(2)文稿撰寫(基本)

     「離線編輯」與「線上編輯」公文撰寫的模式大致一樣，以下以線上編輯為解說範本。點選下圖可另開啟頁面檢視線上簽核各欄位說明。

線上編輯必填欄位

  1. 以下欄位未填即無法存檔：

        （1)檔號及保存年限

         (2)決行層級

         (3)如有上傳附加檔案，附件欄必填

         (4)如受文者須紙本郵寄，須填寫地址

         (5)主旨

         (6)正本

  2.離線編輯隨時可存於自己電腦，但無法自動取號、無法取得檔號。

正副本輸入

1.點選「正本」文字，開啟「受文者對話框」

2.於輸入區輸入受文者機關：

   (1)逐字（不常用）：系統依繕打順序搜尋符合名稱之機關（不常用）。

   (2)關鍵字（預設）：只要繕打機關名稱關鍵字，系統會跳出符合名稱供選取。

   (3)多筆連續輸入：如鍵入「國立臺中教育大學、國立中興大學、國立臺中科技大學」多筆連續資料 （以全形、隔開），可一次輸入所有受文者。（使用時機：如有現成的word受文者名單，則可將各受文者以、          隔開編排，選擇「多筆連續輸入」後貼上，則可一次輸入所有受文       

      者）

3.承辦人可指定受文者使用「電子交換」、「校內交換」、「紙本遞送」、「郵寄」方式處理，分別以不同圖示顯示（見上圖）。

         (1)電子交換（對外雙箭頭）：系統內建全國通訊錄，通訊錄上的機關即為正式全銜。

         (2)校內行文（對內雙箭頭）：系統內建全校人員名稱（姓＋名）及單位名稱，有對應到才可校內傳送。因應節能省紙政策，原則上校內公文（含開會通知單、正副本等）皆不印紙本，而使用系統線上發送E-mail及至個人公文線上簽核帳號。（個人及單位校內行文會先傳至各「單位收文」角色裡，再由各單位收文角色分派。）

          (3)紙本遞送（紙）：無須對應。用於給學生或自取之情況。

          (4)郵寄(信封)：無須對應。如圖示為郵寄，須輸入郵遞區號及地址，如未輸入系統會跳出警示，無法儲存。初次輸入之郵寄受文者會自動儲存於伺服器，下次只需鍵入受文者關鍵字選取即可，不需再重複輸入地址。

   註：「電子交換」及「校內行文」名稱需完全同於「通訊錄名稱」，如不同的話即對應不到。此時如需傳至「某機關某人」（例：國立中興大學OOO老師）或校內人員加上稱謂（例：教育系OOO老師、OOO委員、O主任OO等），可手動對應。方式如下：

                (1)方法一：先鍵入「某機關某人」，再手動對應。

                      a.鍵入「某機關某人」，因與正式全銜不相符，所以顯示「重新對應」，點選「重新對應」開啟通訊錄對應對話框。

                            b.於對應通訊錄對話框中將「某人」刪去，則上半部欄位會跳出可選擇的正式機關全銜。

                               c.在欲對應的正式機關全銜下點兩下，選取的單位名稱則會顯示於下方「選取 的單位名稱」欄位，再點選

                                「確定對應」即完成對應動作。

                 (2)方法二：先鍵入機關全銜，再修改名稱。

                   a.先於輸入區鍵入機關全銜。

                   b.再於名稱欄位加上欲傳送對象之人名，游標移開後系統會跳出對應提示訊息，由於我們是要對應該單位無誤，故選取                            「取消」保 留對應，對應完後再點選「確定」即完成對應動作。

              c.完成。是不是很簡單呢？

             註：「電子交換」與「校內行文」之「名稱」欄位可鍵入任何名稱，只要「對應通訊錄名稱」有對應到全國通訊錄之正式全銜                       或是本校通訊錄之人名及單位即可，即非顯示「重新對應」。

正副本匯出、匯入、選擇常用機關

是不是感覺上述的正副本對應方式有些複雜呢？以下教您小撇步來增加行政效率喔！

1.方法一：將對應好的正副本匯出TXT檔存於電腦，下次直接匯入即可，不用重新登打。此方法針對開會通知單每次開會人員固定之情況特別好用。 

2.方法二：點選「常用機關」，選用群組或於群組中選取機關。

       (1)點選「常用機關」，開啟常用機關對話框。

        a.選擇群組：直接點選群組名稱兩下，可加入該群組。系統提示是否展開群組，選擇是則展開會顯示所有單位名稱，選擇否則僅顯示群組名稱，文面會較簡潔。

        b.選擇個別機關：下拉群組名稱選到某群組項下，則可挑選個別機關選入正副本。

3.方法三：製作TXT檔，直接匯入所有受文機關。

     如有word或excel清單，則可編排成符合格式之TXT檔，直接匯入所有機關，不需至系統上逐筆登打。 詳見範本：下載範本（內含製作方式）。

4.方法四：自建群組。

   可自行建置常用群組，顯示於常用機關裡，直接選用。詳見範本：下載範本（內含製作方式）。

本校正副本受文者，第一順位需加「本校」

一、如正副本受文者為校內單位，請同仁記得於第一個校內單位前加上「本校」，以明確指涉校內單位，不至造成混淆。加入「本校」方法如以下操作影片：http://youtu.be/yn4TFeKRLZc (請以720p高畫質觀看)。

 (正確範例如下：副本：本校總務處、教務處、會計室、學生事務處)

二、另如正副本受文者同時有校外與校內，應將校外受文者置於前以示尊重，請同仁多加留意。

(正確範例如下：副本：國立中興大學、國立臺中科技大學、本校總務處、教務處、會計室、學生事務處)  

密件撰寫

一、密件不得使用線上簽核，故於線上撰寫文稿時先不要填入密等（填入密等將無法存檔），於密等普通的情形下儲存，系統自動取文號。該公文儲存後出現於「待處理公文」之「線上簽核」裡。

二、將該公文點選「書面陳核」轉成書面陳核公文。

三、該公文此時便出現於「待處理公文」之「書面陳核」處。

四、於「書面陳核」處點選「處理」開啟該公文，填入密等及解密條件後，點選「簽槁暫存」或「上傳並離開」。

五、其餘流程依照書面陳核傳送紀錄流程。

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

下篇文稿撰寫（進階）續提各種辦文方式：

a.以稿代簽（最常見，即是直接陳核文稿）

b.簽稿併陳（案件較複雜，於文稿前加一份簽詳加說明）

c.先簽後稿（較少見，先以簽請示後再撰寫文稿陳核。）

d.一文多稿（內容相同、受文機關不同or內容相近僅替換少部分文字）