１４ｂ．校正・校閲と目次・表紙の作成

　今回は、

前回までに出来上がったレポートの校正と校閲を行い、目次と表紙を作成します。

Wordレポートで修正・訂正した文字列はPowerPointのスライドでも修正・訂正します。

参考書FOM w55～58 .

　文章中の誤字や脱字を訂正する事を、校正（こうせい）といいます。

文章の校正に加えて、

文章そのものに矛盾点や事実関係に誤りが無いかチェックする事を、校閲（こうえつ）といいます。

　例えば、ニュース報道の原稿で、

誤字や脱字が無いかをチェックする作業は校正。

報道される事件や地名、人名に間違いや矛盾が無いかをチェックする作業は校閲です。

　特に、インターネット上から情報を収集して作成したレポートの場合、

同じ意味の言葉でも違う文字や用語が使われていたり、

外来語を表すカタカナが大文字であったり小文字であったりと表記が揺れたり、

誤字や脱字があったり、

事実でない情報（フェイク）である場合もあります。

また、普段の日常会話で話している言葉も、レポート文書としては相応しくない場合もあります。

　従って、

レポート作成の最後に必ず校正・校閲の工程を入れます。

１．自動文章校正

参考書FOM w55 .

Wordには、自動的に文章校正を行う機能が付いています。

自動文章校正された部分は青色の二重線で表示されます。

二重線部分を右クリックすると、修正候補が表示され、修正する事が出来ます。

青色の二重線は画面に表示されるだけで、印刷はされません。

【サンプル】

①「なん」に青色の二重線が表示されています。

②「なん」の文字上を右クリックします。

③[くだけた表現（ん）なの]をクリック。

④修正され（赤い下線部分）、青色の二重線が消えました。

⑤上書き保存

２．表記ゆれ

参考書FOM w56 .

Wordには、自動的に表記ゆれをチェックし、青色の二重線で表示する機能が付いています。

表記ゆれチェック機能といいます。

①[校閲]－[言語]－[表記ゆれチェック]をクリック

②[表記ゆれチェック]ダイアログボックスが表示されます。

③[対象となる表記の一覧]に表記ゆれのある文章が表示されます。

④[修正候補]の一覧から、表記を統一したい文字を選択します。

⑤[すべて修正]をクリック

⑥[対象となる表記の一覧]が全て修正されます。

⑦[閉じる」ボタンをクリック

⑧上書き保存

【注意】自動スペルチェック

スペルミスの可能性のある英単語⇒赤色の波線

スペルは正しいが文章として間違っている可能性が有る英単語⇒青色の二重線

スペルチェックと文章校正⇒全ての文章校正や表記ゆれチェック、スペルチェックなどが一括してできます。

[校閲]－[文章校正]－[スペルチェックと文章校正]をクリック

　　　↓

文章校正のダイアログボックスが表示されて、校正候補が順に表示されます。

表示された校正候補は、無視するか修正するか任意に選択して処理できます。

　　　　↓

校正が終わったら、必ず上書き保存します。

PowerPointにも、スペルチェックと文章校正の機能がありますので、この機能を使って校正します。

３．検索と置換

参考書FOM w57 .

