Organisaties moeten hun processen beschrijven om inzicht, kwaliteit, compliance en samenwerking te waarborgen.
Organisaties moeten die documentatie gebruiken als stuurinstrument voor uitvoering, verbetering en verantwoording.
En organisaties moeten de documentatie onderhouden om wendbaar, compliant en effectief te blijven in een veranderende omgeving.
Waarom processen beschrijven
Een organisatie moet haar processen beschrijven omdat dit:
Inzicht en duidelijkheid biedt
Medewerkers weten wat het proces inhoudt, welke rol zij vervullen, en hoe hun werk bijdraagt aan het eindresultaat en de klantwaarde.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden expliciet gemaakt (RASCI-principe).
De kwaliteit van producten en diensten borgt
Kwaliteit wordt in het proces gemaakt; een proces moet dus bekend, beheerst en herhaalbaar zijn.
ISO-certificeringen en andere normen vereisen actuele processpecificaties.
Naleving van wet- en regelgeving ondersteunt
Regels zijn eenvoudiger toe te passen en nieuwe regelgeving kan sneller worden verwerkt.
Processen helpen bij compliance en risicobeheersing.
Procesverbetering en innovatie mogelijk maakt
Zonder een procesmodel en beschrijving kun je geen verbeteringen meten of bespreken.
Beschreven processen vormen de basis voor procesanalyse, process mining en BPM Next Level-aanpak.
Kennisdeling en opleiding faciliteert
Nieuwe medewerkers kunnen sneller worden ingewerkt.
Processen worden ook een instrument voor kennismanagement.
6. Samenwerking en communicatie verbetert
Een visuele procesbeschrijving maakt samenwerking over afdelingen heen eenvoudiger.
Bevordert een gedeeld begrip van “hoe we werken” en “waarom”.
Procesarchitectuur en IT-ondersteuning inzichtelijk maakt
Processen tonen hoe informatiesystemen gebruikt worden en waar en wanneer data wordt vastgelegd.
Dit vormt de basis voor digitale transformatie en integratie (BPM Next Level).
Gebruik ARIS als procestool
ARIS is de leading tool volgens Gartner
Gebruikers hebben direct toegang tot hun processen via ARIS Connect.
Procesarchitect en modelleurs maken gebruik van ARIS Designer.
Daarnaast kan Process Mining gebruikt worden om werkelijke procesuitvoering te vergelijken met de gedocumenteerde processen.
Sinds kort is ook de AI Companion toegevoegd, die een aantal taken sneller, eenvoudiger en efficiënter kan maken.
Een procesbeschrijving is niet alleen een ‘statisch’ document, maar een operationeel instrument voor:
Dagelijkse uitvoering en sturing
Medewerkers raadplegen processen om te weten “hoe het hoort”.
Procesprestaties kunnen via KPI’s en dashboards worden gevolgd.
Besluitvorming en continue verbetering
Process mining en data-analyse tonen afwijkingen tussen beschreven en feitelijke uitvoering.
Processen worden op basis van feiten bijgestuurd (datagedreven procesmanagement).
Governance en compliance
Een centraal procesregister (zoals in ARIS) fungeert als One Source of Truth.
Processen worden gekoppeld aan eigenaars, risico’s, normen en maatregelen (ProcesGovernance).
Verandermanagement
Bij wijzigingen in wetgeving, organisatie of IT is procesdocumentatie het startpunt om de impact te beoordelen.
Bevordert eenduidige communicatie tijdens veranderingen.
Processen veranderen continu — door klanten, technologie, of wetgeving — dus onderhoud is essentieel voor:
Actuele en betrouwbare informatie
Alleen actuele beschrijvingen zijn bruikbaar als werkafspraak of voor audits.
Verouderde processen leiden tot fouten, inefficiënties en non-compliance.
Procesgovernance en eigenaarschap
Proceseigenaren, procesexperts en het BPCC dragen zorg voor versiebeheer, kwaliteit en samenhang.
Het BPCC bewaakt standaarden, methodiek en consistentie in tools als ARIS.
Continu verbeteren (BPM Next Level)
Processen worden cyclisch geëvalueerd en verbeterd (Plan–Do–Check–Act).
Onderhoud is een structureel onderdeel van procesgovernance, niet eenmalig projectwerk.