Statuts
1 – CONSTITUTION – DENOMINATION – OBJET
Article 1 CONSTITUTION
Il est constitué entre les adhérents aux présents statuts et ceux qui y adhéreront ultérieurement une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 modifié.
La liberté de conscience et le principe de la non discrimination sont garantis pour les adhérents actuels et futurs, y compris pour celles et ceux appelés à exercer des responsabilités au sein de l'association.
Article 2 DÉNOMINATION
La dénomination est : ASSOCIATION POUR LA MEMOIRE DE L’EMIGRATION
Le sigle est : A M E
Article 3 OBJET
L’association a pour objet :
· de collecter, de dépouiller, d’analyser et valoriser les traces (sources d’archives, lettres, photos, récits de voyage, documents, cartes postales etc…) de l’émigration française aux Amériques et dans le monde, et plus particulièrement à partir du sud-ouest français, tant en France que dans les pays d’accueil,
· de réunir une documentation relative à l’émigration,
· de tisser et favoriser, à partir de ces traces des liens avec des associations d’Amérique et d’ailleurs,
· de promouvoir et d’encourager les recherches sur l’histoire de l’émigration,
· d'utiliser les moyens de communication, en particulier : publication d'un périodique, édition d'ouvrages, livres, brochures, internet,
· de contribuer aux actions pédagogiques concernant les flux migratoires des sociétés contemporaines auprès de tout public scolaire et universitaire et aussi auprès des associations agissant en faveur de l'éducation populaire et de la jeunesse.
Article 4 SIÈGE
Le siège est fixé à PAU (64000). Il pourra être transféré sur simple décision du Conseil d’Administration.
Article 5 DURÉE
L’association est constituée pour une durée illimitée.
Article 6 MEMBRES
Sont membres actifs de l’association :
· Les personnes physiques ou morales remettant un bulletin d’adhésion rempli, daté, signé et réglant la cotisation de l’année en cours.
· Les membres d’honneur nommés par le Conseil d’Administration sur proposition du bureau. Ils sont dispensés de cotisations.
Sont membres bienfaiteurs ou donateurs, les personnes qui procèdent à des dons manuels ou qui contribuent à alimenter le fonds de mémoire de l'association.
Sont membres de droit les entités ou personnes partenaires (financeurs ou ayant rendu des services à l’association). Ils sont nommés par le conseil d’administration et invités à l’assemblée générale, mais à titre consultatif.
Article 7 DÉMISSION - RADIATION
La qualité de membre de l’association se perd par :
a) la démission
b) le décès
c) le non-paiement de la cotisation
d) pour faute grave.
Dans ce dernier cas l’intéressé est préalablement informé du motif et invité à fournir ses explications dans un délai d'au moins dix jours au bureau qui statue.
2 – ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 8 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
L'accès au conseil d'administration est ouvert aux membres désignés à l’article 6 (hommes, femmes, majeurs ou mineurs).
L’association est administrée par un conseil composé d’au moins huit membres élus par l’assemblée générale pour une durée de deux ans.
Les membres élus sont renouvelés chaque année par moitié, la première année les membres sortants sont désignés par le sort.
Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Ces remplacements doivent être ratifiés par la plus prochaine Assemblée Générale.
Le mandat de ces administrateurs prendra fin à l’époque où devrait normalement expirer celui des administrateursremplacés.
Les membres du conseil d’administration ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées.
Des remboursements de frais sont seuls possibles selon des modalités fixées par le conseil d’administration et figurant dans le règlement intérieur.
Article 9 RÉUNIONS ET DÉLIBERATIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an sur convocation du Président ou sur la demande du quart de ses membres.
La présence effective de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour la validité de ses délibérations.
Le vote par procuration est autorisé. Chaque administrateur, présent, ne peut détenir qu’un seul pouvoir.
En cas d'égalité des votes au premier tour, un deuxième scrutin est organisé. En cas d'égalité des votes au deuxième tour, untroisième tour est organisé. En cas d'égalité des votes au troisième tour, la voix du président est prépondérante.
Chaque réunion fait l’objet d’un compte rendu rédigé par le secrétaire, signé du président et transcrit sur le registre des délibérations.