インターネットで情報収集したレポートの場合、

同じ意味の言葉や専門用語でも、違う文字や用語が使われている場合や

そもそも、言葉や用語として間違っている場合もあります。

Wordでは、文書の中から特定の文字や書式を検索したり、検索結果を別の文字や書式に置き換えたりできます。

１．検索

ナビゲーションウィンドウを使って、文書中の文字を検索することができます。

①Ctrl＋Homeキーで、カーソルをレポートの文頭に移動します。

②[ホーム]タブ－[編集]グループの[検索]をクリック

③ナビゲーションウィンドウが表示されます。

④検索ボックスに災害ボランティアと入力します。

⑤検索結果が表示されます。

⑥本文中の該当する文字が強調されます。

⑦ナビゲーションウィンドウを閉じます。

２．置換

文書中の文字を一括してや一つずつ、別の文字に置き換えることができます。

①Ctrl＋Homeキーで、カーソルを文頭に移動します。

②[ホーム]タブ－[編集]グループの[置換]をクリック

③検索と置換のダイアログボックスが表示されます。

④置換タブをクリックします。

⑤検索する文字列のボックスに、検索する文字列を入力します。

⑥置換後の文字列のボックスに、置換後の文字列を入力します。

⑦全てを一括して置換したい場合は、すべて置換をクリック。

⑧X（閉じる）をクリック

【注意】

「すべて置換」をクリックして、一括置換すると、

置換してほしくない部分も置換されてしまいます。

文書中に置換してほしくない部分が混在している場合は、

手順⑦の１；次を検索

手順⑦の２；置換（置換したくない文字の場合は、手順⑦の１へ）

と操作して、１か所ずつ置換していきます。

上書き保存します。

PowerPointにも、検索と置換の機能がありますので、この機能を使って校正・校閲します。

４．目次の作成

Wordには、ナビゲーションウィンドウに表示された見出しから目次を自動的に作成する機能があります。

参考書FOM w52 .

【作業手順】

①レポートの最後のページに目次を作成するページを追加し、

　見出し１のスタイルを設定して、

　ナビゲーションウィンドウで１ページ目に移動します。

　【注意】目次用のページの終わりには必ずページ区切りを入れて改ページしておきます。

②下図のように、目次のページに目次を作ります。

［参考資料］－［目次］－［目次］－［自動作成の目次２］をクリック

【注意】

目次用のページの見出し１の下にカーソルを挿入して、目次の挿入位置を指定します。
出来上がった目次がページも含めて正しいか確認します。
一度目次を作った後に再編集や訂正などを行った場合は、目次の更新をします。

【出来上がり見本】

【注意】

レポート文書の内容を変更した場合は、

目次を更新します。

　　　　　↓

③目次を削除したい場合は、

［参考資料］－［目次］－［目次］－［目次の削除］をクリック

④目次の作成が終われば、上書き保存します。

PowerPointの場合は目次を自動的に作成する機能がありません。

WordレポートとPowerPointプレゼンテーションスライドの枚数とページ内容が全く同じ場合はWordから目次をコピペできますが、

普通は、同じではないので、原則、手作業で作成します。

【注意】

１枚目のタイトルスライドの後ろに、目次用のスライドを挿入します。
PowerPointの場合は、スライドの大きさも限定されているので、目次は細目まで記載する必要はありません。
目次の作成が終われば、上書き保存します。

５．表紙の作成

　最後に表紙を作成します。

表紙はレポートの１ページ目に作成します。

【出来上がり見本】

【作業手順】

①レポートの最後のページに表紙を作成するページを追加し、

　見出し１のスタイルを設定します。

　【注意】表紙用のページの終わりには必ずページ区切りを入れて改ページしておきます。

②ナビゲーションウィンドウで１ページ目に移動します。

③下図のように、表紙用のページ（１ページ目）に表紙を作ります。

【注意】

レポートの表題の文字は大きいサイズにします
所属や氏名は表題より小さいサイズにします。
表題や所属、氏名は中央揃えにします。
表題は、表紙の上下の中央よりやや上部に配置します。
所属や氏名は表紙の上下の中央より下部に配置します。

④表紙のページにだけ、ページ罫線を設定して、見栄えを良くします。

［デザイン］－［ページの背景］－［ページ罫線］をクリック

【注意】

ページを囲むように設定します。
罫線の色を選択します。
罫線の太さを選択します。
罫線の種類を選択します。
ページ罫線は、１ページ目（表紙）のみに設定します。

【出来上がり見本】　ページ罫線は表紙（１ページ目）にだけ設定します。

６．pdfファイルの作成

①出来上がったWordのレポートで、下記の更新を行います。

最後のページは「空ページ」になっているので、ページ区切りを削除して、空ページを削除します。
目次を更新します。

②上書き保存します。

③pdfファイルを作成（エクスポート）します。

【注意】

　・作成手順は、下記にあります。

　・PowerPointのスライドはpdfファイルにエクスポートしません。

【pdfファイル】

作成したレポートを他人に改竄されたくない場合に利用します。
PCにレポートを見るWordが無い場合に利用します。
公開する文書に利用します。
作成（エクスポート）したpdfファイルは、EdgeやGoogleChrome、Safariなどのブラウザで見ることが出来ます。⇒MacBookやiPhoneでも見ることが出来ます。