ניהול תהליכי למידה
Contact info - Eitan Shushan. eitan270374@gmail.com, 052-4562193
ניהול תהליכי למידה
מ 2007 לערך ועד כמה שנים אחרי עסקתי הרבה מאוד (!!) בתחום הזה. ניסיתי לבנות לעצמי ולמחלקה שלי ב SCD ואחר כך במקומות אחרים - תפיסת עבודה מקצועית נכונה לניהול הדרכות ולמידה בארגון. קראתי המון - ממש המון, הייתי בכנסים ועשיתי ניסויים ומניסויים שונים ומשונים בארגונים בהם עבדתי. לאורך התהליך הגעתי למשהו שקראתי לו - ניהול תהליכי למידה והדף הזה מוקדש לו. זו גם הפעם הראשונה שפרסמתי משהו בירחון מקצועי ישראלי - ואפילו ב ATD האמריקאי! גאווה גדולה (בעיקר לאמא שלי).
למה בכלל .... ?
איתור צרכים - שניהלתי איתור צרכים בדרך המקובלת - סבב ראיונות עם מנהליםות בכיריםות, חקר תוכניות העבודה שלהםן, הבנת צרכי ההדרכה שלהםן - קיבלתי לבסוף רשימת מכולת ארוכה כאורך הגלות. גם לאחר צמצומה, בניית התקציב ונסיון להריץ אותה לאורך השנה, גיליתי שכ 30% ממנה משתנה לא משנה מה תעשה, שחלקים גדולים בה לא מביאים ערך זולת התחושה שלי שעשיתי ונתתי, והתחושה של העובדיםות והמנהליםות שהם קיבלו משהו באותה שנה. זה תסכל אותי כי הרגשתי שאני עושה המון עבודה ולא מזיז את המחט.
אפקטיביות - עם כניסה לעולם ניהול ההדרכה, שמעתי הרבה על אפקטיביות. מודלים, רעיונות, כלים, כמה זה חשוב, שיטות וכדומה. אבל, שניסיתי להפעיל את המודלים האלו בשטח גיליתי שאני בבעיה, שרוב הזמן אני מעביר רק משובים שלא נותנים לי הרבה חוץ ממוצע של 4.2, שאני לא באמת מצליח למדוד אפקטיביות ובטח לא ROI.
משהו אחר? היו כמה כמה מקרים בהם הצלחתי לרתום מנהליםות לחשוב ולפעול אחרת. כל מקרה כזה רק חיזק אותי שייתכן ויש פה משהו אחר שאפשר לעשות. המשהו הזה כנראה לא יהיה חדשני לגמרי, אבל יותר נכון ויותר אפקטיבי. לחלופין, בפעמים שבהם רציתי ולא הצלחתי לרתום למשהו שונה ראיתי איך זה מסתיים בצורה מאוד לא אפקטיבית. כמו למשל המשפט שנאמר לי בסוף קורס מקצועי שהשקעתי בו הרבה – " זה היה טוב ומעניין, אבל תכלס לא בטוח שנוכל להשתמש עם זה בשטח"
לסיכום ובקצרה, הרגשתי מתוסכל. אני אוסף המון צרכים, אני מריץ המון תוכניות וקורסים, אני משתדל לבדוק אפקטיביות, אבל אני לא ממש מצליח להביא לשינוי שיחזיק לאורך זמן.
אז מה עכשיו?
טוב כמובן שקראתי המון (!!), הלכתי לכנסים, ראיינתי עמיתיםות ... לאט, לאט התחילה להתגבש ההבנה של המודל שייקרא "ניהול תהליכי למידה".
התחלתי להתנסות, נפלתי מלא פעמים, היו כשלונות ... אבל היו גם הצלחות שלא הייתי משיג ללא שותפיםות טוביםות ואמונה בצדקת הדרך.
חשוב להגיד כבר עכשיו - שהצגתי את המודל הזה לפורום (לפני די הרבה שנים), אמרה לי עמיתה שלי ענת לאופר – זה מרגיז מה שהצגת כי זה מה שכולנו עושות רק עטפת את זה בעטיפה יותר יפה. גם אז חשבתי שהיא צודקת. אין פה חידוש של משהו שלא חשבו עליו קודם. אבל – יש פה התעקשות לעבודה בשיטה ששמה את נושא האפקטיביות במרכז, שיש בה מתודולוגיה סדורה ונכונה עסקית ושמביאה פתרונות יצירתיים ומעניינים.
גם היום אם תהיה לי שיחה עם מנהל.ת הדרכה בתחילת דרכה – אגלה שלדברים האלו יש רלוונטיות כמו אז (אפשר לצפות בוידאו בתחתית העמוד מ 2024 כדוגמא ממש טובה)
אז איך זה עובד?
