Architectuur komt in meerdere vakgebieden voor onder andere in de bouwwereld. De constructie en hoe iets er uitziet zijn belangrijk.
Laat ik mij beperken tot Business Architectuur vanuit een bedrijfskundig, functioneel perspectief. Grofweg gaat het dan over organisatie, processen en systemen en hoe dit te analyseren, ontwerpen, inrichten en operationeel te laten functioneren. Dat alles in dienst van Dé Klant. Dan zijn ook structuur, samenhang, eenduidigheid, begrijpbaarheid, inzicht en overzicht belangrijk.
Een bedrijfsproces is vaak een complex samenhangend geheel, vooral bij grote organisaties. Een simpel voorbeeld.
Een klant is vanwege een product (of dienst) verbonden met een bedrijfsproces. Dat geldt ook voor leveranciers, partners, de bank, de overheid enzovoort.
Een product kan een of meerdere elementaire procesketens omvatten, bijvoorbeeld aanvraag/order/verzoek, produceren, leveren, service, enzovoort.
Een procesketen verbindt de vraag/trigger van de klant middels een of meerdere acties met het te leveren product. Een actie wordt uitgevoerd door een rol, mens of machine. Vaak wordt daarbij een computer/tablet gebruikt voor het raadplegen/invoeren/muteren van gegevens middels een applicatieservice. Bij een actie moet voldaan worden aan de eisen (kwaliteit, MVO, …), wet- en regelgeving. Achteraf moet verantwoording afgelegd (kunnen) worden over het behaalde resultaat middels een kpi die hoort bij een bepaald doel. Hierbij kan zich het risico voordoen dat niet aan de gestelde eisen, wetten of doelen voldaan wordt, wat schade tot gevolg kan hebben. Voor elk risico is vastgesteld of extra maatregelen nodig zijn om het risico te voorkomen of om de schade ervan te beperken.
Samenhang verbindt en impliceert samenwerking. Samenwerking met andere, externe organisaties. Het raakvlak bestaat uit transacties, levering van producten en diensten, enz. Intern bestaat het raakvlak uit de samenwerking tussen verschillende afdelingen of specialismen.
Een bedrijfsproces verbindt vooral mensen. Die verbinding zit op het raakvlak tussen de specialismen.
Als Business Architectuur een afspiegeling van de werkelijkheid is of zou moeten zijn, dan verbindt architectuur alle afdelingen/specialismen/mensen/organisaties die daarmee te maken hebben. Architectuur maakt die verbindingen zichtbaar en overzichtelijk.
Vaak gebruiken verschillende afdelingen/specialismen verschillende tools om vanuit hun vakgebied de zaak “in kaart te brengen”. In de verbinding met andere specialismen komt men vaak moeizaam tot overeenstemming, vooral omdat niet iedereen hetzelfde beeld/afbeelding heeft en veel “langs elkaar heen” gepraat wordt. Deze silo-benadering is niet efficiënt, weinig flexibel en duur.
Gebruik daarom voor het vastleggen van Business Architectuur een geïntegreerd tool als ARIS, waarmee o.a. Procesmanagement, Governance, Risicomanagement, Compliance, Prestatiemanagement met elkaar verbonden kunnen worden, waardoor iedereen hetzelfde beeld heeft en er minder langs elkaar heen gepraat kan worden. Het proces is daarbij de verbindende factor, het proces dient hier als 'kapstok'.
Conclusie: Processen zijn bedrijfsbreed, want alles hangt met elkaar samen. Samenwerken en processen verbeteren wordt gemakkelijker als mensen meer inzicht hebben in wat zij zelf doen en wat anderen doen.
Architectuur verbindt mensen, specialismen, afdelingen, organisaties, op de raakvlakken.
Verbinding vereist samenwerking.
De basis voor procesverbetering is altijd een goed inzicht en overzicht in het bedrijfsproces. Het in ARIS vastgelegde bedrijfsproces fungeert feitelijk als “kapstok” om de andere specialismen te koppelen.
Zie het document “Werken onder Architectuur” op mijn website VBProcesConsultancy voor een Metamodel van Business Architectuur, opgesteld met ARIS BPM.