Google Workspace for Education
Google Workspace for Education är en samling tjänster som Google tagit fram för skolan. Googles tjänster ska förenkla, effektivisera och tillgängliggöra undervisningsmaterial samt underlätta delning av denna information mellan lärare och elever. Göteborgs Stad har skrivit ett avtal med Google som innebär ett skydd för både elever och pedagogisk personal, dock får inte känsliga personuppgifter eller integritetskänslig information skapas och förvaras här. Du som lärare får ej använda det material som elever producerat i annat än undervisningssyfte. Observera att vårdnadshavare INTE får läggas in i Google Classroom utan hänvisas till Vklass.
Hur loggar jag in?
Gå till www.google.com
Klicka på den blå knappen som det står logga in på längst upp i högra hörnet genom att klicka på Logga in.
Fyll i dina användaruppgifter, se nedan, och klicka sedan på Logga in.
Inloggningsuppgifter
Elev
Du har din e-postadress, dvs tre första bokstäver i för- och efternamn + månad och dag +@skola.goteborg.se
(t.ex andand0102@skola .goteborg.se) som ditt användarnamn. Lösenordet är samma som till Vklass.
Personal
Du har din e-postadress (anders.andersson@grundskola.goteborg.se) som användarnamn. Lösenord är samma som till Vklass och din arbetsdator.
OBS, var noga med att inte logga in i tjänster vi inte har avtal med även om de erbjuder inloggning med Google-konto. Kika HÄR för översikt över vilka avtal som finns i förvaltningen.
Rutiner vid läckta lösenord för elever
Leverantören skickar ett automatgenererat mail till eleven och administratören i Google om att lösenord är läckt. Administratör i Google återställer lösenordet.
Eleven behöver byta lösenord på sitt konto för att kunna logga in igen. Lösenords-hanteraren på skolan behöver hjälpa eleven med detta.
Viktigt att skilja mellan skol-, arbetskonto och privat konto
Ditt Google skol-, arbetskonto är avsett enbart för skol- eller arbetsrelaterade ändamål och inte för privat bruk. Det är viktigt att du håller ditt konto och dess innehåll inom ramen för skolrelaterade projekt. Var noga med att använda ditt privata konto då du loggar in i tjänster för privat bruk.
Appar från Google till iPad
Google har tagit fram en rad olika appar, dels appar för produktion och samarbete men även nöjesappar. För att komma åt dem via din iPad gå till Skolans appar och logga in vid behov med ditt konto, se instruktion ovan. Läs mer här...
Har du önskemål om en app/tillägg/webbstjänst att använda i undervisningen?
Fyll i formuläret till höger för tjänsten som du önskar ska tillgängliggöras. När detta är ifyllt granskas tjänsten och vi återkopplar till dig så fort detta är klart.
Här finns en länk till Utbildning Google en webbplats för dig som vill lära dig mer om Googles tjänster.
Så här använder du Utbildning Google:
Välj den tjänst som du vill lära dig mer om.
Välj det område som du vill fördjupa dig i.
Titta på filmen eller läs lathunden och svara på kunskapsfrågorna.
Länk till manual för:
Google i grundskoleförvaltningen
Personuppgifter
Enligt Dataskyddsförordningen är känsliga personuppgifter information om hälsa, sexualliv, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i fackförening och biometriska uppgifter som kan bidra till att identifiera en person. Integritetskänsliga kan t.ex. vara personnummer. Därtill anses barns personuppgifter i allmänhet vara särskilt skyddsvärda.
Dokumentation eller överföring av integritetskänsliga personuppgifter får inte ske i Google-miljön. Det är alltså inte en lagringsyta för exempelvis uppgifter om hälsotillstånd, sociala utveckling personliga hemförhållanden, beskrivningar av relationer mellan elever eller betyg.
Gallringsrutiner
När en elev slutar i grundskoleförvaltningen blir kontot inaktiverat och det går inte längre att logga in. Kontot raderas helt efter 2 år. Personuppgifter som finns i Drive eller Classroom ansvarar varje enskild lärare för att kontinuerligt arkivera eller gallra när de inte längre är aktuella, dock minst en gång per termin. Tänk på att du som lärare ansvarar för att skicka tillbaka material som elever lämnat in för att undvika att du står som ägare till elevers filer. Pedagogisk personal och elev som slutar i grundskoleförvaltningen ansvarar själv för att spara ner det hen vill behålla från sin Drive genom att göra en Take out.
Guider och support
Besök webbplatsen https://sites.google.com/grundskola.goteborg.se/gsfe/startsida
eller mejla:
digital@grundskola.goteborg.se
Riktlinjer kring Googles tjänster
Google Drive - personlig lagringsyta
En personlig lagringsyta för elever och pedagogisk personal. Här kan alla typer av filer lagras, exempelvis textdokument, pdf-filer, bilder och filmer. Du är ägare av materialet på Drive men kan dela det med elever och pedagogisk personal. Material i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar.
Tänk på! att filer som lagras här ska vara kopplade till det pedagogiska arbetet och inte innehålla känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
Lär dig mer HÄR -->
Delade enheter
En gemensam lagringsyta för pedagogisk personal där materialet inte ägs av en enskild individ. Om någon slutar finns materialet kvar. Alla i gruppen har samma behörighet till allt på enheten. Det går att dela enskilt material med person utanför gruppen men var noga med behörigheten.
Tänk på! att filer som lagras här ska vara kopplade till det pedagogiska arbetet och inte innehålla känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter.
Googles kontorsprogram
I kontors-programmen Dokument, Presentation och Kalkyl kan du skapa ord-behandlingsdokument, interaktiva presentationer och göra kalkyler. Du kan välja att ha dem privata eller att dela dem med en person eller en användargrupp. Programmen gör det möjligt att samarbeta och arbeta ihop i realtid.
Tänk på! att innehållet i kontors-programmen ska vara kopplade till det pedagogiska arbetet och får inte innehålla känsliga eller extra skydds värda personuppgifter.
Google formulär
Ett verktyg för att skapa formulär, quiz och enkäter. Här kan lärare skapa
självrättande prov, elev och lärare göra undersökningar och samla in data för att sedan analysera svaren direkt i diagram eller genom Kalkyl. Går att dela via e-post, länk, bädda in på webbsida eller via Classroom.
Tänk på! att inte samla in känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter i enkäter.
Lär dig mer HÄR -->
Google Classroom
Ett digitalt klassrum där lärare kan skapa och samla arbets- material, uppgifter och resurser. Läraren har möjlighet att ge formativ feedback på elevarbeten både under och efter genomfört arbete. Elever ges möjlighet att lämna in individuella uppgifter, samarbeta och ge åter koppling till klasskamrater via inlägg och kommentarer.
Eleven får överblick över Klassuppgifter med uppdatering via Kalender, i klassrummets Flöde, i Att göra-listan och som avisering i G-mail.
Tänk på! att bara ha formativ bedömning och inte betyg i Classroom. Var noga med att enbart bjuda in lärare som ska ha åtkomst i resp. Classroom. Observera att vårdnadshavare inte får läggas in i Classroom utan hänvisas till Vklass.
Lär dig mer HÄR -->
Google Kalender
Kalenderfunktion för privata eller delade kalendrar, exempelvis en tidsbestämd Klassuppgift i Classroom. Kalendern kan delas med alla på skolan eller delas med specifika personer med möjlighet att dölja vissa händelse-uppgifter. Du kan välja att visa privat kalender eller flera kalendrar i samma vy.
Tänk på! att inte behandla känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter i kalendern, exem-pelvis en modersmålsläxa för enskild elev.
Google Meet
Meet är ett verktyg för videosamtal. Tjänsten är godkänd att använda vid
distansundervisning, samtal mellan pedagogisk personal och elev, vid föräldramöten och utvecklings-samtal. Samtalet är krypterat. I tjänsten finns även en tillhörande chattfunktion.
