Алгоритм опрацювання складного текстового документа. Шаблони документів

Для полегшення створення типових документів — листів, візитівок, резюме, звітів тощо — використовують шаблони.

Шаблон документа — це текстовий документ, що містить усі елемен­ти, які є «спільними» для різних документів даного типу. Шаблон вико­ристовується як зразок для створення нових документів певного типу.

Як правило, у шаблоні визначено стилі, які застосовано в цих доку­ментах; шаблони також можуть містити колонтитули, будь-який готовий текст, зображення тощо.

Під час створення нового документа за шаблоном користувач починає не «з чистого аркуша», а з копії шаблону. Наприклад, якщо існує готовий шаблон для наказів керівництва компанії, то під час створення нового на­казу його заголовок, зображення логотипа тощо вже розміщені на своїх місцях, потрібно додати лише номер і текст наказу.

Шаблони часто використовують для того, щоб установити єдиний стандарт для типових документів в організації.

Шаблон — це звичайний текстовий документ, але він має інше роз­ширення. Наприклад, у Microsoft Word файли документів мають розши­рення doc або docx, а шаблонів — dot або dotx. У LibreOfficeWriter файли шаблонів мають розширення ott.

У розширенні фай­лів шаблонів одна з літер розширення текстового файла за­мінюється літерою t — від англ. template — шаблон.

При створенні документа на основі шаблону відкривається не сам файл шаблону, а створюється новий документ, що містить усі об’єкти, як і у файлі шаблону. При внесенні змін до такого документа файл шаблону залишаєть­ся незмінним, тому його можна використовувати багато разів. Текстові про­цесори також дають змогу відкривати й редагувати шаблони аналогічно до редагування документів. Можна перетворювати документ на шаблон. Основ­на відмінність між документами та шаблонами полягає в їх використанні.

Існує два основні типи шаблонів: глобальні й шаблони документа.

Будь-який документ створюється на основі шаблону. За замовчуван­ням нові документи створюються на основі глобального шаблону Звичай­ний (Normal), який містить параметри форматування, доступні для всіх документів. Шаблони документа, наприклад шаблони записки або резю­ме, містять параметри форматування, доступні тільки для документів, які були створені за допомогою цього шаблону.

Якщо потрібно створи­ти набір документів, які мають схоже фор­матування, слід вико­ристати шаблони з од­нієї групи: Звичайні, Вишукані або Сучасні. Так, якщо для ство­рення резюме вико­ристовувався шаблон Вишукане резюме, то для підготовки листа до нього слід викорис­тати шаблон Вишука­ний лист.

Шаблони створюються на допомогу користувачеві, їх використання зберігає час на підготовку ділових паперів. Різні текстові процесори міс­тять власні набори шаблонів.

Пакет програм Microsoft Office містить велику кількість різних ша­блонів, деякі з текстових шаблонів можна відкрити безпосередньо в се­редовищі текстового процесора, іншими — шаблонами Office.com — мож­на скористатися за наявності підключення до Інтернету.

Для створення документа на основі шаблону документа в середовищі текстового процесора Microsoft Word 2010 слід скористатися вказів­кою Файл/Створити, в області Наявні шаблони обрати Зразки шабло­нів і серед запропонованих обрати потрібний шаблон документа. У правій частині екрана слід встановити перемикач у положення Документ і натиснути кнопку Створити. Далі необхідно ввести потрібний текст до кожного поля з відповідними підказками такого документа.

Документ можна створювати й на основі нестандартного шаблону, для цього потрібно лише відкрити шаблон як звичайний документ, а потім продовжувати працювати з його вмістом.

1. Приготуй ручку, зошит.

2. Перегляньте презентацію та запиши конспект до зошита.