Eerst iets over 'governance' in 't algemeen.

Governance

Governance is wellicht niet het eerste waar u aan denkt als u de processen wilt verbeteren. Of misschien heeft u alles wel goed geregeld, maar noemt u het niet zo.

De definitie van governance in Wikipedia luidt:

“Governance is de handeling of de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht op organisaties. Het betreft beslissingen die verwachtingen bepalen, macht verlenen of prestaties verifiëren.”

• Besturen gaat over bevoegdheden, leiden en regelen van zaken in een organisatie.

• Gedragscode is de beschrijving van normen en waarden.

• Een organisatie is een doelgerichte bundeling van kennis, vaardigheden en middelen die voorzien in de behoefte aan producten en/of diensten in haar omgeving.

• Macht is volgens socioloog Max Weber het vermogen van personen of groepen om andere personen, groepen of zaken de wil op te leggen

Bron: https://nl.wikipedia.org/wiki/Governance

Procesgovernance

ProcesGovernance kun je bekijken vanuit drie perspectieven:

• Organisatie en Besluitvorming met betrekking tot processen

• Verantwoordelijkheden en rollen over/in processen

• Richtlijnen en standaarden voor procesdocumentatie

Organisatie

Het Governance framework van Magnus Stensson is een goed uitgangspunt.

Bron: Magnus Stensson.

Besluitvorming

Het procesgovernance model kent 4 niveaus van verantwoordelijkheid:

1. Topmanagement/Executive: strategie en visie

2. Proces Governance Comité (PGC): procesarchitectuur principes

3. Business Proces Competentie Centrum (PGCC): conventies, tooling

4. Proceseigenaren: processen uitvoeren en verbeteren

Verantwoordelijkheden en Rollen

We onderscheiden 2 soorten rollen:

• • Executing: rollen in het proces, die betreffen het uitvoeren van het proces

  • Managing: rollen die gaan over het beheer van processen, proces/change management, de procesarchitectuur en de conventies, inclusief bijbehorende organisatie en besluitvorming; ook wel procesmanagement in brede zin.

Procesmanagement rollen

Topmanagement/Executive:

• • bepalen strategie en doelen voor procesmanagement

Proces Governance Comité (PGC):

• • vertalen bedrijfsstrategie en visie naar procesarchitectuur

  • toewijzen proceseigenaren, toezien op waarde-creatie van processen

  • goedkeuren projecten

Business Proces Competentie Centrum (BPCC):

• • bepalen architectuur principes, methoden technieken en conventies voor modellering en toezien daarop, training modelleurs en gebruikers

Proceseigenaar:

• • eindverantwoordelijk voor het gehele proces

  • zorg voor uitvoering en controle van bedrijfsprocessen, continu procesverbetering, producten/diensten, prestaties (kpi’s), capaciteiten (mensen, middelen), competenties, enz, …

Business controller:

• • verantwoordelijk voor gerelateerde bedrijfsaspecten: risico’s, wetten en regels (compliance), juridische zaken, veiligheid, enz, …

  • (eventueel te splitsen over specialisten: risicomanager, compliance manager, security manager, enz.)

Procesarchitect (samen met PGC en BPCC)

• • ontwerpen en bewaken samenhang processen, bepalen proces-hiërarchie, toezien op kwaliteit, toepassen conventies, …

  • Procesconsultant/modelleur

  • Modelleren en beschrijven van processen volgens de conventies, in samenwerking met proceseigenaar en content experts

Uitvoerende rollen in processen

Elke actie of handeling moet door iemand of door een systeem worden uitgevoerd, eventueel in samenwerking met anderen, en iemand is verantwoordelijk voor het geheel.

Een veelgebruikte methode is RASCI, die de volgende rollen onderscheidt:

• (R)esponsible: één uitvoerend persoon

• (A)ccountable: één eindverantwoordelijk persoon

• (S)upporting: ondersteunende persoon/personen

• (C)onsulted: persoon/personen die geraadpleegd moeten worden

• (I)nformed: persoon/personen die geïnformeerd moeten worden

Conventies

Conventies, richtlijnen en standaarden, kunnen puur academisch opgesteld worden. Het is wel handig om hierbij alvast rekening te houden met de mogelijkheden van de geselecteerde tool.

Onderwerpen kunnen zijn:

• Proceshiërarchie: indeling naar producten / procesketens / afdelingen.

• Processchema:

  • EPC: als je Enterprise Architectuur of meer geavanceerde modellering wilt doen, kies dan voor EPC.

  • BPMN: de scope van BPMN is om processen in kaart te brengen voor uitvoering, maar niet voor veel meer.

    • BPMN is expressiever dan EPC wat betreft ‘control flows’.

• Eventueel aanvullende schema’s: doelen en kpi’s, risico’s en maatregelen, wetten en regels, applicaties, dataclusters, enz.

• Rollen: kunnen op verschillende manieren ingericht worden, afhankelijk van de tool: als attribuut of als object. Beide hebben voor- en nadelen

Governance implementeren

Hiervoor zijn een aantal governance onderwerpen de revue gepasseerd. Om governance in uw organisatie te kunnen implementeren is overleg nodig over huidige situatie en de eisen en wensen van uw organisatie.

VBProcesConsultancy kan u ondersteunen om procesgovernance te implementeren.

© 18 augustus 2020 - Wim van Bakel - VBProcesConsultancy