Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar.
SUGERENCIA Para obtener un curso de aprendizaje que le ayude a crear su primer libro, vea Crear su primer libro en Excel 2013. Para obtener información sobre las nuevas características, vea Novedades de Excel 2013.
Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos.
Haga clic en Archivo > Nuevo.
En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva.
Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A.
Escriba texto o un número en la celda.
Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Obtenga más información acerca de las maneras de introducir datos manualmente en celdas de hoja de cálculo.
Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es medianteAutosuma.
Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.
La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.
Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números.
Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula.
Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división.
Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2.
Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo.
También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.
Obtenga más información acerca de cómo crear una fórmula sencilla.
Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas.
Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato.
Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.
Seleccione un formato de número.
Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.
Obtenga más información acerca de las maneras de aplicar formato a números.
Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar.
Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos.
Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.
Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.
Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha
del encabezado de tabla de una columna.
Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.
Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.
Obtenga más información sobre el filtrado de datos en una tabla de Excel.
Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números.
Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar.
Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección.
Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.
El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo.
Seleccione los datos que desea examinar más de cerca.
Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.
Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.
Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.
Obtenga más información sobre cómo aplicar formato condicional o analizar tendencias de datos usando minigráficos.
La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón.
Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico.
Haga clic en el botón Análisis rápido que aparece en la esquina inferior derecha de la selección.
Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.
NOTA Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.
Obtenga más información sobre otros modos de crear un gráfico.
Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.
Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado.
Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro.
Para finalizar, haga clic en Guardar.
Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P.
Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.
La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora.
Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página.
Haga clic en Imprimir.
Obtenga más información acerca de cómo imprimir una hoja de cálculo o libro.
Vaya más allá de los aspectos básicos con los libros mediante el uso de una función para crear una fórmula, el uso de segmentaciones para filtrar los datos en una tabla de Excel o la adición de una tendencia o una línea promedio a un gráfico.