• 原因：若案卷已超過半年未進行異動或編目，系統於每個月1日會自動排程更新並產生於案卷著錄匣。 

• 作業方式：點選「檔案管理>案卷著錄匣」> 點選「著錄」>輸入案情摘要＞選擇主題項並輸入關鍵詞彙>

按【儲存】。

• 案情摘要：為描述案卷案情大要內容的簡短文字，針對案名加以補充說明，以利迅速掌握檔案案卷所含內容重點。

• 主題項：為依檔案內容，擇取足以表達案卷內容的檔案關鍵詞彙。