Kegiatan Menjelang Yudisium Wisuda di GoFeeder

Pada halaman ini kita akan membahas Siklus Akademik ke-5 yaitu Yudisium dan Wisuda. Terdapat tiga tahapan yang perlu dilakukan oleh Admin dan Admin Keuangan pada siklus kali ini. Apa saja tahapan tersebut? Mari simak penjelasannya di bawah ini.

1. Pendaftaran Mahasiswa Yudisium

Tahapan yang pertama ini akan dilakukan menggunakan role Admin. Yang pertama dilakukan oleh Admin adalah melakukan pendataan periode yudisium yang berlaku saat ini. