Processen (Level 3)

Procesmodellen in BPMN-format

Hieronder 3 processen van subProcesgroep HR Recruitement.
Het is een eenvoudig voorbeeld, het gaat om de conventies van BPMN-modellen.
Eerst hierna een weergave van de 3 processen, daarna de belangrijkste conventies.

1. Werven kandidaten

Plaats een vacature in lokale krant en relevante vakbladen.

2. Selecteren potentiële kandidaten

Selecteer potentiële kandidaten op basis van de ontvangen CV's en motivatie.

3. Interviewen kandidaten

Voer een sollicitatiegesprek met de kandidaten die zijn uitgenodigd voor een interview.

4. Onboarden medewerker

De nieuwe medewerker wordt geïntroduceerd in de organisatie en krijgt een inwerkprogramma aangeboden.

Conventies BPMN procesmodel

Algemeen

• Gebruik zo min mogelijk symbolen, dat houdt het model overzichtelijk.
  In feite kun je met de symbolen Start, Einde, Taak en Gateway bijna elk proces modelleren.

• Maak compacte schema's, zodat je zo min mogelijk hoeft te scrollen. Tussen de symbolen is een ruimte van ongeveer 1 cm voldoende. Een ruimte tussen symbolen/teksten en de boven-/onderzijde van de baan (swimlanes) van 1/2 cm is voldoende. Zorg dat teksten, symbolen en lijnen elkaar niet raken.

Specifiek per symbool

• Startgebeurtenis: 

  • • Elk proces begint linksboven met een Start-gebeurtenis, groen van kleur.

    • Als het proces een vervolg is op een voorliggend proces, dan is de startgebeurtenis een kopie van de eindgebeurtenis uit het voorliggend proces. Maak dan een kopie van die eindgebeurtenis en verander deze in het opvolgend proces in een startgebeurtenis.

• De naam van een Gebeurtenis bestaat (meestal) uit een zelfstandig naamwoord + voltooid deelwoord.

• Taak:

  • Omschrijving: een korte omschrijving van de taak in actieve taal, klinkt een beetje als opdracht/commando.

    • Bijvoorbeeld in het proces "Onboarden medewerker" de omschrijving van taak "Voorbereiden start medewerker":

      • Bepaal werkplek

      • Bestel een laptop

      • Bepaal datum indiensttreding en nodig nieuwe medewerker uit

      • ...enz.

• Gateway: er zijn 2 soorten gateways: uitgaand en inkomend bij een Taak.

  • Uitgaande gateway: zie proces Werven kandidaten taak 'Goedkeuren vacaturetekst'.

  • Inkomende gateway: zie proces Werven kandidaten  taak 'Opstellen vacaturetekst'.

• Eindgebeurtenis:

  • Elk proces eindigt aan de rechterzijde met 1 of meerdere eindgebeurtenissen, rood van kleur. Een eindgebeurtenis is in feite het (deel)product of de status van het proces. Een Eind-gebeurtenis is weer de Start-gebeurtenis van het opvolgende (deel)proces in de procesketen.
    In het laatste (deel)proces van de procesketen is eindgebeurtenis of status in feite het eindproduct. In dit voorbeeld is dat "Nieuwe medewerker gestart".

Bij sommige processen/taken zijn extra rollen nodig, zie hiervoor bij 2 en 3. Ga naar Extra Rollen.

Andere organisatieaspecten als Risico's, Wetten en Regels, KPI's, Werkinstructies, en meer worden ook gekoppeld in een FAD (Function Allocation Diagram). Zie voorbeeld Aspecten van processen.