Hoja de cálculo I

1.- La hoja de cálculo Excel.

Una hoja de cálculo es un programa que nos permite realizar todo tipo de operaciones matemáticas con los datos que se incluyen en ella.

El aspecto de una hoja de cálculo es semejante al de una tabla rectangular con forma de rejilla. Esta estructura se forma por la intersección de líneas verticales (columnas) y líneas horizontales (filas). Los cuadros que se forman por la intersección de una fila con una columna se denominan celdas.

Las columnas se nombran con las letras que aparecen sobre cada una de ellas. La primera columna se identifica con la letra A, la segunda con la letra B, la tercera con la C y así sucesivamente, hasta completar 26 columnas.Las filas se identifican con números correlativos, que empiezan por el 1 hasta el 65.536 con la última fila. Las celdas son intersección entre un fila y una columna y se identifican con la letra de la columna a la que pertenecen y el número de la fila. Para movernos de una celda a otra podemos hacerlo:

• • Con el teclado: usando las flechas del teclado

  • Con el ratón: desplazando el ratón hasta la celda que queramos.

• • Con el cuadro de nombres: introduciendo la columna y la fila.

La celda en la que nos encontramos en cada momento se denomina celda activa y se identifica porque se resalta sus bordes. Además, dentro de una hoja de cálculo, podemos trabajar con varias filas o columnas. A esta agrupación se la denomina rango.

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1.1.- Creación de una hoja de cálculo.

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007:

• 1. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre  Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

• 1. Desde el icono de Excel del escritorio.

Para  cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

• 1. Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

  2. También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

• 1. Hacer clic sobre el menú Botón Office   y elegir la opción Salir.

1.2.- La ventana Excel.

Al iniciar Excel aparece una  pantalla inicial como ésta:

Esta pantalla tiene los siguientes componentes:

La barra de título:

, restaurar  y cerrar .

La barra de acceso rápido:

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

La barra de etiquetas:

Cada vez que abrimos una hoja Excel se puede crear por defecto varias hojas. Esta barra nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento:

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

2.- Introducción de datos.

Para introducir información en una celda, primero debemos seleccionarla, haciendo clic sobre ella y después introducir los datos. Para que Excel reconozca como definitivos los datos deberá de confirmarse o pulsando Enter en el teclado o seleccionando otra celda con el ratón. El contenido de una celda se puede borrar seleccionando la celda y pulsando Supr. Para modificar datos bastará con hacer clic en la celda e introducir nuevos datos.

En cada celda sólo podrá introducirse un dato. Cuando el tamaño de los datos introducidos es mayor que el ancho de la celda, los datos ocuparán el espacio de las celdas contiguas cuando estén vacías. Si el dato es numérico y no se puede mostrar completamente, en su lugar aparecerá el símbolo ###. Para lograr ver los datos deberemos aumentar el ancho de la columna.

Los datos que se pueden introducir en una celda son:

Texto: cualquier combinación de caracteres alfabéticos, numéricos, fechas, horas...

Números: los dígitos del 0 al 9 y caracteres como +, -, (),%.

Fórmulas: se utilizan para calcular resultados a partir de una expresión matemática de una celda o un rango. Para introducir una fórmula, primero se teclea el símbolo = y a continuación, los datos y la operaciones necesarios.

3.- Operaciones con archivos.

Guardar un archivo Excel:

Un método consiste en  almacenar el archivo asignándole un nombre: 

Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que cambiarle la ubicación o el nombre.

Otro método consiste en  almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar   de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía.

Cerrar un archivo Excel:

 Se puede cerrar un documento de varias formas:

• • Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos preguntará si queremos guardar los cambios.

• • Otra forma consiste en utilizar el  botón Cerrar  de la barra de menú, cuidado no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Crear un archivo nuevo Excel:

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

Abrir un archivo ya existente:

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Buscaremos la ubicación del archivo y lo abriremos.

4.- Operaciones con la hoja de cálculo.

4.1.- Copiar, cortar y pegar elementos.

• • En un primer tiempo copiamos o cortamos:

Seleccionar la celda o celdas a copiar o cortar.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic en el botón Copiar o Cortar.

• • En un segundo tiempo

  • Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

  • Seleccionar la pestaña Inicio.

• • Haz clic en el botón Pegar.

En algunas ocasiones nos puede  interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos  a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el  Pegado especial.

4.2.- Inserta y borrar filas o columnas.

Desde el menú inicio, si seleccionamos:

Podremos añadir filas o columnas, así como ajustar su tamaño, ect...

4.3.- Formato de texto de una celda.

Excel nos permite  cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas:

• • Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la siguiente ficha:

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

• • En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida.

4.4.- Formato de numero de una celda.

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.

Seleccionar la pestaña Inicio.

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número.

Aparecerá la siguiente ficha:

Desde esta ficha podremos variar además del formato del número,

su alineación,

los bordes de la celda,

decorar su fondo,

o si protegerla.

5.- Impresión.

Vamos a ver las diferentes  técnicas relacionadas con la impresión  de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.

5.1.- Configurar página.

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite  modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel, ...

Iremos al menú y seleccionaremos Diseño de Página y luego Configurar Página.

La pestaña Página y permite indicar características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de página.

La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

5.2.- Vista preliminar.

La  vista preliminar es una herramienta que  nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla.

5.3.- Imprimir.

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas.

Ejercicios Excel I.