ProcesGovernance v2

Procesgovernance gaat over het gestructureerd beheren, bewaken en verbeteren van bedrijfsprocessen. Het omvat het vastleggen van rollen, verantwoordelijkheden en richtlijnen, zodat processen niet alleen efficiënt uitgevoerd worden, maar ook aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie. Door duidelijke afspraken over eigenaarschap, monitoring en continue verbetering wordt de kwaliteit geborgd en blijven processen wendbaar in een veranderende omgeving. 

Dit artikel is een vervolg op de blog Procesgovernance versie 1.

Taken & verantwoordelijkheden PGC

1. Strategisch kader stellen
   Bepalen visie en doelstellingen voor procesmanagement.
   Vastleggen van procesprincipes en governance-structuur.

2. Prioriteren & besluiten nemen
   Goedkeuren van verbeterprogramma’s en grote proceswijzigingen.
   Prioriteren van resources en budget voor procesinitiatieven.

3. Eigenaarschap & sturing
   Benoemen en mandateren van proceseigenaren.
   Zorgen dat processen organisatiebreed consistent worden aangestuurd.

4. Monitoring & verantwoording
   Bewaken van prestaties via KPI’s en dashboards.
   Bespreken van risico’s, compliance en escalaties.

5. Cultuur & samenwerking stimuleren
   Creëren van organisatiebreed draagvlak voor procesgericht werken.
   Aanjagen van samenwerking over silo’s heen.

Business Process Competence Center (BPCC)

Het Business Process Competence Center (BPCC) is een centraal expertisecentrum dat de organisatie helpt om procesmanagement en procesmodellering professioneel en duurzaam te organiseren. Zeker bij gebruik van een procestool zoals ARIS is dit waardevol.

Samenstelling BPCC

Deelnemers zijn vaak een mix van proces-, IT- en veranderspecialisten:

• BPCC Lead / Procesmanager – stuurt het BPCC aan, verantwoordelijk voor visie, aanpak en kwaliteit.

• Procesarchitect(en) – bewaakt de procesarchitectuur en samenhang van modellen.

• Procesanalisten / modelleurs – ontwikkelen en onderhouden procesmodellen in ARIS.

• Toolbeheerder / ARIS Administrator – verantwoordelijk voor configuratie, rechtenbeheer en technisch onderhoud van de procestool.

OPTIONEEL, zie ook PGC hiervoor:

• Process mining experts: met process mining kun je de procesuitvoering in de praktijk vergelijken met de procesdocumentatie en dat kan verbeterpunten opleveren

• Proceseigenaren / gedelegeerden (vertegenwoordigers uit de business) – inhoudelijke kennis leveren en procesbeschrijvingen goedkeuren 

• Change/HR vertegenwoordiger – borgt rollen, competenties en adoptie van procesgericht werken.

• Kwaliteit/Compliance specialist – ziet toe op normenkaders, audit- en compliance-eisen.

Taken & verantwoordelijkheden BPCC

1. Methodiek & standaarden

   • Ontwikkelen en beheren van modelleerstandaarden (conventies, richtlijnen).

   • Zorgen voor consistentie en kwaliteit van procesmodellen.

2. Toolbeheer & support

   • Beheer van ARIS (technisch, functioneel, gebruikerssupport).

   • Opleiden en ondersteunen van gebruikers en modelleurs.

3. Procesarchitectuur & repository management

   • Onderhouden van de centrale procesarchitectuur, proceshiërarchie en bibliotheek met overige organisatieaspecten.

   • Bewaken van eenduidigheid en samenhang, versiebeheer en toegankelijkheid van modellen.

4. Ondersteuning business & verbeterinitiatieven

   • Faciliteren van workshops met proceseigenaren en teams.

   • Ondersteunen bij procesherontwerp en optimalisatie.

5. Kwaliteit & compliance

   • Zorgen dat processen voldoen aan interne en externe richtlijnen.

   • Voorbereiden van audits en toetsen van procesdocumentatie.

6. Kennisdeling & competentieontwikkeling

   • Organiseren van trainingen en kennissessies.

   • Bewaken en opbouwen van procesmanagement-competenties binnen de organisatie.

7. Rapportage & inzicht

   • Genereren van dashboards en rapportages uit ARIS voor management en PGC.

   • Signaleren van knelpunten en verbeterkansen.

Kortom: het BPCC is de “motor” achter procesmanagement, die standaarden bewaakt, tools beheert, kennis deelt en de business ondersteunt.

Beheerrollen toevoegen aan processen.

Je kunt de ProcesGovernance organisatie beschrijven, maar ook integreren in ARIS.
Dit werkt op dezelfde manier als bij extra procesrollen volgens de RASCI-methode is aangegeven.

Proceseigenaar: 

• proceseigenaar (eindverantwoordelijk) op het niveau van de Bedrijfsfunctie / Aandachtsgebied

• koppel je aan de Bedrijfsfunctie, zie Extra procesrollen. 

Procesexpert: 

• inhoudelijk verantwoordelijk voor het up-to-date houden van processen in ARIS op het niveau van Bedrijfsfunctie of Procesgroep, afhankelijk van omvang, complexiteit en specialisme van de betreffende bedrijfsprocessen.

• koppel je aan de Procesgroep waarvan hij/zij de inhoudelijk expert is. Iedere afdeling/specialisme kan een eigen procesexpert hebben, maar je zou ook een procesexpert op bedrijfsniveau kunnen hebben, afhankelijk van omvang en complexiteit van de organisatie.

Procesarchitect ARIS:

• verantwoordelijk voor architectuur en conventies in ARIS als geheel

• is een Business Proces ARIS expert met een bedrijfsbrede visie op procesmanagement. In de meeste organisaties kun je volstaan met één procesarchitect, die koppel je dan op Bedrijfsniveau.

Procesmodelleur ARIS: 

• processen modelleren en onderhouden inclusief bijbehorende andere aspecten in ARIS

• is een ARIS expert met een business procesvisie. Die koppel je aan één of meerdere Procesgroepen, afhankelijk kennis van de betreffende gebieden. Soms heeft een organisatie een pool van procesmodelleurs, niet specifiek voor bepaalde processen, die koppel je dan op Bedrijfsniveau.

OPMERKING: de functies Procesarchitect en procesmodelleur in ARIS zijn echt specialismen. Het is niet aan te raden deze rollen te laten vervullen door mensen die de processen ook uitvoeren. Procesuitvoering en processen documenteren botst vaak met elkaar, qua capaciteit en planning. En vaak hebben mensen die processen uitvoeren ook niet de juiste achtergrond. Ook ICT'ers zijn vaak niet geschikt omdat die een heel andere achtergrond hebben.
Procesarchitect en procesmodelleur zijn echt aparte specialismen, net als medewerkers van bijvoorbeeld financiën, ICT en HR.