Dit artikel bevat 2 vragenlijsten voor een assessment over de effectiviteit van de ARIS-procestool, maar is natuurlijk ook toepasbaar op elk andere procestool.
ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) procestool wordt veel gebruikt voor het modelleren en analyseren van bedrijfsprocessen. Het helpt organisaties hun processen te visualiseren, analyseren en optimaliseren, waardoor het een waardevol hulpmiddel is voor het beheer van bedrijfsprocessen.
Hieronder staan 2 vragenlijsten. Beoordeel zelf welke het best past bij het onderzoek dat u wilt doen.
De eerste vragenlijst kan het best gebruikt op bedrijfsniveau, de tweede per domein, proceseigenaar.
In hoeverre sluit het gebruik van ARIS (of andere procestool) aan bij de specifieke doelen en vereisten van uw organisatie.
Om de effectiviteit van de ARIS-procestool te beoordelen voert u onderstaande stappen uit.
Onderstaande onderwerpen kunnen het best beoordeeld worden op bedrijfsniveau door bijv centraal procesmanagement of procesgovernance. Mogelijk zijn ze niet alle relevant voor uw organisatie.
Bepaal doelen: Geef duidelijk uw doelen en verwachtingen voor het gebruik van ARIS. Identificeer welke specifieke verbeteringen of resultaten u wilt bereiken.
Feedback van gebruikers: Verzamel feedback van gebruikers die regelmatig met ARIS omgaan. Begrijp hun ervaringen, uitdagingen en of de tool efficiënt aan hun behoeften voldoet.
Performance: Bepaal belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) met betrekking tot procesefficiëntie, tijdsbesparing, foutvermindering of andere relevante statistieken. Controleer en analyseer deze statistieken regelmatig.
Training en ondersteuning: Effectieve training kan de gebruikersvaardigheid en algehele tevredenheid verbeteren. Evalueer de training en ondersteuning voor ARIS-gebruikers en procesexperts die de processen in ARIS onderhouden.
Proces Mapping Nauwkeurigheid: Beoordeel hoe nauwkeurig uw bedrijfsprocessen in ARIS zijn vastgelegd en worden weergeven. Controleer of die zijn afgestemd op de werkelijke workflows van uw organisatie.
Integratiemogelijkheden: Controleer hoe goed ARIS integreert met andere systemen en tools in uw organisatie. Naadloze integratie kan de algehele operationele efficiëntie verbeteren.
Kosten-batenanalyse: Evalueer de kosten in verband met de implementatie en het onderhoud van ARIS in vergelijking met de voordelen die het met zich meebrengt. Denk aan zowel tastbare als immateriële voordelen.
Updates en ondersteuning: Blijf op de hoogte van updates en ondersteuning van de ARIS-tool. Regelmatige updates en responsieve ondersteuning kunnen problemen aanpakken en de effectiviteit van de tool verbeteren. De laatste versie van ARIS is nu 10SR26.
Benchmarking: Vergelijk ARIS met andere procestools in de markt om ervoor te zorgen dat deze concurrerend blijft en het beste bij de behoeften van uw organisatie past.
Continuous Improvement: Stimuleer een cultuur van voortdurende verbetering. Gebruik feedback en inzichten om aanpassingen aan te brengen, processen te optimaliseren en ervoor te zorgen dat ARIS blijft aansluiten bij de organisatiedoelstellingen.
Wat is de toegevoegde waarde (business value) van het gebruik van de ARIS-procestool voor het procesmanagement en de uitvoering en onderhoud van de processen in uw organisatie of team. Beantwoord daarvoor onderstaande vragen. Deze sluiten meer aan bij de dagelijkse praktijk.
Het best kunt u onderstaande vragen laten beantwoorden per proceseigenaar/domein door de betreffende procesbeheerders en procesexperts en daarna een conclusie trekken op bedrijfsniveau.
1. Hoe heeft de ARIS-procestool de algehele procesefficiëntie binnen uw organisatie of team verbeterd?
2. Kunt u voorbeelden geven van specifieke processen die sinds de implementatie van ARIS meetbare verbeteringen hebben aangebracht?
3. Op welke manieren heeft ARIS bijgedragen aan een betere communicatie en samenwerking tussen teamleden die betrokken zijn bij procesmanagement?
4. Heb je tijdens het gebruik van ARIS uitdagingen of beperkingen waargenomen en hoe werden deze aangepakt?
5. Hoe heeft de ARIS-procestool invloed gehad op de transparantie van de processen van uw organisatie?
6. Kun je inzicht geven in de gebruiksvriendelijkheid van ARIS en het gemak door je team is geaccepteerd en wordt gebruikt?
7. Welke key performance indicators (KPI’s) worden bijgehouden en hoe zijn deze beïnvloed door het gebruik van de ARIS-procestool?
8. Heeft ARIS betere besluitvormingsprocessen in uw organisatie gefaciliteerd en zo ja, kunt u voorbeelden geven?
9. Hoe heeft de training en ondersteuning voor ARIS invloed gehad op de succesvolle implementatie en het gebruik ervan?
10. Zijn er specifieke functies of functionaliteiten van ARIS die opvallen als bijzonder voordelig of uitdagend voor uw team?
Wim van Bakel www.vbprocesconsultancy.nl