、６は今回が初めての作業です。

１．図表番号の設定

参考書FOM w33～35

普通、

レポートや論文、報告書などの文書には、

Wordの機能を使って、

図や表、写真、イラストなどにはそれぞれ、「図表番号」という通し番号を付けます。

図表番号には、標題と説明を付けます。

ただし、一般的には、

図と表で番号は独立に通し番号を付けます。

①図とは画像のことですが、写真・イラスト・グラフなどがあります。

　それぞれ別々に番号を付けます。例）写真１，図１、グラフ１

　図などの画像の番号は、普通、図の下に中央揃えにして付けます。

②表の番号だけは、普通、表の上に中央揃えにして付けます。

【注意】

【作業手順】

参考書FOM w33～35

０．Wordレポートを開きます。

１．最初に、図（写真・イラスト・グラフ）の番号を付けます。

ここでは、写真・イラスト・グラフなどそれぞれ別々に番号を付けます。

図の番号は、図の下に中央揃えにして付けます。

①図を選択します。

②[参考資料]－[図表]－[図表番号の挿入]をクリックします。

③図表番号ダイアログボックスが表示されるので、

④[ラベル名]ボタンをクリックします。

【注意】

図表番号を付けるには、

写真・図・グラフ、表

などのラベルが必要です。

ラベルのメニューリストに無い場合は、

ラベル名のボタンをクリックして、ラベルを追加します。

⑤新しいラベル名ダイアログボックスが表示されるので、

⑥ラベルに「グラフ」と入力し、

⑦OKボタンをクリックします。

⑧図表番号ダイアログボックスに戻りますので、

⑨「グラフ１」の後ろに「人的被害状況」と入力します。

⑩「位置」プルダウンメニューボタンをクリックし、リストから「選択した項目の下」を選択し、

⑪OKボタンをクリックします。

⑫グラフの下に番号と標題が付きました。

⑬番号と標題の位置を図の幅の中央揃えになるように設定します。

［ホーム］ｰ［段落］ｰ［左右の中央揃え］

【注意】図の中に標題が既に記入されている場合は図の番号だけで構いません。

⑭同じ手順で、右側のグラフ「物的被害状況」や他の図にも番号と標題を付けます。

【追加の手順】

図と図表番号が別々に独立していると編集作業の途中で図表番号の所在が不明になる場合がよく有ります。

図と図番号はグループ化して1つの図にできます。

【注意】図表番号の文字のフォントや色も変えることが出来ます。

⑮同じ手順で、他の図にも番号と標題を付けます。

上書き保存

２．同じ手順で、表の番号を付けます。

表の番号は、普通、表の上に中央揃えにして付けます。

【注意】

今回は、Excelで作成した表を図としてWordに貼り付けているので、表と表番号・標題がグループ化（合体）できます。

しかし、Wordで表を作成した場合は、表番号・標題は行中に挿入されるので、グループ化が出来ません。

【出来上がり見本】

上書き保存

続いて、

PowerPointプレゼンテーションスライドにも図表番号と標題を付けます。

ただし、PowerPointにはWordのような図表番号を自動的に付ける機能が未だ有りません。

従って、図表番号と標題は、［挿入］ｰ［テキスト］ｰ［テキストボックス］を使って手作業で付けます。

一方、

図表と図表番号・標題のグループ化（合体）は、Wordと同じ手順で出来ます。

【注意】WordとPPには同一の図表番号を付けます。

【出来上がり見本】

上書き保存

２．脚注引用の確認

　これまでに、

レポートを作成する際に引用した情報や参考にした情報の出典は著作権保護のルールに基づいてレポートの中に明記すべき事を学習しました。

また、そこではWordの脚注機能を使って脚注引用の作成方法も学びました。

一方、PowerPointには脚注機能が無いので、テキストの挿入を使ってスライドに記入する方法を学びました。

ここでは、下記の出来上がり見本と同様の脚注引用が出来上がっているか確認して下さい。

【注意】

Wordでは作成の過程で前後した脚注番号などは並び順に自動調整されますが、

PowerPointにはそのような機能は無いので、Wordでの出来上がりに合わせて手で修正します。

【出来上がり見本】

上書き保存

続いて、

PowerPointには脚注の機能が無いので、テキストの挿入を使って手作業で脚注引用を入力します。

【注意】

Wordでは作成の過程で前後した脚注番号などは並び順に自動調整されますが、

PowerPointにはそのような機能は無いので、Wordでの出来上がりに合わせて手で修正します。

【作業手順】

①参考文献の脚注番号を入力して、

②［ホーム］－［フォント］グループの右下角のボタンをクリックし、

③表示されたダイアログボックスのフォントタブのページで

④上付きに設定します。

⑤脚注の部分も修正します。

同じ方法で、他の出典脚注も修正します。

上書き保存

【出来上がり見本】

上書き保存

３．見出しの確認

参考書FOM w48～52 .

　Wordで作るレポートに章や節などの階層構造を持たせるには、見出しというスタイルを設定すると便利です。

見出しを設定すると、ナビゲーションウィンドウを用いて、見出し（章や節など）と見出しに続く文章をグループ（段落）単位で編集することが出来ます。

ナビゲーションウィンドウには、

レポートの階層醸造や構成が表示されます。

ナビゲーションウィンドウで表示されている見出しをクリックすると、本文で、その見出しの部分にジャンプすることが出来ます。

見出しと見出しに続く文章のグループ（段落）単位で、移動や削除などの編集が出来ます。

　一方、PowerPointでは、サムネイルペインにスライドの一覧が表示されますが、Wordのような見出しの機能はありません。

ここでは、

下記の出来上がり見本と同様の見出しが目次項目として設定されているか確認して下さい。

【出来上がり見本】

上書き保存

PowerPointには見出しの機能が無いので、

タイトルホルダーを使って手作業で章や節の見出しを入力します。

同じく、

PowerPointの場合は、タイトルホルダーとサムネイルペインはリンクしていません。

【出来上がり見本】

上書き保存

４．改ページ（ページ区切り）の確認

適宜、ページ区切りが挿入されて、改ページされているか、確認します。

参考書FOM w47 .

ここでは、

下記の出来上がり見本と同様の改ページが出来上がっているか確認して下さい。

出来ていない場合は、ページ区切りを挿入して改ページして下さい。

【出来上がり見本】

【注意】

改ページは、見出し１と次の見出し１の段落の間でなくても任意に挿入して、レポートが読みやすいように編集します。

余分な空白ページが出来てしまっている場合は、ページ区切りの行を削除（切り取り）して調整します。

余分な空行が出来てしまっている場合は、改行記号を削除して調整します。

上書き保存

PowerPointには改ページという概念は有りません。

代わりに、新しいスライドを追加します。

参考書FOM ｐ７ .

余分な空白スライドが出来てしまっている場合は、一覧モードで余分なスライドを削除（切り取り）して調整します。

参考書FOM ｐ30～31 .

上書き保存

５．文章の入れ替え

Wordでレポートを作成した後の編集段階で目次項目や段落を入れ替えたい事もよく有ります。

１．目次項目単位での文章の入れ替え

参考書FOM w48～50 .

