(1)個人公文查詢（線上調閱）

1.登入帳號後，進入公文管理系統，切換至「公文查詢」。

2.點選「檔管案件查詢」：（可查詢全校之公文，但僅有閱覽自己公文影像掃描檔及線上簽核紀錄之權限，如需閱覽他人公文需線上調閱。） 

3.檔案借調步驟：

      (1)輸入搜尋條件，點選查詢。查得結果會羅列於下。如為同處室同仁之公文可直接開啟影像檔或線上簽核檔。

          （註：只限建置於同一單位之人員可互相查詢公文，如是跨組別或跨處室則需另外進行線上調檔動作。）

      (2)點選右中「借調申請」，出現申請借調勾選選項。勾選欲借調之公文後，點選「檔案借調單」。

           (4)主管決行同意後，即可開啟借調公文，15日後將關閉閱覽權限。

           (5)閱覽同意調閱之公文：至「表單作業」--「表單通知列表」--可看到核准之調閱申請單。點選「表單內容」開啟表單，點選「查看」可直接閱覽影像掃描檔或者是線上簽核檔。15日後將關閉閱覽權限。

註：流程範例：

1.「總務處文書組A人員」要調閱「總務處營繕組B人員」的公文部分(跨組)

(1)線上流程為：文書組承辦人(申請)→文書組組長(審核)→營繕組組長(決行)→或由總務長(決行)。

(2)紙本流程為：文書組承辦人(申請)→文書組組長(審核)→營繕組組長(審核)→總務長(審核)或直接請檔管人員執行。

2.「總務處」「文書組」A人員要調閱> 「教務處」「註冊組」B人員公文(跨處室)

(1)線上流程為：總務處文書組承辦人(申請)→總務處文書組組長(審核)→總務長(審核)→教務長(決行)。

(2)紙本流程為：總務處文書組承辦人(申請)→總務處文書組組長(審核)→總務長(審核)→教務長(審核)→請檔管人員執行。

基本上系統會自動跳出審核人員，上述流程中同時2個動作的，表示傳送下一關有2種選擇，跨處室的部分，本單位一級長官審核後是傳送其他單位的一級長官決行。