Article 10 LE BUREAU
Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau comprenant un président, un vice-président, un secrétaire, un secrétaire adjoint, un trésorier, un trésorier adjoint. Le président et le trésorier doivent être majeurs.
Le bureau peut s’adjoindre - ponctuellement - toute personne dont il estime le concours utile.
Le bureau assure la gestion courante de l’association. Il se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’impose, ou sur demande d’au moins trois de ses membres, sur convocation du président.
3 – ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Article 11 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
L’Assemblée Générale Ordinaire se tient une fois par an. Elle est composée des membres de l’association à jour de leur cotisation à la date de la réunion et des membres d’honneur. Les membres sont convoqués au moins quinze jours à l’avance, par courriel oupar lettre (pour ceux qui n’ont pas de courriel) comportant les questions à l’ordre du jour, qui, seules seront mises en délibération.
Seront joints : le compte de résultat de l’exercice écoulé, le projet de budget de l’année, un pouvoir, une déclaration de candidature au CA et, éventuellement tous autres documents
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Un adhérent ne peut détenir plus de trois pouvoirs.
Une feuille de présence doit être signée par les présents. Ceux détenant un ou plusieurs pouvoirs signeront en lieu et place de leurs mandants.
L’Assemblée Générale entend les rapports :
1°- sur les activités, la situation morale de l’Association, les perspectives d’avenir.
2°- du compte de résultat de l’exercice écoulé, du projet de budget de l’exercice en cours
L’Assemblée est appelée à se prononcer sur les rapports et autorise la conclusion des actes ou opérations qui excèdent lespouvoirs du conseil d’administration. Elle approuve ou redresse les comptes de l’exercice et donne quitus au Trésorier.
Elle procède à un débat d'orientation budgétaire, et vote le budget de l'exercice en cours. L'ensemble des documents comptables ainsi que les délibérations s'y rapportant sera transmis aux services publics ayant octroyé une subvention dans les conditions et délais fixés par ces services.
L'association garantit l'égal accès des hommes, des femmes et des jeunes aux instances dirigeantes. Les mineurs sont électeurs et éligibles à partir de 16 ans, sans toutefois pouvoir accéder aux fonctions de Président ou Trésorier avant leur majorité.
L’Assemblée procède au renouvellement des postes d’administrateurs sortants. Le vote aura lieu au scrutin secret s’il est demandé par, au moins, le quart des présents.
Le compte rendu de la réunion sera rédigé par le Secrétaire, transcrit sur le registre de délibérations et diffusé aux membres de l’association.
Article 12 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE
En cas de nécessité, le Président, le Conseil ou le Bureau pourront convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
Seule l’Assemblée Extraordinaire est compétente pour prononcer la dissolution de l’association et statuer sur la dévolution de sesbiens, ou décider de sa fusion avec d’autres associations, les décisions seront prises à la majorité des 2/3.
4 – RESSOURCES - COMPTABILITÉ - CONTRÔLE DES COMPTES
Article 13 LES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION COMPRENNENT :
· Les cotisations de ses membres : l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration par délégation fixe les tauxannuels.
· Les subventions de l’État, des Départements, des Communes et autres instances
· Les produits de la vente des services ou de biens aux membres ou aux tiers
· Les recettes des prestations assurées par ses membres dans le cadre de l’action de l’association
· Les dons manuels.
Article 14 COMPTABILITÉ
L’exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Le trésorier tient la comptabilité de l’association et toutes les pièces s’y rapportant. Il a délégation pour exécuter tous les actes de gestion du compte bancaire de l’association. Il est l’interlocuteur des services fiscaux.
Le trésorier établit et remet au secrétaire les documents comptables à joindre aux autres éléments composant les dossiers de demandes de subvention.
Article 15 RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le Règlement Intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, pour préciser, si nécessaire, les détails d’application de dispositions statutaires, notamment tout ce qui concerne l’administration interne de l’association.
Le Règlement Intérieur doit être approuvé par l’Assemblée Générale.
Article 16 DIFFUSION
Les statuts sont disponibles sur le site internet de l’association ; ils peuvent être envoyés par courrier sur simple demande adressée au secrétaire.
Statuts modifiés par l’Assemblée Générale du 16 mars 2024.