Assemblée générale ordinaire du 10 mai 2010

Compte-rendu de l’Assemblée Générale Ordinaire, le 10 mai 2010.

Liste des présents : 28 présents.

Isabelle A

Arnaud S

Laure A

Sandrine B

Philippe et Brigitte B

Béatrice Ch

Béatrice Co

Patrice et Annie G

Corinne G

Florent G

Claire-Emmanuelle H

Martine H

Valérie K

Muriel L

Anne-Lise M-B

Sylviane P

Hélène P

Isabelle P

Anne-Marie P

Hervé P

Christine ou Régis R

Françoise R

Mathilde R

Gaël R

Anne S

Auriana T

Chantal T

Delphine V ou Olivier T

Rappel de l’ordre du jour :

- Présentation des membres du collectif provisoire

- Bilan des premières distributions

- Vote du Règlement Intérieur

- Vote du montant de la cotisation

- Election des membres du collectif

- Questions diverses

Sandrine déclare l’assemblée ouverte à 19h06.

Laure est désignée secrétaire de séance.

Un tour de table est initié pour que chacun se présente.

Sandrine rappelle que l’association de l’Amap des Hauts de Belleville a été enregistrée en Préfecture, puis la liste des membres provisoires du collectif est énumérée, ainsi que les intitulés de leurs charges/tâches le cas échéant.

Présentation des membres provisoires du collectif

Sandrine donne la parole à Béatrice, référente fruits et légumes.

Béatrice donne l’état des inscriptions : 90 personnes ont contracté un panier Fruits et légumes auprès de Jean Pacheco, parmi lesquelles se trouvent :

-        41 paniers pour une durée d’un an, et 18 paniers de 6 mois

-        30 paniers et 30 co-paniers.

Les paniers de 6 mois, en septembre, se verront proposer la possibilité de prolonger leur contrat de 6 mois, pour terminer l’année. A défaut d’une prolongation par les personnes concernées, les contrats de 6 mois vacants seront proposés à des intermittents ou à d’autres adhérents.

D’autre part, Jean notre maraîcher nous propose 40 contrats supplémentaires pour 40 paniers, à pourvoir rapidement, sur le même jour de distribution. Les 40 paniers supplémentaires seront octroyés selon les conditions suivantes :

-        La durée du contrat sera de 7 mois, à compter du 1er septembre 2010 jusqu’au 31 mars 2011.

-        Le tarif de ces contrats tiendra compte du fait que les 5 paniers de septembre seront sur la saison de l’été (chaque panier de cette période est à 25 €), et tous les autres paniers suivants seront au tarif hiver, à 15 €. La distribution des paniers supplémentaires ne se fera pas au Pix pour des raisons pratiques, mais certainement à la MJC des Hauts de Belleville, rue du Borrégo. Lorsque le 2eme lieu sera confirmé, tous les adhérents de l’Amap seront invités à choisir définitivement leur lieu de distribution, une fois pour toutes, entre ces 2 lieux.

Muriel remarque qu’il est très difficile d’arriver à animer 2 groupes en même temps et prédit une possible division de l’Amap en 2 entités distinctes, au fil du temps, si cette solution des deux lieux de distribution est retenue.

Béatrice précise qu’elle n’est pas la seule référente fruits et légumes. Elle s’occupe de la gestion administrative incluant notamment les chèques et les distributions de contrats, tandis qu’Anne-Lise s’efforce de trouver un 2eme lieu pour la distribution des paniers supplémentaires et de toutes relations non marchandes avec le maraîcher Jean et son poussin Ludovic.

Anne-Lise, présente les produits laitiers, fournis par Anne et Jean-Jacques Boudin.

Ils sont les seuls producteurs Bio à ce jour en Île de France à proposer des produits laitiers, et sont de ce fait très sollicités. A ce jour les produits laitiers sont proposés aux des amapiens sous forme de commandes ponctuelles, mais à terme il est prévu d’avoir des paniers identiques pour tout le monde (sur le modèle du panier fruits et légumes), et non pas des contrats individualisés.

Anne-Lise lance un appel, elle informe être ouverte à la participation d’une autre personne pour s’occuper des produits laitiers.

Quelques chiffres : la prochaine distribution de samedi concernera 4 commandes, la précédente distribution portait sur 6 commandes.

Anne-Lise est également la créatrice du site web, de l’adresse amapbelleville@gmail.com, et du groupe de discussion. Le site (https://sites.google.com/site/amaphautbelleville/) est destiné à être la vitrine extérieure de l’amap, de plus, il archive les documents importants pour le bon fonctionnement interne de l’Amap, tels que contrats, comptes-rendus de réunions et de visites à la ferme.

Le groupe Google (http://groups.google.com/group/amap-des-hauts-de-belleville), lui, regroupe les discussions entre abonnés, avec système d’alerte par mail.

D’autre part, une unique boite mail est utilisée pour la diffusion des messages officiels (planning des distributions, calendriers de paniers orphelins, personnes intermittentes…) destinés aux membres, et aussi pour la diffusion de messages à destination d’un plus large public, concernant des expos, films à voir, ou autres événements ponctuels concernant la vie plus globale du quartier.

