文書作業 Q&A
1.來文公文如何改分？
◆ 紙本簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤 ＞ 點選公文狀態「處理中」＞ 點選欲處理之公文＞ 點選「改分」。
選擇「承辦單位」、「承辦人員」＞按【確定】。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於全部公文頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「改分」。
選擇「承辦單位」、「承辦人員」＞按【確定】。
🔔【提醒】第一次分錯時，可以「取消處理作業」取回並重分，
若再次分錯，則需請承辦人退分後，方可執行上述作業。
2.來文公文如何銷號？
◆ 紙本簽核
點選「文書處理 > 公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤 ＞ 點選公文狀態「處理中」＞ 點選欲處理之公文＞點選「銷號」。
輸入［銷號原因］＞按【確定】。
◆ 線上簽核
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於全部公文頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「銷號」。
輸入［銷號原因］＞按【確定】。
🔔【提醒】承辦人需先執行退分方可執行上述作業
3.來文分文時，未選擇承辦人應如何重新分文？
點選「文書處理 > 公文分文匣」。
於全部公文頁籤 > 點選欲處理之公文 ＞ 點選「分文」。
選擇「承辦單位」＞ 選擇「承辦人員」> 按【確定】。
🔔【提醒】公文不指定承辦人時，會同步顯示於單位主管之提陳分文匣。
4.已發文歸檔公文如何開啟，以利重新發文？
點選「作業>重新發文作業」。
輸入文號並按【查詢】>按【電子發文】即可開啟文稿。
🔔【提醒】若欲修改文稿內容並重新發文，需請檔管人員退件。
5.如何查詢機關內未結案公文？
點選「查詢 ＞ 公文資料查詢」。
設定「收創日期」、「結案別」為「未結案」 ＞ 按【查詢】。
6.差假時，如何設定代理人處理公文？
點選「作業>代理人設定」。
輸入「代理人資訊」>按【儲存】。
🔔【提醒】代理期間預設為隔天，請依需求自行調整。
7. 電子來文分文後變成紙本簽核，該如何改回線上簽
核？
點選「文書處理＞公文處理匣」。
於紙本簽核頁籤＞點選公文狀態＞點選欲處理之公文＞點選「公文內容」。
選擇「承辦人員」>勾選「線上簽核」>按【確定】。
8. 公文處理錯誤時，如何取消處理？
(如：歸檔取回、銷號取回...等)
點選「作業 ＞ 取消處理作業」。
輸入公文文號 ＞ 按【查詢】> 按【取消處理】。
🔔【提醒】下一關人員若已簽收，則無法使用此功能取消處理。
（ex.公文歸檔後，檔管人員已簽收，則需請檔管人員退件）