איתור צרכים:
אפשר לקרוא יותר באריכות על תפיסת עולמי סביב איתור צרכים כאן באתר. אבל בקצרה:
זה משהו מתמשך, שמתפתח לאורך השנה. נכון שיש תוכנית, אבל הרבה קורה תו"כ וצריך לתת לו מקום, להיות פתוחים וגם לא לתלות בתוכנית שבנינו כל כך הרבה - כי הרבה ישתנה.
לא צריך עם כולםן - אני יודע שמקובל לעשות סבב מלא עם כלל המנהלים והיחידות ... מניסיוני - עדיף להשקיע יותר עם לקוחות אסטרטגיים שאפשר להרים אתםן משהו אפקטיבי. מול השאר אפשר לנהל איתור צרכים פשוט - קורסים, השתלמויות משוב ועדיף שהם יארגנו את הכל כי אני צריך.ה להיות ממוקד.ת בניהול תהליכי למידה!
איפה שיש דלת פתוחה:
מה תמונת הצורך של המנהל.ת? מה הוביל אותו.ה אליה?
לרדת לשטח ולברר! - מה תמונת הצורך של השטח? (לא להאמין כמה ששתי התמונות האלו יכולות להיות שונות)
מה הנסיבות? היסטוריה? תהליכים? - מה התמונה המלאה?
האם אנחנו יכוליםות לייצר תמונת הצלחה ברורה ומוחשית מספיק (=מה ישתנה בפועל בשטח?) עבור הצדדים? - אם לא, צריך לחזור לאיתור
עכשיו שיש לנו הבנה טובה של תמונת הצורך וההצלחה - אפשר לבחון את תמונת הפתרון
איך זה עובד?
בניית הפתרון:
אחת ההבנות החשובות שנפלו לי בתהליך הלמידה שלי הייתה - שתמונת הצורך תמיד מורכבת. כמעט לא יצא לי לראות מצב בו היא לא הייתה. כי איפה שיש א.נשים ותהליכים והיסטוריה וכל זה - יש מורכבות. לכן - לא יכול להיות שתמונת הפתרון תהיה פשוטה - הדרכה בכיתה וסגרנו עניין. פשוט לא! - הפתרון חייב להכיל את המורכבות של הצורך ולתת מענה מורכב לבעייה מורכבת. בואו נמפה את האפשרויות הנפוצות שלנו מול איתור הצרכים:
צרכים של Must Have:
כמו - Onboarding, תקינה, בטיחות, חוק, הסמכות, קורסים מקצועיים גנרים ... עבור כל אלה - הפתרון - להריץ פשוט, כמה שיותר אוטומציה וכמה שפחות התעסקות - אבל באיכות נדרשת. ייתכן שבשנה הראשונה של התפקיד נידרש להרים תשתית לזה וזה ייקח הרבה משאבים - אבל הם ישרתו אותנו נאמנה אחר כך. דוגמאות:
ב 2008 הרמתי את הקורס המצולם הראשון - 25 מפגשים של מיטב המוחות המקצועיים. לא היו טכנולוגיות כמו היום. אבל ההתעקשות השתלמה בענק. גם ביום העבודה האחרון שלי אחרי 10 שנים (!!) עדיין ראיתי מהנדסיםות חדשיםות צופים בשיעורים האלו. לאורך השנים עשינו להם שדרוגים, הנגשנו אותם בטכנולוגיה יותר מתקדמת - אבל הבסיס נשאר - כמו נטפליקס ארגוני - מתי שאתה צריך זה שם. החלופה לפני הייתה - להרים את אותו הקורס פעם בשנתיים - לערוך מצגות, לארגן חדרים, 25 מפגשים = 25 מרצים שונים, לנהל נוכחות, לנהל משובים .... אז כן עשיתי את זה פעם אחת בעבודה קשה, אבל אחריה - זהו.
למידה עצמית - שיטה טובה וקלה יחסית להרים משהו גנרי שנדרש לכולםן. יש לומדות, יש כל מיני כלים היום ובקרוב ה AI יכין אותן בעצמו. גם הדרכות מצולמות (אבל קצרות וערוכות חכם - אחרת משעמם), גם אפילו פודקאסטים מתאימים, כמובן קורסים מוכנים בחברות כמו LIL, Udemy, ודומיהםן כל מה שיכול להנגיש את הידע בקלות - אם צריך לעשות בסוף מבחן - אחלה, או Blended - שהמרצה יעשה פגישה עם המשתתפיםות אחרי הלמידה העצמית.
ממונה / אחראי על - בארגון שאני עובד בו היום בגלל משאבים מוגבלים והבנה שאנחנו לא יכוליםות לקחת על עצמנו הכל, הקמנו קדר של ממונים בנושאים שגם ככה רלוונטים לתפקיד - למשל - הדרכות בטיחות RF יהיו על ידי מנהל מחלקת RF. אנחנו מספקים תשתית - כל הארגון והביצוע - אצלו.