A ce sujet, il est prévu d’installer un forum privé interne aux membres de l’Amap, qui fonctionne en dehors des boites mail des membres.

Laure, co-référente webmestre, et forum.

Présentation de ce qu’est un forum, et l’intérêt de son utilisation pour un groupe déjà constitué tel que celui de l’Amap des Hauts de Belleville. Les conversations du forum, qui peuvent être initiées par chaque participant sont regroupées par thèmes et catégories, resteront disponibles sur ce forum pour tout adhérent à jour de ses cotisations et inscrit sur le forum dans les groupes de produits qui le concernent.

Il est prévu d’installer le forum sur un hébergement payant, afin d’éviter entre autres, la présence de publicités non désirées sur les pages du forum.

Anne-Lise précise qu’il existe un forum déjà utilisé par Jean notre maraîcher, ouvert à tous les adhérents des Amaps qu’il fournit.

Anne-Marie et Muriel souhaitent ne pas voir se multiplier les lieux de communication, et souhaitent que les informations relatives à l’Amap et aux amapiens restent privées entre les amapiens, inaccessibles à toute autre personne ne faisant pas partie de l’Amap.

Philippe souhaite une page qui liste les différentes personnes et entités à contacter qui officient pour l’Amap.

La parole est donnée à Claire-Emmanuelle qui présente les produits de l’opération Remise à Flots.

Les amapiens ont passé 13 commandes pour la prochaine distribution annuelle qui aura lieu courant octobre 2010. La date limite de récupération des contrats est repoussée au mercredi 12 mai lors de la distribution fruits et légumes.

Le prochain passage de la péniche aura lieu sur le canal de l’Ourcq, à Pantin. Le rapatriement des paniers aux lieux de distribution habituels de l’Amap sera organisé par les amapiens.

Sandrine reprend la parole pour présenter les Intermittents et évoque les paniers orphelins :

Lorsqu’un panier est prévu « non récupéré », il est ponctuellement possible de le céder à une personne dépourvue de contrat avec le producteur. Des listes sur doodle (http://www.doodle.com/?locale=fr ) sont mises en place sur le site et le groupe afin que chacun communique sa disponibilité.

Sur l’initiative de Colette, une association caritative « La main de l’autre » qui prend déjà chaque mercredi soir dans le quartier les invendus de certains commerçants (boulangeries), se charge des paniers abandonnés par notre Amap le cas échéant le mercredi soir en fin de distribution. Ils procèdent ensuite à une redistribution le jeudi matin sur le parc de Belleville des produits de leur collecte.

Sandrine évoque aussi le réseau Amap-idf :

Maryne s’occupe des liens de l’Amap avec eux. C’est auprès de cette organisation que l’Amap doit souscrire pour bénéficier des couvertures d’assurances inhérentes à l’activité d’une Amap.

D’autre part des événements ont lieu ponctuellement, relayés ou organisés par l’Amap-idf, et en ce moment a lieu la quinzaine du développement durable.

Sandrine parle de l’association Louchebem :

Leurs produits volailles et œufs sont toujours disponibles à la commande. Les distributions ont lieu mensuellement, tous les premiers jeudis du mois.

Règlement Intérieur

Le règlement intérieur (RI) doit être soumis au vote de l’assemblée :

Sandrine procède à sa lecture.

Muriel souhaite ajouter une mention précisant la contre-indication du cumul des casquettes au sein de l’Amap, sur le motif que si la liste des tâches s’allonge pour une personne, certaines tâches seront traitées avec moins de disponibilité et de rigueur que d’autres, pouvant nuire à la bonne organisation de l’Amap.

Anne-Lise souhaite que le Président soit le porte-parole de l’Amap sur l’extérieur, par exemple auprès du réseau Amap-idf. Le président devrait aussi avoir un rôle de représentation vis-à-vis de la maison des associations, de la mairie, des lieux d’accueil des distributions….

Oriane rappelle que le président étant responsable juridiquement, c’est son rôle de signer les conventions et autres documents administratifs officiels, ce qui n’empêche pas le partage des tâches avec la référente actuelle du réseau Amap-idf.

Modifications apportées sur le RI :

Introduction : Hervé souhaite qu’une mention soit rajoutée précisant que le RI vient préciser les statuts.

Article 3.1 : ce sont les abonnés qui sont chargés des distributions.

Article 3.4 : supprimé, car entre dans le cadre du §3.1

Article 4 : concernant les rôles des membres officiels du collectif. Ils ont pouvoir de déléguer ponctuellement en cas d’indisponibilité temporaire.

Il est procédé au vote pour le règlement intérieur :

Abstention : 0

Contre : 0

Pour : 29 voix.

Le règlement intérieur est adopté à l’unanimité.

Budgets, adhésions

Parole est donnée à Valérie, trésorière.

Valérie présente un estimatif des besoins financiers de l’Amap pour l’année à venir, et signale les achats qui ont été faits à ce jour :

-        Achat matériel (balance, produits pour dégustations éventuelles)

-        Administratif (hébergement internet, assurances civile lors des distributions et visites à la ferme)

Sylviane précise que la maison des associations du 20e n’accueille les associations que si elles ont déjà une assurance souscrite.

L’établissement bancaire pressenti, après recherches, est finalement la Banque Postale, de par la proximité de ses agences, et des frais de gestion bancaire modiques (autour de 2 euros par mois).

L’assemblée procède au vote du choix de l’établissement bancaire, La Banque Postale.

Contre : 0

Abstention : Muriel

Pour : 27

La décision est adoptée à la majorité des présents.

Béatrice Co suggère concernant la gestion du compte bancaire, de soumettre l’émission de chèques au nom de l’association aux 2 signatures conjointes de la Présidente et de la Trésorière. L’assemblée propose d’imposer la présence des 2 signatures pour tout montant supérieur à 150 euros.

L’assemblée procède au vote des 2 signatures nécessaires pour les sommes supérieures à 150 euros :

Contre : 0

Abstention : 0

Pour : 28

La décision est adoptée à l’unanimité.

Discussion au sujet des cotisations :

Le montant des cotisations est étroitement lié aux besoins financiers de fonctionnement de l’Amap. A ce jour, les dépenses réalisées et prévisionnelles se décomposent comme suit :

-        60 euros : montant de l’adhésion au réseau Amap-idf dès l’année de création de l’Amap, puis 120 € les années suivantes, avec échéance annuelle en mars. Cette adhésion donne droit à la couverture assurance civile relative à l’activité des Amaps.

-        12 euros : c’est la somme qui a été dépensée pour l’achat d’une balance supplémentaire utilisée lors des distributions des paniers fruits et légumes.

-        30 euros : c’est le budget prévu pour les frais annuels d’hébergement internet du forum privé de l’Amap.

-        Montant à déterminer : à prévoir pour CREAMAP et Terre de Liens, cette année ou l’année prochaine.

Philippe demande l’accès au détail du contrat d’assurance Amap-idf.

Anne-Lise présente CREAMAP et Terre de Liens :

CREAMAP http://www.amap-france.fr a été fondé par Daniel et Denise Vuillon, ce sont ceux qui ont implanté le système des amaps en France. Ils conservent depuis lors un rôle de conseil et d’expertise auprès des amapiens ou associations amapiennes en devenir. 

Terre de Liens http://www.terredeliens.org/ promeut activement le développement d’une agriculture responsable, via entre autre l’achat foncier de parcelles cultivables.

Il est d’usage pour les Amaps françaises de faire un don ponctuel à ces deux structures directement liées au développement et à la pérennité des Amaps en France.

Montant :

Pour couvrir les frais de fonctionnement de notre Amap dès cette première année, il est proposé une cotisation d’un montant annuel plancher de 10 euros, qui concernerait au minimum tous les bénéficiaires d’un panier ou co-panier auprès de Jean, puis les intermittents de l’Amap, et les souscripteurs de contrats d’autres produits distribués dans le cadre de l’Amap des Hauts de Belleville.

Durée :

L’appel des cotisations est annuel, les échéances seront calées sur celles des contrats annuels fruits et légumes. Ainsi, la première année se terminera le 31 mars 2010, et le 2ème appel de cotisations aura lieu pour la 2ème année de vie de l’Amap, au 1er avril 2011.

Adhésion :

Les membres présents sont invités à confirmer leurs coordonnées respectives sur le listing édité et présenté au même moment, à y indiquer le montant de leur cotisation (d’un minimum de 10 €) et confirmer leur attachement aux groupes de diffusion par messagerie électronique qui sont spécifiés.

L’assemblée procède au vote de l’acceptation des conditions d’adhésion, et montant des cotisations :

Contre : 0

Abstention : 0

Pour : 28

La cotisation minimale de 10 euros est adoptée à l’unanimité, aux échéances calées sur celles des contrats de fruits et légumes.

Il est procédé à l’adhésion des membres présents, à hauteur de 10 euros par personne, intermittents et abonnés. La procédure d’adhésion continuera auprès des absents lors des prochaines distributions.

Il est procédé au vote des membres collectif, qui se présentent ou se représentent :

Hervé, Gael, Christine, Florent, Anne-Lise, Valérie, Sandrine, Beatrice, Laure, Claire-Emmanuelle, Virginie, Marine, Isabelle, Oriana, Colette (absente), Maryne (absente) = 16 membres.

Contre : 0

Abstention : 0

Pour : 28

Le collectif se réunira prochainement.

Questions diverses :

Valérie prend la parole et annonce avoir rencontré des producteurs dans la Drôme, intéressés par le fonctionnement des Amaps. Ils produisent entre autres, de l’huile de noix et de la tapenade. Voir ces producteurs entrer dans notre Amap dans quelque temps n’est pas impossible.

Tous les contacts de producteurs bio qui pourront nous être proposés sont et seront étudiés avec attention pour éventuellement faire partie de notre amap.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 21h02.