Wordで、目次項目単位で文章を入れ替えるには、

見出しスタイルとナビゲーションウィンドウを使います。

【注意】

課題番号順に正しく並べます。
レポートの作成では、少なくとも章や節毎に適宜、ページ区切りを挿入して改ページし、レポートを見る人に見やすくします。
移動したい目次項目をナビゲーションウィンドウで移動したい場所にドラッグします。

【出来上がり見本】

２．段落や文章単位での文章の入れ替え

移動したい文章や段落を選んで、移動したい場所にドラッグします。

３．移動した後は必ず上書き保存します。

４．PowerPointの場合

【注意】課題番号順に正しく並べます。

①スライドの一覧モードに切り替えて、スライド単位でドラッグして移動させます。

②同じスライドの中で移動させる場合は、プレースホルダーをドラッグして移動させます。

③同じプレースホルダーの中で文章や段落を入れ替えたい場合は、入れ替えたい文章や段落をドラッグして移動させます。

④別のプレースホルダーやスライドに移動させたい場合は、切り取って貼り付け（Cut & Paste）ます。

⑤移動した後は必ず上書き保存します。

６．ページ番号の挿入

参考書FOM w47 .

レポートには、全てのページに連続したページ番号を挿入します。

Wordでは、ページ番号は、ページの増減によって自動的に振り直されます。

レポートの作成では、フッターの中央にページ番号を挿入することが多いです。

【注意】

フッターとは、ページの下部にある余白のことです。

ページの上部にある余白は、ヘッダーといいます。

ヘッダーやフッターに挿入した文字や図は、全てのページに同じ内容で印刷できます。

例えば、

会社の社名や部局名、ロゴマークなどを印刷したり、

個人専用の便箋に印刷したりするのに便利です。

ヘッダーやフッターの編集は、

[挿入]－[ヘッダーとフッター]－[ヘッダー/フッター]－[ヘッダーの編集/フッターの編集]をクリックします。

ここでは、

ページのフッターの中央にX/Yのスタイルでページ番号を挿入します。

ただし、X/Yとは、（このページのページ番号）/（全体のページ数）という意味です。

①[挿入]－[ヘッダーとフッター]－[ページ番号]－[ページの下部]－［X/Yページ］－［太字の番号2］をクリックします。

　　　↓

②挿入されたページ番号の位置をページの下からのフッター位置で調整します。

　　　　　　↓

【出来上がり見本】

③位置の調整が終われば、

[デザイン]-[閉じる]-[ヘッダーとフッターを閉じる]をクリックします。

上書き保存します。

PowerPointの場合は、

ヘッダーとフッターのダイアログボックスを使ってスライド番号を付けます。

参考書FOM P49 .

①[挿入]-[テキスト]-[ヘッダーとフッター]をクリックします。

②下図のように、

日付と時刻⇒固定、スライド番号、フッター⇒「ビジネスIT演習A課題」

の順で設定と入力をします。

③すべてに適用をクリックします。

【出来上がり見本】

【注意】

　挿入されたスライド番号や日付、フッターの位置が他のコンテンツと被らないように、

　手で位置合わせをします。

上書き保存

【注意】

Wordでは、ステータスバーにページ番号や行番号を表示する機能があります。

参考書FOM w48 .

① ステータスバーを右クリックします。⇒ステータスバーのユーザー設定が表示されます。

② ページ番号、行番号などをクリックしてチェックを入れます。

【注意】ボタンは、ON/OFFになっています。もう一度クリックするとOFFになります。

③ステータスバーに現在カーソルがあるページ番号と行数が表示されます。

④ショートカットメニュー以外の場所をクリック

上書き保存

７．課題の提出

Word、PowerPointの全てを閉じます

フォルダ「ビジネスIT演習A」には、

Wordで作成したレポート「ＢＩＴ演習18131999」

PowerPointで作成したプレゼンテーション「ＢＩＴ演習18131999」

の２種類のファイルが保存されています。

【課題の提出】

出来上がった２つのファイルをメールに添付して先生に送信し、提出して下さい。

①先生のメールアドレスは、ｔ０６７１１０＠ｓｔ．ｄａｉｔｏ．ａｃ．ｊｐです。

②メールの件名は、編集　学籍番号　氏名、として下さい。

【注意】

ファイルは全て閉じてからメールに添付して下さい。

開いた状態で添付し、送信すると、

着信側では壊れていてファイルが開けない場合があります。

【以上】

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