צרכים של "Must Have" - הכי מעצבנים. הדלת כאן לא פתוחה לתהליך למידה. יותר פתוחה לממש כל מיני דברים בעזרת הדרכה או - לנהל תהליך חשוב ומורכב עם המחשבה שהדרכה יכולה להיות הפתרון ואז לעשות יותר נזק מתועלת. סביר שלא נשמע פה את המשפט של יואב כץ - "אני שם צורך - אתה המומחה שיבנה לי את התהליך המתאים!". כמה שיקולים אפשריים כאן:
מה מצב הבריתות שלי מול המנהל.ת? ועד כמה הממשק פה חשוב לי להמשך? - אם הברית חלשה ואני בונה אמון = אולי כדאי לתת מענה לצורך אפילו אם אנחנו לא ממש מאמינים בו. המטרה תהיה - לבנות אמון - ובפעם הבאה לנסות לפתוח דלת למשהו יותר עמוק. אם זה ממשק ממש חשוב להמשך - אני צריך לבלוע לעיתים יותר צפרדעים ולנסות כל הזמן לחפש את החריץ בדלת שיאפשר לי להרים משהו משמעותי יותר - ואז אוכל להראות את הערך של תהליכי למידה.
האם יש פתרון פשוט ומהיר שאני יכול להריץ פה? - האם השטח יכול להביא לי ספק, משהו מוכן אחר ואני רק מריץ? אולי שווה לסגור את זה ככה. מצחיק שלעיתים התגובה תהיה "תודה, איך תקתקת לנו את זה!" בלי כל התייחסות לזה שעשינו משהו שהוא ממש אפקטיבי.
מה אומר השטח? האם יש בתוך המחלקה / גוף מישהו שמולו אני כן יכול לעשות איתור צרכים יותר מעמיק. יצא לי לעיתים לרדת לשטח כדי ללמוד יותר טוב את המצב (כמובן בתמיכת המנהל.ת). הלמידה מציפה לעיתים פער מספיק גדול מול מה שהמנהל.ת הציףה ואז אפשר לשנות תוכניות או לרדת מזה, או שאני רואה שהדעות אחודות - כולםן שרים את אותו השיר. כמו כן, קרה לי בעבר שמנהל ביניים שממנו.ה עלה הצורך פתאום מבין מה זה תהליך למידה ומוכןה ללכת איתי לשם ואז אנחנו סוגרים עם המנהל. הבכיר.ה יותר שאנחנו על זה.
שאלה של Integrity - יושרה מקצועית. לעיתים קל לוותר ולעיתים לא. אני חושב שפה ושם זה בסדר שיהיה נושא / תחום שאנחנו ממש לא מוותרים עליו ומנסים בכל זאת לשים גבולות ברורים וכן להתעקש. אם היושרה המקצועית שלנו אומרת שזה פשוט לא נכון, לא מועיל, עושה נזק - שווה להתעקש. כמובן שבשלבי הכניסה לתפקיד שאנחנו עוד בוניםות אמון, זה יותר קשה (לעיתים דווקא שם נחוץ יותר), ובשלבים שאנחנו יותר וותיקיםות זה עשוי להיות קל יותר (ותמיד יש שאלה של כמה גב פוליטי יש לנו מהמנהל.ת שלנו וכאלה). בכל אופן - זו שאלה חשובה. אני זוכר תהליך פיתוח בארווה שעשינו לצוות מנהליםות ועובדים שהוחלט כבר בהתחלה שהמנהליםות לא משתתפיםות במשימות ורק צופים. כמובן שזה התפוצץ להםן בפרצוף בסוף היום שהעובדיםות שלהם אמרו להםן - זה מה שקורה בשטח - אתםן לא מצטרפיםות ועוזרים ולכן הופכיםות להיות לא רלוונטייםות. אני והיועצת שאיתה עבדתי אמרנו לצוות הניהולי שזה ממש לא נכון לנהל את הפעילות ככה - אבל הםן התעקשו וותרנו. לא חושב שהייתי מוותר שוב היום. ועדיין - בסיכום מול המנהליםות לקחנו את המשוב הנוקב וממנו התנענו את השלב הבא. כלומר הצלחנו קצת להוציא לימונדה וזה ....
אקסל להנהלת חשבונות:
ברית טובה יחסית, ממשק שגרתי אבל לא מעבר.
כמעט כל שנה היה עולה צורך. לי זה היה מוזר כי אלו בעלי.ות מקצועה שכל הזמן עובדיםות על אקסל. בפעם הראשונה ניסיתי לעשות איתור צרכים ולהבין מה חסר - לא הצליח - מה שחסר היה קורס אקסל.
