Per sapere se è possibile auto-archiviare un articolo in BOA e a quali condizioni è necessario conoscere le policies di copyright adottate dalla rivista e/o dall'editore. Un utile strumento di sintesi è il database Sherpa/Romeo che include le condizioni di self-archiving, ovvero auto-archiviazione, di oltre 22.000 journal peer reviewed. Sherpa/Romeo permette di identificare facilmente quali sono gli editori che consentono agli autori di mantenere la proprietà intellettuale dei prori lavori e di effettuare, di conseguenza, l'autoarchiviazione.
Ogni scheda sintetizza le condizioni previste da ciascuna rivista, in relazione a:
se è concesso auto archiviare i propri articoli
quale versione dell’articolo è ammesso archiviare
se esistono delle restrizioni (per es. se esiste un periodo di embargo di tot mesi dalla data della pubblicazione)
se le policies degli editori sono compatibili con i mandati di finanziamento europei o di specific funder
SHERPA /RoMEO illustra quali sono le possibili versioni allegabili:
Publisher version: è la versione finale pubblicata, con il layout dell’editore; è il file pubblicato, come si trova sul sito dell'editore. Raramente viene consentito.
Accepted version(o Authors' Accepted Manuscript): è la versione definitiva che è andata in stampa, con tutti i commenti e le correzioni integrati nel testo, ma SENZA il layout dell'editore. È la versione più comunemente consentita.
Submitted version (o pre-refeered draft): è la versione inviata ai revisori. Non contiene quindi commenti e correzioni e può essere molto diversa dalla versione finale.
Esempio di box che descrive la policy di una rivista: