Voordat begonnen kan worden met een procesanalyse en het modelleren en beschrijven (of aanpassen) van processen, moeten onder andere de volgende vragen beantwoord worden:
Wat is het doel van de procesanalyse?
Welke processen worden beschreven (afbakening)?
Voor wie zijn de procesbeschrijvingen bedoeld en wat gaan ze ermee doen?
Welke aspecten worden meegenomen in de procesbeschrijving, of welke juist niet?
Wie is verantwoordelijk voor de te beschrijven processen?
Zijn er andere stakeholders, wat is hun inbreng, hoe worden resultaten teruggekoppeld?
Wie gaat het resultaat, de procesbeschrijvingen enzovoorts, beheren en onderhouden?
Welke tool wordt gebruikt en welke standaard, methode van vastlegging, wordt gehanteerd?
Gegeven een bepaalde afbakening (Doel, Scope en Samenvatting van activiteiten en producten) zou een procesanalyse als volgt kunnen verlopen:
Uitgangspunt is: de klant zo snel en goed mogelijk te bedienen.
Bepaal de producten (of diensten)
Bepaal de interacties vanuit de 'buitenwereld' m.b.t. deze producten.
Elke trigger van de klant (order, vraag, klacht, verzoek) is in feite het startpunt van een (detail)procesketen en eindigt met een resultaat (product) voor de klant.
De voorlopige kandidaat processen zijn nu bekend.
Bepaal de processtappen en tussenliggende beslissingen. Zet er een korte beschrijving bij.
Soms zijn extra controlestappen (AO/IC) nodig vanwege functiescheiding. Of extra processen (checks/controles) om te voldoen aan wetten en regels en andere eisen.
Bepaal per processtap de werkwijze: automatisch, menselijke handeling of een combinatie.
Bepaal de rollen per processtap volgens RASCI.
Ieder proces heeft een (1) verantwoordelijke (A)ccountable.
Iedere processtap kent minimaal een (1) uitvoerende (R)esponsible.
Optionele rollen toevoegen indien nodig: (C)onsulting, (S)upporting, (I)nformed.
ICT: Bij automatische stappen: voeg applicatieservice toe als uitvoerende (R)esponsible rol.
Hiermee staat de voorlopige processtructuur.
Als de voorlopige processtructuur staat, dan kunnen overige aspecten toegevoegd worden aan de processtappen.
Vaak zijn dit allerlei eisen waaraan voldaan moet worden.
Denk hierbij aan:
Wetten en regels: voeg wetten en regels toe
Eisen: voeg eisen toe
Kwaliteit: voeg kwaliteitsdoelen en KPI's toe
Prestatiecriteria: voeg prestatiedoelen en KPI's toe...enz.
Koppel elk item uit 1 t/m 4 aan de processtap waar dat van toepassing is
Bepaal eventuele risico's.
Bepaal per risico welke maatregelen nodig zijn.
Maatregelen kunnen leiden tot extra processtappen of processen.
Voor de proceswerkers zijn in veel gevallen gedetailleerde instructies noodzakelijk. Daarin staat vaak vooral hoe om te gaan met het geautomatiseerde systeem. Bijvoorbeeld hoe een 'crediteur invoeren'. Dit zijn vaak documenten met beschrijving van handelingen en scherm-lay-outs hoe bepaalde velden op een scherm in te vullen.
Verder kunnen ook andere documenten toegevoegd worden met bijvoorbeeld vakjargon, achtergrond informatie, checklisten, resultaat-overzichten.
CONSOLIDEREN EN ELIMINEREN
Verifieer de (voorlopige) processen.
Ga na of er procesketens of delen ervan zijn, die veel op elkaar lijken. Sommige kunnen mogelijk worden samengevoegd.
Misschien komt een processtap al voor in een andere procesketen en kan hier hergebruikt worden. Delen die op meerdere plaatsen voorkomen kunnen mogelijk verheven worden tot 'standaard sub-proces'.
Let op: dat processen daardoor niet ingewikkeld worden en blijven aansluiten bij de dagelijkse realiteit.
MEER INZICHT EN OVERZICHT
Later worden de detailprocessen gegroepeerd tot hoofdprocessen en bedrijfsfunctie in de categorieën Management, Primaire processen en Ondersteunende processen.