סבבה. הרמנו קורס - לא ארוך מידי. אבל הכנסתי לפני מבחן רמה קטן ללמוד מה היכולות ואז המדריך ואני בנינו את הסילבוס בהתאם. היה טוב, נתן מענה, משובים טובים. תוך הקורס - המנהלת ראתה שבעצם הצוות לא מכיר כמה דברים - הציפה ושינינו את הקורס בהתאם. שנה אחרי - צריך אקסל להנהלת חשבונות 🤦♂️.
הצעתי הצעה חדשנית - נשלח אתכן לסדנא של 3 שעות מחוץ לארגון - תקבלו הרצאה על חידושים באקסל + נכניס ארוחה. היה פגז. הבנתי שהיה צריך פה יותר תשומת לב לצוות מאשר משהו מקצועי. אבל גם קצת מקצועי. שנה אחרי - הצוות ארגן את זה לבד ואני רק חתמתי. אוטומציה! - הן גם העבירו משוב ושלחו לי את התוצאות.
קורס מו"מ לא.נשי רכש:
ברית בינונית, ממשק בינוני ברמת הצורך שלי לעתיד - כלומר לקוח חשוב אבל לא מרכזי.
אלו א.נשים שעושיםות כל היום מו"מ (!!). ניסיתי לבחון אפשרות של תהליך למידה. באמת ניסיתי. לא הלך. המנהל לא היה קשוב, ידע יותר ממני כמובן ... וויתרתי. תביא הצעה, תארגן מה שצריך, אני אאשר. אלו היו התנאים. אם לא = אין לי אפשרות להרים יותר מזה כרגע. מתנצל. זה לא שהוא קיבל את התשובה שלי כמקצועית - ואולי הייתי צריך להיות יותר דיפלומטי אבל די. יש גבול. היה קורס, היה להםן טוב והיו מרוציםות.
קורס JAVA 10:
ברית טובה מאוד וחשובה מאוד.
ישבתי עם המוביל. ראיתי שכל שאלה שאני שואל נעינת בשפת גוף של - למה אתה שואל? פשוט תאשר לי, אני יודע מה לעשות. הייתי וותיק מספיק כדי לשים את הדברים על השולחן - ושאלתי - אתה יודע יותר ממני ורק צריך אישור? - אמר - כן. עניתי - אם ככה - אני לא יכול להיות שותף, מצטער. רוצו לבד ושיהיה לכם בהצלחה, אין פה עלבון - פשוט לא משהו שאני פנוי אליו ולתפיסתי נכון, ולכן - סומך עליך, אתה לא צריך אותי פה.
זה היה קורס ארוך, דורש חדר מחשבים וכדומה. רצו לבד. חשבתי שהכל טוב.
באמצע הקורס לערך - מנהל הפיתוח הביע בפני ובפני המארגן חוסר שביעות רצון - כי - הקורס מלמד המון, אין זמן לתרגול, לא הכל רלוונטי ... (למה לא עלה מהמשתתפיםות? - כי למשתתפיםות בהיי טק יש טיפה בעיה לפעמים לתת משוב נוקב לעמית שארגן קורס) הדברים הרגילים של קורס מדף. התנצלתי שלא הייתי מעורב והסברתי את השיקולים, ואז -
עברנו שוב על הסילבוס, שינינו את מה שנשאר בהרבה. ישבנו עם המדריך, ורתמנו אותו לשינוי. והוספנו כל מפגש - חצי מהזמן - רק מתרגילים
בסוף יצא טוב. איך אני יודע? כי בפעם הבאה שפתחו משהו כזה וכבר היו גילדות, מנהלת הגילדה קבלה טיפ מהמשתתפים של אותו קורס ראשון - לדבר איתי על איך לארגן אותו שיהיה אפקטיבי.
צרכים של תהליכי למידה:
אם הדלת פתוחה לבניית תהליך למידה - יאללה לעבודה. כמו שכתבנו - השאלות המובילות יהיו:
מה תמונת הצורך של המנהל.ת? מה הוביל אותו.ה אליה?
לרדת לשטח ולברר! - מה תמונת הצורך של השטח? (לא להאמין כמה ששתי התמונות האלו יכולות להיות שונות)
מה הנסיבות? היסטוריה? תהליכים? - מה התמונה המלאה?
האם אנחנו יכוליםות לייצר תמונת הצלחה ברורה ומוחשית מספיק (=מה ישתנה בפועל בשטח?) עבור הצדדים? - אם לא, צריך לחזור לאיתור
חשוב לציין שזה תהליך שלוקח זמן. דיאלוג מתמשך. הוא משתנה לאורך הפרויקט וחוזרים אליו כל הזמן ומחדדים אותו.
