Створення запитів

Запити — це спеціальні об’єкти, призначені для вибірки даних з таблиць бази, а також для виконання обчислень та інших операцій з базовими таблицями, включаючи їхнє перетворення.

Запит зберігає опис правила, за яким із бази можна отримати певні дані. При відкритті запиту відбувається пошук даних у таблицях згідно з цим правилом. Результати пошуку виводяться у вигляді таблиці. Однак, на відміну від реальної таблиці, цей набір записів реально не існує в базі даних. Під час кожного нового виконання запиту формуються необхідні дані з тих таблиць, на основі яких його створено.

Запити на вибірку

Запит на вибірку — це засіб відбору даних, що зберігаються в різних таблицях, за заданими умовами.

Запити на вибірку використовуються для відбору потрібної користувачеві інформації, що міститься в таблицях. Якщо вибірка даних здійснюється з кількох таблиць, мають бути встановлені зв’язки між полями цих таблиць. За допомогою таких зв’язків і реалізуються запити, звернені відразу до декількох таблиць бази даних.

Алгоритм створення запиту на вибірку даних

1. Виконати Створити → Конструктор запитів.

2. У вікні Відображення таблиці послідовно вибрати таблиці і ввести їх у запит натисканням кнопки Додати. У верхній частині вікна Конструктора запитів відобразиться Схема даних запиту.

3. Заповнити Бланк запиту (нижня частина вікна Конструктора запитів): у запису Поле слід увести назви полів, які повинна мати підсумкова таблиця.

4. Натиснути кнопку Запуск .

5. Зберегти запит.

Приклад:

Створимо запит про годування тварин за даними таблиць бази даних «Зоопарк».

• Виконаємо Створення → Конструктор запитів.

• У вікні Відображення таблиці по черзі вибираємо таблиці і натискаємо кнопку Додати

• У верхній частині вікна Конструктора запитів відобразиться Схема даних запиту

У нижній частині вікна Конструктора запитів розташований Бланк запитів

Додаємо до запису Поле назви полів запиту: по черзі у стопцях відкриваємо кнопкою списки назв полів таблиць БД і вибираємо поля, які повинна мати підсумкова таблиця (

Для вилучення поля його достатньо виділити (клацнути над ним після появи стрілки ) і натиснути клавішу Delete.

Для запуску запиту, тобто його відкриття в режимі таблиці, потрібно натиснути кнопку Запуск або перевести запит у Подання таблиці натисканням кнопки Вигляд . Ми створили запит за даними усіх таблиць БД «Зоопарк»

Для збереження запиту відкриємо контекстне меню на ярлику вкладки Запит1 і виберемо Зберегти як. У вікні Зберегти як задамо ім'я запиту, наприклад, «Годування», і натиснемо кнопку ОК.

Після виконання цих дій назва запиту з'являється в Області переходів

Зверни увагу!

Запит сформовано із використанням даних із трьох зв’язаних таблиць.

У запитах на вибірку можна задавати умови. Для цього у відповідному стовпці потрібно вказати в рядку Критерій умову відбору. При завданні умови відбору можна використовувати оператори >, <, =, >= (більше або дорівнює),<= (менше або дорівнює), <> (не дорівнює).

Якщо потрібно задати кілька умов, то умови для оператора І записуються в одному рядку, а для оператора АБО в одному стовпці один під одним. Складні умови відбору також можна писати в одну клітинку, використовуючи оператори Or, And.

Оператор LIKE (Схоже на) дозволяє робити відбір по фрагменту рядка.

Приклад:

Якщо при створенні запиту Годування в рядку Критерій у стовпці Ряд записати Хижі, то в запиті будуть відображатися лише записи, у яких значення поля Ряд дорівнює «Хижі».

Дещо складніше задати умову відбору за значенням поля, яке має тип Поле підстановки. В такому випадку слід:

• до бланку запиту додати поле з таблиці, з якої беруться дані для підстановки в поле, за значеннями якого створюється вибірка;

• зняти для цього поля прапорець Відображення;

• в рядку Критерій цього поля записати умову відбору.

Приклад:

Нехай у нас є заповнена база даних «Успішність», що складається з трьох зв'язаних таблиць:

Створимо запит, який містить прізвища учнів, що мають оцінки з алгебри не нижчі за 9. Сформуємо бланк запиту таким чином

Створюємо в бланку запиту поля Прізвище з таблиці Учні, Предмет і Оцінка з таблиці Оцінки.

При створенні полів таблиці Оцінки поле Предмет пов'язано з полем КодПредмета таблиці Предмети, і значення вибираються зі списку значень поля НазваПредмета. Тому в бланку запиту додаємо поле НазваПредмета з таблиці Предмети. В цьому стовпці знімаємо прапорець в рядку Відображення, в рядку Критерій пишемо Алгебра (пишемо рядок без лапок: Access автоматично додасть лапки, щоб показати, до якого типу належить дана умова відбору).

В стовпці Оцінка задамо критерій > 8.

Після натискання кнопки Запуск переглядаємо створений запит

Запит із параметрами

Можна створити запит, задавши додаткові умови відбору даних за параметром, що буде задавати користувач при відкритті запиту.

Запит з параметрами — це засіб відбору даних з таблиць БД, який дозволяє користувачеві самому ввести критерій відбору на етапі запуску запиту.

Приклад:

Щоб додати параметр до запиту Годування, слід виконати дії:

• відкрити наявний запит у режимі Конструктора;

• у Бланк запиту в потрібному полі в записі Критерії ввести текст у квадратних дужках;

• відкрити запит, натиснувши кнопку Запуск;

• у діалоговому вікні увести значення параметра і натиснути кнопку ОК

Підсумкова таблиця міститиме записи, які відповідають заданим параметрам:

Зверни увагу!

Умови відбору можна встановлювати за маскою, кількома полями (наприклад, НазваТварини та Ряд) або логічною операцією Або.