יומן אירועים

יומן אירועים:

מה זה יומן אירועים ולמה צריך אותו?

יומן אירועים הוא כלי מתחום Self-Regulated Learning (SRL) שהמצאתי לעצמי ולאחר מכן למנהליםות שמטרתו לעזור לנו לשנות התנהגות על ידי תרגול שימוש בפרדיגמות חלופיות שעוזרות לנו לצמוח ולהתנהל אחרת. זאת לעומת פרדיגמות חוסמות שבולמות צמיחה. זהו השלב האופרטיבי של עבודה על שינוי התנהגות. 

הרעיון העומד מאחורי יומן האירועים הוא שאנחנו חייבים לעבוד בשינוי של עצמנו ברמה יומית כדי שהוא יקרה. להשתדל, לזכור, להיות עירני ל...ת לשים את זה בגב הראש שלי ... וכדומה לא מספיקים כדי ליצור שינוי התנהגותי לאורך זמן.

אם אנחנו לא בונים לעצמנו פיגומים / תומכים / מנגנונים שיזכירו לנו כל הזמן איך להתנהל אחרת - אנחנו לא ממש נצליח לשנות.

קחו לדוגמא את תחום התזונה והדיאטה, או כושר גופני. אם אנחנו לא "עובדים בזה" - למורת רוחינו זה לא מחזיק לאורך זמן.

ביומן אירועים אנחנו מתמודדים עם הרגלים התנהגותיים של עצמנו שמבוססים אצלנו טוב מאוד (שנים) ולכן השינוי קשה ודורש עבודה עקבית ועיקשת ונכונה.

לקריאה נוספת על Self-Regulated Learning (SRL) אפשר לפנות לכאן או לפנות אלי.

הרעיון הכללי של היומן:

אילו היינו יכולים לעצור את החיים שלנו (את הזמן) עם שלט רחוק ולבחון מצבים, או לתכנן איך נתנהל בהם, או אולי אפילו ללכת אחורה למצב שכבר היה ולנסות אותו שבו בגישה חדשה, בוודאי היינו יכולים להשתפר מהר יותר. אולי היינו יכולים לשאול את 3 השאלות של טוני רובינס.

אבל הזמן זז רק בכיון אחד בינתיים ואין לנו יכולת לעצור לגמרי. יש לנו, לעומת זאת, יכולת לתכנן לפני משהו, להיות עירניים ומודעים תו"כ משהו, ולנתח לאחר מעשה משהו.  

זה מה שהיומן מנסה לעשות - להיות לנו כלי שמשמש כשלט כזה בוא אנו עוצרים כדי לתכן את עצמנו בצורה מודעת לפני שאנחנו פועלים ולנתח דברים שקרו לנו על מנת ללמוד מהם. כמי שהריץ על עצמו מספר יומנים כאלו וליווה מנהליםות עם יומנים כאלו אני חושב שזה כלי מאוד חזק למי שרוציםות לשנות את ההתנהלות שלהם באמת. לתת לפרדיגמה החלופית שמצמיחה אותנו מקום אמיתי וסיכוי אמיתי להביא לשינוי. 

איך היומן בנוי ואיך עובדים אתו?

יומן אירועים מחייב עבודה מקדימה של ניתוח פרדיגמות קיימות, זיקוק אלו שחוסמות ובניית פרדיגמה חלופית. יומן אירועים בנוי בטבלה ופועל באופן הבא:

1. תאריך - חשוב כדי שנוכל לראות את השינוי לאורך זמן ואירועים 

2. CPE (Critical Performance Event) - האירוע - בכמה מילים מה קרה בשפה תיאורית ללא שיפוט 

3. כאן מתחיל החלק היותר מורכב - ברמה הפשוטה שלו יומן אירועים יכלול עכשיו את השאלה - איך אני מתנהל/ת בדרך כלל לפי הפרדיגמה הישנה שלי? 

4. עמודה הבאה - איך אני אמור/ה להתנהל לפי הפרדיגמה החדשה שלי? מה האפשרויות שלי? 

5. ואז - מה עשיתי בפועל? 

6. האם אני רואה את הפעולות שלי כהצלחה / כשלון / הצלחה חלקית?

7. מה המסקנות שלי? 

אפשרות קריאה נוספת על הרגלים, תיעודם על מנת לשנות אותם אפשר למצוא פה

זה כאילו שתארתי איך מכינים סלט לארוחת ערב - מלפפון, עגבנייה ותבלון. אבל אנחנו יודעים שלסלטים יש מגוון מאוד רחב אפילו אלו של ארוחת ערב פשוטה. לכן, עוד כמה דוגמאות לעמודות אפשרויות ליומן שלכםן (מה ששם - מנוהל ובפוקוס):

8. אילו ערכים אישיים שלי מושפיעים מהאירוע?

9. למה שמתי לב באירוע? במה בחרתי להתמקד?

10. האם זה סוג של אירוע שאני יכול/ה לדלג עליו? פשוט לא להיות חלק ממנו? - שאלה טובה למי שרוצים לתרגל את הנושא

11. האם האירוע הזה נמצא בתוך דינמיקה שמוציאה אותי מכליי? לכולנו יש אירועים מסויימים מורכבים יותר מאחרים ואנחנו יכוליםות לבחור לנסות לזהות אותם בתהליך הניתוח לפני או בדיעבד

זכרו - הרעיון הוא - באופן עצמאי לעשות ניתוח, תכנון והכנה של ההתנהלות שלנו לאורך היום על מנת לא להיות מופתעים בזמן האירוע. זאת בעיקר משום שבזמן האירוע אנחנו פועלים אינסטינקטיבית לפני ההרגל שלנו (החוסם) ולא לפי החלופי המצמיח. את האירועים אנחנו בוחרים - לא צריך את כולם אלא את המשמעותיים בהם. לבסוף חשוב מאוד לנתח את מה עשנו בפועל, האם הצלחנו? מה המסקנה שלנו וכדומה.

עבודה עקבית על היומן כבר הוכיחה את עצמה בכמה ארגונים כאפקטיבית מאוד בשינוי התנהגות - במידה ומקפידים אליה ונעזרים בניתוח במנהל ישיר או HRBP או מאמן. 

שתי דוגמאות קטנות:

1. מנהל שעבדנו אתו על ניהול תקשורת - בעיקר מענה לתקשורת מיידית בהודעות מול מענה מאוחר יותר במייל או דרך אחרת. במקרה הזה ביומן שמנו עמודות של:

   1. פרדיגמה ישנה - איך ומתי אני מגיב בדרך כלל = איך שפנו אלי - בטכנולוגיה הזו אני מגיב ובמיידי

   2. פרדיגמה חדשה - אני יכול לבחור את אופן התגובה שלי כך שישקף אורך רוח ניהולי. לפרדיגמה הזו הוספנו כמה עמודות לצורך הניסוי:

      1. מה היה קורה אם לא הייתי יכול להגיב בכלל? - עמודה שחשובה כדי לנסות לחשוב - אולי בעצם לא כל כך נושא לא להגיב מדי פעם

      2. מה היה קורה אם הייתי יכול להגיב רק בהודעה מיידית / מייל מיידי? ומה הייתה התגובה?

      3. מה היה קורה אם הייתי יכול להגיב רק בהודעה / מייל מאוחר יותר? ומה הייתה התגובה?

      4. מה היה קורה אם הייתי יכול רק לשוחח עם מי שצריך פנים אל פנים? ומה הייתה התגובה?

      5. מה עשיתי בפועל?

      6. הצלחה / כשלון / חלקי?

      7. מה המסקנות שלי?

זה אולי נראה סזיפי קצת אבל אחרי 10 - 15 שורות של ניהול אירועים ביומן המוח כבר מתחיל להגיב ולחשוב מהר יותר ולראות נכון יותר את המציאות לפי הפדיגמה החדשה. כמובן שפגישות שבועיות או בתדירות סבירה אחרת עם מישהו שאליו אתה מדווח את מעלליך מאוד עוזרות לנתח ולמקד את עצמך על המשך השיפור. ראינו מהר מאוד את המחיר של מענה לכל דבר מיידית, הגררות לשיחות What'sup ארוכות בערב, שליפה מהמותן וכדומה. פתאום שניסינו שיטות אחרות גילינו שאפשר - מעגל ההשפעה גדל ואתו התחושה של ההצלחה.

2. מנהלת ש"יודעת" מה צריך לעשות ולא צריכה לשאול. יש לה ניסיון אדיר, היא רואה 10 צעדים קדימה - אבל בכל שהיא לא מקשיבה ורק מסבירה ומייעצת היא לא נותנת כבוד לעבר, למאמצים שנעשו עד היום וכך לא רותמת את הסביבה. אז במקרה הזה:

   1. פרדיגמה ישנה - אני יודעת, אני מסמנת ואני רצה 

   2. פרדיגמה חדשה - אני יודעת ואני צריכה לרתום את הסביבה כדי שאוכל לרוץ - ואז הוספנו עמודות:

      1. האם אני צריכה לרתום מישהו באירוע הזה / בהחלטה הזו? (יש מקרים שלא צריך ...)

      2. מה הנזק שיכול להיות לי מלרוץ כאן לבד? 

      3. מה היו המאמצים של הסובבים אותי עד היום ולאיזה הקרה הם מצפים ממני? 

      4. מה יכול לגרום להם לרוץ מהר יותר איתי?

      5. מה עשיתי בפועל?

      6. הצלחה / כשלון / חלקי?

      7. מה המסקנות שלי?

גם כאן, בצעדים הראשונים המנהלת הייתה סקפטית מאוד (היא כבר יודעת מה צריך לשעות גם ביומן האירועים ...) אז ניסינו בסבלנות כמה אירועים ראשונים, ואני אפילו הצטרפתי לישיבות שלה פה ושם כדי לראות את הדברים בעצמי ואז לנתח איתה יחד. מהר מאוד, הצלחנו לסמן את הנקודה הקבועה בה היא מאבדת את הסביבה ורצה קדימה ולמעשה לא רצה לשום מקום. ככל שהמחיר התחוור יותר (דרך העמודה - מה הנזק שיכול להיות לי מלרוץ כאן לבד? + מה עשיתי בפעול וכל השאר), כך התחוור הצורך בעבודה חכמה יותר של רתימה ומשם הצלחה. 

מצורפת כאן דוגמא בסיסית לקובץ יומן אירועים: