Embedded Files
En algunas ocasiones, la diapositva que vamos a crear debe contener más elementos que los que aparecen en los autodiseños que hemos visto hasta ahora. PowerPoint, nos permite insertar cualquier tipo de objeto adicional en cualquier diapositiva.
5.-Personalizar diapositiva.
5.1.- Reorganizar diapositivas.
A veces, después de visualizar una presentación, nos damos cuenta de que el orden no es correcto. Con PowerPoint modificar el orden de las diapositivas es sencillo. Esta operación se puede realizar desde el clasificador o desde el panel de esquema. Basta con hacer clic sobre la diapositiva que queremos mover y arrastrarla hasta la posición donde la queramos dejar.
Si queremos eliminar una diapositiva bastará con seleccionarla y pulsar la tecla Supr o bien elegir la opción del menú Edición/Eliminar diapositiva.
5.2.- Insertar cuadro de texto.
Para añadir un nuevo cuadro de texto puedes elegir entre:
1ºHacer clic en el botón Cuadro de texto
de la barra de dibujo.
2º Desde la barra de menús desplegando el menú Insertar y seleccionando la opción Cuadro de texto.
Verás como el cursor toma este aspecto
, donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto.
Introduce el texto.
Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces Esc.
*
5.3.- Insertar Ilustraciones.
Los gráficos se utilizan muy a menudo en las presentaciones por su facilidad de esquematizar gran cantidad de información.
PowerPoint incluye muchos tipos de gráficos que más adelante podrás ver.
Insetar un gráfico:
Para insertar un gráfico en una diapositiva unicamente tienes que pulsar en el botón
de la barra estándar.
PowerPoint insertará un gráfico en la diapositiva y te mostrará la hoja de datos que contiene las cantidades que se representan en el gráfico.
En la hoja de datos la primera columna que aparece es la que representa la leyenda, la primera fila (1er trim.,2do trim....) representa el eje X (horizontal) y las cantidades serán representadas en el eje Y.
Este dibujo es la representación de la hoja de datos que te hemos mostrado anteriormente.
Una vez insertado el gráfico es muy fácil de modificar los datos de la hoja de datos, unicamente sitúate sobre la celda que quieras modificar e inserta el nuevo valor que inmediatamente verás representado en la gráfica.
Como podrás apreciar cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema.
Por defecto PowerPoint utiliza el gráfico de barras porque es el más utilizado ya que representa fácilmente las cantidades y permite comparar los distintos valores con gran facilidad.
Para modificar el tipo de gráfico hemos de hacer doble clic sobre el gráfico para seleccionarlo, debe aparecer con un marco de rayas oblícuas. Cuando estamos en un gráfico la barra de menús cambia.
Del menú Gráfico selecciona la opción Tipo de gráfico.
Aparecerá una ventana como la que te mostramos a continuación:
En la lista de la izquierda selecciona el tipo de gráfico que te gusta, inmediatamente te aparecerán unos subtipos de gráficos en la zona de la derecha de la ventana que están relacionados con el tipo genérico que has elegido anteriormente.
Selecciona el gráfico que más te guste, pero te aconsejamos que si quieres que te sea de utilidad busca gráficos que permitan representar y captar la información fácilmente.
También puedes elegir otros estilos más personalizados con la pestaña Tipos personalizados.
Si quieres que cuando pulses el botón
el gráfico que se genere no sea el de barras sino otro que a tí te gusta elige el gráfico y después pulsa en el botón Establecer como predeterminado.
Pulsa Aceptar.
A continuación te mostramos una imagen de cómo queda el gráfico que anteriormente te habíamos mostrado al cambiar el tipo de gráfico a circular.
Si quieres ocultar o mostrar una leyenda del gráfico pulsa en el botón leyenda
.
Organizar la información por columnas quiere decir que los datos que aparecen en la primera columna serán los que compongan el eje X y se hace pulsando sobre el botón
Si quieres organizar la información por filas ( la primera fila representará el eje X) pulsa el botón
y te quedará algo parecido a esto:
Si la hoja de datos del gráfico no aparece pulsa en el botón
.
Si además del gráfico quieres mostrar la hoja de datos en la diapositiva pulsa el botón . Este es el resultado:
Si quieres que en el gráfico aparezcan unas líneas horizontales y/o verticales para interpretar mejor los valores representados, pulsa en los botones
. Este es el resultado:Si quieres modificar el color de alguna de las series que componen el gráfico (una de las barras que se representan en el gráfico, el área del gráfico, etc.) primero selecciónala en la barra estándar como te mostramos a continuación o haciendo clic sobre una de las barras de la serie.
Después despliega la lista
y elige el color que quieras.
Para eliminar un gráfico haz clic sobre él y pulsa Supr.
Insertar un organigrama.
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar diagramas, su utilización es muy sencilla y a continuación lo descubrirás.
Para crear un organigrama tienes que seleccionar del menú Insertar la opción Diagrama....
Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint. Nosotros elegiremos un organigrama.
Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar.
Una vez insertado el organigrama aparece una barra de herramientas como la que te mostramos.
A través de esta barra podrás controlar todas las operaciones que puedes realizar con el organigrama.
Insertar forma te permite insertar una nueva rama o un nuevo nivel en el organigrama.
En Diseño podrás controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del organigrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos.
El botón
nos permite elegir el estilo del diagrama que queremos dentro de una gran variedad.
Una vez seleccionado el que te gusta pulsa Aplicar.