כמה דוגמאות:
קורס אופיס - או כל קורס תוכנה ציבורי שצריך להריץ פעם או פעמיים בשנה:
איתור צרכים:
מה תמונת הצורך של המנהל.ת? מה הוביל אותו.ה אליה? = אולי התהליך הרציני הראשון שהרמנו - ניסיתי לפצח שיטה טובה יותר לקורסי אופיס ציבוריים מלאי משתתפיםות. משהו יותר אפקטיבי. חשבתי שאני מוציא כסף, ארגון וזמן ולא ממש יודע אם בכלל זה עזר
לרדת לשטח ולברר - ראיינתי א.נשים קצת - שמעתי דברים מעניינים:
אם א.תה לא עובד בזה זה לא נקלט
אם אני צריך.ה משהו ולא יודע.ת איך - אני שואל.ת את זה.זאת מקצה המסדרון
יש מלא דברים שיכולים לעזור לנו לעבוד טוב יותר - אבל אנחנו לא יודעיםות את מה שאנחנו לא יודעיםות
זה קורס שנותן תחושה שמשקיעים בך כי זה עוזר לחיים הפרטיים גם
ועוד ...
מה הנסיבות? היסטוריה? תהליכים? = הכרתי את מה שהארגון עשה עד כה. וגיליתי בשטח שיש כמובן עבודה מאסיבית עם הכלים - כל אחד.ת ברמתו.
תמונת הצלחה = קצת היה לי קשה לייצר לעצמי כמנהל התהליך תמונת הצלחה מעבר ל - רמת הביצוע של הציבור באופיס תעלה ונמצה את היכולות של הכלים. אבל לא הייתי ממש מדוייק פה. חשבתי אולי - לא יצטרכו עוד קורסי אופיס ציבוריים = הצלחה. אולי - יהיו לנו הוחכות שהרמה עלתה - אבל אילו?
פתרון:
היו הרבה התלבטויות
בסוף - לקחנו את אלו מקצה המסדרון שכולם באים אליהםן לשאול איך עושים כך וכך והרמנו קבוצה בשם Office Super Users. עשינו שיחות רתימה אישיות עם כל אחד.ת כמובן לפני.
לקבוצה הזו עשינו קורס מאוד מתקדם שחשף את כל הטריקים ושטיקים / שיטות מתקדמות / כלים מתקדמים שיש. לא היה קל - כיכ אלו דברים מתקדמים - למשל ב Powerpoint ברמת עיצוב גרפי, באקסל - נוסחאות מורכבות, ניתוחים מורכבים, גרפים מורכבים, Pivot ועוד, ו Word - ברמה של רלש"ית וותיקה שיוצרת מסמכים יותר מהר מ AI שאז עוד לא חשבו עליו בכלל
אבל - הקורס נתן למשתתפיםות המון! הייתה בחדר התלהבות של ילדיםות קטניםות. את כל החומר תעדנו כמובן.
ואז - פרסמנו את הקבוצה בארגון ואמרנו - מי שיש לו.ה בעיה - לפנות אלינו ונביא פתרון. אבל - הכי חשוב היה שכל OSU שלנו שהולך.ת לעזור - ישאלו האם זה חסך לך שעות עבודה? (כדי שנתעד הצלחות).
לא האמנתי - באמת לא האמנתי. לקח זמן אבל הגיעו מקרים פשוט מדהימים!
מהנדס שעושה ניתוח של מלא נתונים של פרוסות מקו הייצור ללמוד על פגמים - לא הכיר אפשרויות מתקדמות של Pivot וחסכנו לו שעות כל חודש
אשת כספים שהייתה עושה הצלבות מידע בין רשימות של מאוד חשבונות בנק שלא הכירה אפשרויות מתקדמות של Vlookup ו Hlookup שחסכנו לה שעות רבות בחודש
תבניות Word שבנינו לצוותים מסויימים והקלו עבודה וזרזו תהליכים וחזכנו זמן
תבניות Powerpoint וכלי עבודה בגרפיקה בסיסיים שבנינו ועזרו לאנשים לעבוד מהר יותר בהכנה לפגישות קבועות
ועוד
אחרי תקופה - אספנו את שעות העבודה שחסכנו וראינו ROI ברור - החזרנו לארגון יותר ממה שעלה הקורס (כולל שעות עבודה)! וכן - הצגתי להנהלה וכן חקרו אותי על כל מקרה - וכן הוכחתי להםן שזה אמיתי! (כולל שהעלנו שני אנשים תוך הישיבה בטלפון שיספרו).
היה שווה?
זה היה תהליך ראשון שדרש הרבה עבודה - כלומר השקעה גדולה.
הוא החזיק שנים. הביא תועלת והיה מוצלח מאוד עם Brand שכזה בארגון.
אבל - אחרי שעזבתי אני לא יודע אם הוא המשיך - כלומר זה מחייב מישהו שיהיה Owner.
אבל - לא הצלחנו להרים לעצמנו מאגר ידע טוב של הקריאות שטפלנו ואיך טפלנו כדי שנוהל להעביר מידע לדורות הבאים. היה לנו משהו שעשינו בו שימוש אנחנו אבל לא הצלחנו להנגיש אותו לציבור.
הדרכות מכונות ייצור חדשות בקו הייצור:
איתור צרכים:
מה תמונת הצורך של המנהל.ת? מה הוביל אותו.ה אליה? = כל פעם שנכנסת מכונה חדשה לקו הייצור או לפיתוח (זה קצת כמו כלי עבודה חדש אבל מורכב מאוד או תוכנה חדשה בהיי טק שעוד לא יודעים לעבוד עליה) = צריך הדרכה. במקרה של מכונות בקו הייצור לרוב מביאים מומחה.ית מחו"ל (לרוב במחירים שערוריתיים) כדי ללמד את השטח - מהנדסים ואחזקה איך לעבוד. עלות עצומה. גם בהיי טק - נכנסים למשל ל AWS - צריך הדרכה. לארגון AWS יש מערך הדרכות והסמכות עולמי ברמה מאוד גבוהה. אבל למכונות יקרות בקו ייצור יש את החברה שמייצרת אותן - ואת המדריך.ה שלה. לעיתים אתה חייב לשלוח צוות לחו"ל למפעל עצמו ללמוד על המכונה שם. התחושה שלי ושל מנהלת התפעול הייתה - אפשר לעשות את זה יותר טוב! אנחנו כל שנה עושים איתור צרכים ומגלים שהידע נעלם לנו וצריך ללמד שוב (ואלו הדרכות מאוד יקרות!), וגם רואים שרמת שאחזקה והתפעול בשטח לא טובה כמו שציפינו. כלומר הפתרון לא אפקטיבי מספיק.
לרדת לשטח ולברר! - מה תמונת הצורך של השטח? = עשיתי שיחות עם מנהליםות בתפעול, מהנדסיםות ועובדי.ות אחזקה. למדתי כמה דברים:
חסרים ידע ומיומנות בשטח!
אין דרך אחרת ללמד מכונות - כך השטח חושב. ההוצאה על הדרכת מכונות צריכה להיות מתוקצבת שנתית כחלק קבוע.
רק ניסיון עם המכונה יכול להרים את רמת הידע והמיומנות - לא מפתיע.
אין ניהול ידע - הכל כמעט במסמכים הרשמיים של היצרן או אצל מי שלמדו את הקורס - בראש.
לא נוסו שיטות הדרכה אחרות עד היום.
מה הנסיבות? היסטוריה? תהליכים? - מה התמונה המלאה? = במסגרת השיחה עם השטח עשיתי קצת חפירה על איך עובד כל המנגנון הזה. למדתי הרבה על תהליך הרכישה ואיך ההדרכה משולבת בו, וגם על מה קורה לידע אחרי שהוא מגיע למפעל ולאורך שנים מתפזר. כן היה פה לטובתי את מנהלת התפעול שהייתה מוכנה לשמוע רעיונות אחרים כי חוסר האפקטיביות הזו פגעה לה בביצועים. כלומר היו פה נסיבות שיכולות לעזור.
האם אנחנו יכוליםות לייצר תמונת הצלחה ברורה ומוחשית מספיק = סמכנו כך:
המהנדס.ת יודעים להפעיל ברמה נדרשת ולתמוך בעובדי הייצור, אנשי האחזקה יודעים לתחזק
יש לנו ידע מתועד שלא תלוי באדם אחד
אנחנו לא נדרשים להביא את אותה הדרכה שנה אחרי
פתרון חלק א':
בגלל דברים שעלו מהשטח - התחלתי ברתימה לפתרון חלופי עוד לפני שהיה לי אותו. אחרי כמה ניסיונות כושלים, ארגנתי מסמך של כל העלויות של הדרכות מכונה 3 שנים אחורה (כולל עלויות שעות עבודה) וכנסתי פגישה של הנהלת התפעול וכמה מנהליםות מהפיתוח. הצגתי את המספרים. שאלתי - כמה אפקטיביות היו ההדרכות האלו לדעתכםן? הםן אמרו 8 מתוך 10. שאלתי:
כמה א.נשים היום יודעים לתפעל את המכונות?
האם הידע שמור או רק בראש של מישהו.מישהי?
כל כמה זמן אנחנו מגליםות שחסר לנו ידע נוסף וצריכיםות להביא עוד הדרכה מאוד יקרה?
אחרי השאלות האלו הציון ירד לכיוון של 6 מתוך 10. זה עזר להראות שיש לנו בעיה. שלא יהיה חכם להמשיך פשוט באותה שיטה. ששאלו אותי מה הפתרון - לא ידעתי להגיד עדיין.
פתרון חלק ב':
התחלנו בתהליך הרכישה - בסבבי האישורים וכדומה הוכנס חתימה של מנהל ההדרכה על כך שיש תקציב לנושא. מהר מאוד זה עבר לנו לעלות על זה שלרוב אין תקציב ושצריך לארגן אותו בכחלק מתקציב הרכישה. לי זה נתן Heads Up מעולה לדעת שהולך להיות משהו.