Tänk på! att pedagogisk personal är ansvarig för videomötet. Behandla inte känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter i chatten. Inga möten får spelas in.
Google Chat
Kommunikations-tjänst där användaren antingen kan direktchatta med en specifik person eller skapa rum för gruppkonversationer mellan flera per-soner. Här finns även möjligheten att starta videochat och lägga till olika resurser.
Tänk på! att inte behandla känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter i chatten.
G-Mail
Grundskole-förvaltningen tillhandahåller G-mail som e-post för elever. Genom G-mail kan elever kontakta lärare, kommunicera externt, få uppdateringar och aviseringar från Classroom samt få tillgång vissa digitala läromedel. Tjänsten är inte tillgänglig för lärare.
Tänk på! att lärare ansvarar för att informera elever om tjänsten, inloggnings-förfarandet samt användning.
Google Foto
Google Foto är en bild- och videotjänst för pedagogisk personal med möjlighet att lagra filer och för bildbehandling. Foto och film kan överföras automatiskt via mobil eller platta till Google Foto och delas med andra.
Tänk på! att inte lagra känsliga eller integritetskänsliga personuppgifter med bild och film i tjänsten. Var restriktiv med elevernas personuppgifter och gallra kontinuerligt bland bilder som inte längre är aktuella.
Google Sites
Google Sites är ett verktyg för att skapa publika webbplatser för skolarbeten. Det kan till exempel vara ett temaarbete, skoltidning eller ett projekt som dokumenteras och publiceras på webben.
På siten får skolans namn och klass/grupp publiceras. Eleven får skriva under en artikel med förnamn. Om skolarbetet kräver ytterligare personuppgifter, exempelvis ljud, film och foto som identifierar en elev, krävs samtycke av vårdnadshavare. Kontakta myndighetsavdelningen för hjälp med samtycke.
Tänk på! vad som publiceras. Lärare ansvarar för att...
... informera rektor om att en Site upprättas och i vilket syfte
... kontaktuppgift till ansvarig för Siten framgår tydligt på webbplatsen
... informera vårdnadshavare om elever ska medverka
... inga känsliga personuppgifter publiceras
... kontinuerligt tillse redigeringsrättigheter
... avsluta webbplatsen när den inte längre är aktuell
YouTube
I YouTube-tjänsten finns det möjlighet att redigera, lagra och dela film för
pedagogisk personal. Välj om filmen ska vara Privat och bara synlig för dig, olistad vilket gör den endast synlig för de som har länken eller om det ska vara offentlig och sökbar. Eleverna kan inte logga in i tjänsten.
Tänk på! att om YouTube-filmen innehåller ljud, film eller foto som identifierar en elev, krävs samtycke av vårdnadshavare. Kontakta en informationssäkerhetssamordnare i förvaltningen för hjälp med samtycke.
Google Earth
Tjänsten är en digital jordglob där jorden kan ses från ovan eller zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Här finns information om exempelvis länder, platser, statyer och ger elever möjlighet att exempelvis skapa interaktiva reseberättelser.
Tänk på! att inte hantera känsliga eller integritets-känsliga personuppgifter.
Google Maps
Google Maps är kartbilds- och satellitfototjänst som bland annat ger möjlighet att mäta sträckor och area, se information om kollektivtrafik, zooma in på en detaljerad kart- eller gatuvy i 3D. Användaren kan markera ut egna platser och skriva fakta.
Tänk på! att användaren inte ska hantera känsliga eller integritets-känsliga personuppgifter när hen markerar ut egna platser med fritext.
Google Keep
Google Keep är en anslagstavla för anteckningar och kom ihåg-listor med möjlighet att spara länkar, röst-anteckningar, bilder som kan kategorisera med hjälp av etiketter. I Keep finns möjlighet att dela anslagstavlor med både pedagogisk personal och elever.