Para añadir texto en los cuadros de algún tipo de diagrama que incorpora PowerPoint, como puede ser un organigrama, unicamente tienes que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el cuadro del diagrama en el que quieras insertar texto y verás como aparece el cursor para que insertes el texto.
Puedes aplicar al texto de las elementos del diagrama las mismas opciones de formato que hemos visto en el tema 9. Por ejemplo se puede subrayar, cambiar su tamaño, el color de la fuente, justificar al centro, etc...
Para añadir nuevos niveles en un organigrama tienes que situarte primero en el cuadro del nivel a partir del cual quieres insertar el nuevo nivel.
Después en la barra de herramientas organigrama despliega el menú Insertar Forma y selecciona la opción Subordinado.
*
despúes de insertar subordinado
*
Para añadir nuevos cuadros en un mismo nivel tienes que situarte en el cuadro del nivel donde vas a insertar el nuevo cuadro teniendo siempre en cuenta que PowerPoint añadirá el nuevo cuadro a la derecha del cuadro seleccionado.
Después en la barra de herramientas organigrama despliega el menú Insertar Forma y selecciona la opción Compañero de trabajo.
*
despúes de insertar compañero de trabajo
*
Para añadir un ayudante tienes que situarte donde quieres insertar la nueva rama y después desplegar de la barra de herramientas organigrama el menú Insertar Forma y seleccionar Ayudante.
*
despúes de insertar ayudante
*
Organizar los elementos de un diagrama:
PowerPoint te permite modificar la posición de las ramas que dependen de un cuadro, por ejemplo le podemos decir que todos los cuadros que dependan del que tenemos seleccionado se situen a la izquierda, etc.
Para modificar el Diseño tienes que seleccionar el cuadro que quieras y después desplegar el menú Diseño de la barra Organigrama.
Si seleccionas Dependientes a la izquierda por ejemplo te aparecerá algo similar a lo que te mostramos a continuación.
También se puede elegir Ajustar el organigrama al contenido o ajustar el tamaño a nuestro gusto con la opción Ajustar el tamaño del organigrama.
Insertar dibujos:
Al igual que podemos insertar gráficos en las presentaciones también se pueden insertar líneas, cuadrados, círculos, dibujos ya prediseñados, etc.
Para crear líneas rectas selecciona el botón
de la barra de dibujo.
Si la barra de dibujo no te aparece despliega el menú Ver, elige Barra de herramientas y por último Dibujo.
A continuación te mostramos un ejemplo de rectas.
Para cambiarles el color a las rectas haz doble clic sobre la que quieras, aparecerá la ventana Formato de autoforma que te mostramos a continuación:
En el apartado Línea selecciona el color de línea que más te guste. También puedes cambiar el estilo, grosor y tipo de línea.
Dibujar flechas:
Para dibujar flechas selecciona el botón
de la barra de dibujo.
A continuación te mostramos un ejemplo de flechas.
Para cambiar ciertas propiedades de las flechas como el color o la terminación, haz doble clic sobre la que quieras y después en la ventana Formato de autoforma que aparece selecciona el color y la terminación de la flecha que más te guste.
Para dibujar cuadrados o rectángulos selecciona el botón
de la barra de dibujo, después haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrástralo, verás aparecer el cuadrado, cuando lo tengas del tamaño que quieras suelta el ratón.
A continuación te mostramos un ejemplo de cuadrados y rectángulos
Haciendo doble clic sobre él, se abrirá la ventana Formato de autoforma donde podrás cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado línea) o añadir transparencia al fondo.
Para dibujar círculos y elipses selecciona el botón
de la barra de dibujo, después haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrástralo hasta donde quieras.
A continuación te mostramos un ejemplo de elipses y círculos
Para cambiarles el color haz doble clic sobre la que quieras y después en la ventana Formato de autoforma podrás cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes (en el apartado línea) o añadir transparencia al fondo.
PowerPoint te permite dibujar formas ya prediseñadas, como pueden ser una estrella, bocadillos de distintas formas, etc.
Para insertar alguna forma prediseñada tienes que desplegar el menú Autoformas de la barra de Dibujo, elegir el estilo que más te guste y después el dibujo en concreto. Haz clic sobre la diapositiva con el botón izquierdo del ratón y arrástralo hasta conseguir la forma deseada.
Una vez dibujada nuestra autoforma podremos cambiar sus características haciendo doble clic sobre ella y después en la ventana Formato de autoforma que aparecerá seleccionar el color de relleno o color del borde, etc que queremos cambiar.
Dentro de cada categoría tenemos varias autoformas, por ejemplo:
En la categoría Líneas tenemos
, en la categoría Conectores tenemos .
En la categoría Flechas de bloque tenemos
, en Diagrama de flujo .
En Cintas y estrellas tenemos
, en Llamadas .
En Botones de acción
.
A continuación te mostramos un ejemplo de Autoformas
6.- Insertar sonidos y películas.
Otro elemento muy útil a la hora de diseñar presentaciones son elementos multimedia como sonido y películas. En PowerPoint podemos insertar en nuestras presentaciones sonidos e incluso películas.
Para insertar un sonido en una presentación despliega el menú Insertar y elige Películas y sonidos.
Después aparecerá una lista en la que podrás elegir un sonido de la galería de sonidos que incorpora PowerPoint. Podrás también insertar un sonido que ya tengas almacenado en tu ordenador, o grabar tú mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un Cd de audio.
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