כשידענו תאריכים ולו"ז - יכלנו להתחיל לתכנן את מהלך ההדרכה - נחשתםן נכון - כתהליך ולא כאירוע יחיד. זה כלל:
שיחת הכנה עם החברה:
המדריכה להבין מה אנחנו הולכים לקבל, מתי ואיך. עדיפות כמובן לשלוח לנו חומרים הרבה לפני שנוכל להתארגן
תיאור שלנו על תהליכי העבודה הקיימים היום ומה אנחנו מצפים לקבל מהמכונה לכשתיכנס כדי שהמדריך יבין איפה לשים דגש.
כמובן שכל זה לא היה קל - מהנדסיםות לרוב חשבו שזה מיותר, אין צורך ... סליחה שאני משתף בכאבים, אבל אם לא בפורום אז איפה?
הבנה של ה Setting של ההדרכה:
נדהמתי כמה זה היה קריטי להצלחה של הרעיון שהיה לי בראש!
האם זה על רצפת הייצור של המפעל שם? האם זה פה אחרי שמביאים אותה? גם וגם? האם אפשר להריץ חומר לדוגמא? מה שעות העבודה שם? (יש מדינות שעובדות עד 1500 וזהו הביתה)
האם לאנשים שלנו שהולכים לשם יש מספיק זמן בין הטיסות / מלון וכדומה לעשות ניתוח ותיעוד של ההדרכה. למשל באחד המקומות בקשנו משרד לשבת בו בסוף היום לבנות חומרים וכאלה וממש הייתה בעיה ובסוף שלמנו עוד קצת על חדר ישיבות קטן במלון.
בקיצור - הבנו - להיות מוכנים טוב!
בניית השלבים:
לא משנה איך הם נראים הם ביו חייבים (באישור ותמיכה של סמנכל"ית תפעול!):
הקלטה של הלמידה בוידאו (חצובה או כל טריק אחר) כך נקלטות גם השאלות וגם החברה שלנו יכולים לרוץ ולצלם פינות / מקומות במכונה וכדומה. אם צריך, אפשר לחתום על מסמך סודיות שכזה.
סוף יום מתעדים את מה שלמדנו במפרט מכונה שהכנו לפני - ריק - ממלאים אותו בדברים הבולטים שיש לנו כבר (מקל על סיומו אחרי שחוזרים).
אם ההדרכה בארץ / אצלנו - שולחים מפתח הדרכה איתםן!!! שיתעד תו"כ - זה עשה פלאים לתהליך התיעוד! והיה הכי קשה לרתום לזה.
תחילת יום עוברים על תוכנית היום וממפים מה חסר / בוצע
עם החברה לעבודה - שימו לב - המודרכים יושבים יום עבודה שלם (!!) לארגן את החומר ולשמור אותו.
היה שווה?
ישיבה מרובת משתתפים שואלים מהנדס איך הוא יודע לעשות משהו במכונה (כי הוא חדש ולא היה בזמן ההכשרה שלה) והוא עונה - מהמפרט שכתבו אלו שחזרו מההדרכה, ויש לי גם וידאו. לא נתן לי קרדיט כי לא הכיר אותי עדיין. אבל התהליך הצליח.
זה היה קשה מהמצופה לשנות את הרגלי ההדרכה של הציבור הזה ודרש הרבה התעקשות.
זה חסך הרבה כסף לחברה אפילו שההדרכה לעיתים עלתה יותר.
תהליך פיתוח מנהלים בתפקיד ניהולי ראשון:
אולי הכי קשה לנסות לעשות תהליך למידה בתהליכי OD ופיתוח מנהלים, אבל הנה דוגמא מאוד מעניינת
איתור צרכים:
מה תמונת הצורך של המנהל.ת? מה הוביל אותו.ה אליה? = במקרה הזה אנחנו הבאנו את הצורך ולא המנהליםות. הוא יחסית וברור. מנהליםות בתפקיד ניהולי ראשון ללא הכשרה ניהולית קודמת צריכיםות ללמוד את רזי הניהול, את המנגנונים והשיטות הארגוניות ואת הציפיות מהם כמנהליםות. בנוסף, הםן צריכיםות תמיכה בכניסה לתפקיד יותר מאשר כמה חודשים אחרי שהם כבר בססו שיטות וכדומה. הארגון, מנגד, צריך שהמהלך ההכשרתי שלהםן יהיה אפקטיבי. כמובן עוזר אם יש לארגון הגדרה טובה של ציפיות מתפקיד ניהולי.
לרדת לשטח ולברר! - מה תמונת הצורך של השטח? = עשינו שיחות עם מנהליםות חדשיםות בתפקיד וכמובן עם בוגרי תוכניות קודמות. גילינו כמה דברים מאוד ידועים לנו ב OD, Learning:
החומרים בקורס טובים ומעניינים אבל לרוב לא מספיק שימושיים בשטח.