Tänk på! att inte behandla känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter i anteckningarna.
Gemini
Gemini är Googles språkmodell (AI-chatt). Innan du använder tjänsten måste du godkänna några villkor sen kommer du åt den. Du når tjänsten HÄR. Nedan finns några saker du behöver tänka på vid användning av chatten:
Uppge inga former av känslig information i chatten.
Uppe inga personuppgifter på dina elever i chatten.
Informationen och svaren som du får är inte alltid en sanning, använd med källkritiskt förhållningssätt och dubbelkolla alltid informationen.
Read Along
Tjänst som bygger på AI för eleverna att träna högläsning och läsförståelse. Här finns en mängd böcker att läsa på engelska där eleverna får stöd i sitt uttal.
Vanliga frågor och svar
Vem vänder jag mig till om jag har problem med mitt Google-konto?
Pedagog: I första hand pratar du med skolans Google-superanvändare, kan hen inte hjälpa dig skicka ett mejl till digital@grundskola.goteborg.se
Elev: Prata med din lärare, kan hen inte hjälpa dig se arbetsgången ovan.
Jag kan logga in i Vklass men inte i Google, vad är det som är fel?
Byt lösenord och tänk på att du inte får använda å,ä,ö och det måste vara minst 8-tecken långt. Det kan vara en fördröjning på några minuter innan lösenordet slår igenom i alla system. Fungerar det ändå inte, se ovan.
Vilken typ av personuppgifter får inte lagras i Google?
I GWFE får inte känsliga eller extra skyddsvärda personuppgifter lagras. Känsliga personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen är uppgifter om hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, ras eller etniskt ursprung, religiös eller filosofisk övertygelse, politiska åsikter, genetiska uppgifter, medlemskap i en fackförening och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.
Extra skyddsvärda personuppgifter är till exempel löneuppgifter, uppgifter om lagöverträdelser och uppgifter om sociala förhållanden. I GWFE får man alltså inte dokumentera om sjukfrånvaro eller uppgifter från utvecklingssamtal. Detta gäller i samtliga verktyg och applikationer som finns tillgängliga via GWFE
Hur stort lagringsutrymme har jag?
Varje användare har obegränsat lagringsutrymme för Google Drive och Google Foto. Elever har även obegränsat med utrymme i sin e-post Gmail.
Om jag slutar att arbeta/ studera i Grundskoleförvaltningen, försvinner allt mitt material från Google då?
Ditt konto med ditt material ligger kvar ett tag men vi rekommenderar att du i god tid gör en så kallad takeout och laddar ner ditt material. Antingen till ett USB-minne eller överför det till ett annat Google-konto. Se vidare här för manual...
Avtal för dig som ska använda tjänsten/appen i undervisningen:
Leverantör:
Företagets information om tjänsten:
https://edu.google.com/intl/sv/
Syfte och avgränsningar:
Google Workspace for Education är till för att dela dokument, sammarbeta och ge formativ feedback. Summativa sammanställningar och betyg ska inte kommuniceras i Google, de räknas som integritetskänsliga elevuppgifter och dokumenteras i Vklass.
Roller:
Elev och Lärare med namn och e-post.
Vårdnadshavare få ej tillträde.
Gallringsrutin för inloggningsuppgifter och innehåll:
Kontouppgifter för inloggning och gallring sker automatiskt via källsystemet IST. Manuella konton ansvarar respektive skola för att gallra kontinuerligt, dock minst en gång/termin. Personuppgifter kopplat till dokument eller Classroom ansvarar varje enskild pedagog för att kontinuerligt arkivera/gallra, dock minst en gång per termin.
Informationssäkerhetsklass:
KLASS 1
I avtalet med Google har Göteborgs Stad säkerställt att användarnas uppgifter och material inte får användas av någon annan - informationen får inte säljas vidare eller användas i Googles egen utveckling.
Läs mer om informationssäkerhetsklassning från SKL
Läs mer om Göteborgs Stads avtal med Google