רוב המשתתפיםות לקחו משהו אחד מהקורס שהם מיישמים וחלקםן אומריםות שזה נחשב להצלחה.
מעורבות מצומצמת מאוד אם בכלל של מנהל.ת שולח.ת בתהליך / קורס (ואנחנו יודעים ממחקרים וניסיון שזה מרכיב משמעותי מאוד בהטמעה - או היעדרו משמעותי מאוד בהיעדר הטמעה).
תזמון יחסית לתחילת ביצוע התפקיד - לרוב הקורס מתחיל בתזמון טוב לחלק מהמשתתפיםות והרבה פחות טוב לשאר.
מה הנסיבות? היסטוריה? תהליכים? - מה התמונה המלאה? = כמו בהרבה ארגונים אחרים וגם כאלו שאני עבדתי בהם, יש לארגון ספק שמעביר קורס פיתוח מנהלים. יש כמה כאלו בישראל שעושיםות עבודה טוב מאוד. גם במקרה שלנו - בשנים קודמות נערכו קורסי פיתוח מנהלים עם ספק חיצוני שסיפקו ידע ועברו בשביעות רצון טובה.
האם אנחנו יכוליםות לייצר תמונת הצלחה ברורה ומוחשית מספיק?
שאלה לא פשוטה. איך בודקים הצלחה פה?
אחרי חשיבה רבה הגענו למסקנה שאם נצליח לגרום למשתתפיםות לבצע פרויקט ניהולי שעושה שינוי מוחשי - יש לנו משהו שיכול להיות מספיק טוב ברמת אפקטיביות (לצד שביעות רצון וכאלה). שאיפה יומרנית משהו ... אבל ניסינו.
עוד אפשרות מתהליך אחר - 360 לפני ואחרי - ושם בכל שינוי משמעותי שהיה הראינו פרויקטים שנעשו (שבלעדיהם לא היה שינוי משמעותי)
פתרון:
סדרת ראיונות עם מנהליםות ומשתתפיםות הקדימה את הקורס הפנימי בן 6 מפגשים המשלב מנהלים בדרג גבוה יותר כמרצי אורח. בשלב הבא בתום הקורס כל משתתףת לקח.ה נושא אחד למימוש במחלקה שלו.ה בליווי שלנו ותוך עדכון המנהל.ת הישיר.ה.
הפרויקט כוון להיות נגזר מהנושאים שנלמדו וכזה שמביא תועלת. שני מחזורים עברו בשביעות רצון גבוהה. 60% מהמשתתפים ביצעו פרויקט ראוי. אולי לא מעולה אבל לא רע בכלל.
היה שווה?
ההפתעה הגדולה של תהליך הלמידה הזה היא בתועלות שעלו מתוך העבודה שלנו עם המנהליםות סביב הפרויקטים שלהםן. ההתעקשות שלנו לנהל תהליך של פגישות ולשכנע את המנהליםות בחשיבות היישום נתנה את פירותיה.
למשל, בשני מקרים עובדים שהיו אמורים לסיים עבודה עקב חוסר שביעות רצון מתפקודם, נשארו ושביעות הרצון מהם היום טובה בזכות ליווי המנהלים בשימוש חומר שנלמד בקורס. בנוסף, 5 מנהלים עברו מניהול משימות בניירת / פנקס לממשק Outlook אצלם או בשיתוף לצוות, ושפרו לפי דיווחם את השליטה, הבקרה על תהליכי העבודה, הסדר והשקיפות. דוגמא נוספת, מנהלת גיבשה מחדש את אופי ותדירות ישיבות הצוות שלה. היום מוציאים פחות שעות עבודה על פגישות בעלות ערך נמוך ושביעות הרצון של הצוות מהפגישות עלתה. דוגמא אחרונה, מנהל בנה תוכנית העשרה לצוות על מנת לחשוף אותו לתמונה הרחבה של עבודתו. מתהליך זה נגזרו AI לשיפור תהליכים בעבודת המחלקה ואלו מתממשים היום. ברור לנו שללא מנגנון הפרויקט בתום הקורס ושילוב המנהל הישיר היינו זוכים לראות אולי קמצוץ של פעולות ניהוליות כגון אלו בשטח שלא נדבר על גזירת תועלת.
כל הבלאגן הזה - הביא אותנו בסוף להבין שאולי צריך לזנוח את רעיון הקורס לגמרי ולעבור לליווי אישי בכניסה לתפקיד - ושהקורס יגיע אחרי יותר כגילדת מנהליםות שחורשת דילמות ניהוליות. אפשר לקרוא ולשמוע על כך פה
ועוד דוגמא לתהליך דומה לקבוצת Talents פה
ניהול תוכנית הדרכה שנתית ללא מערכת למידה 1224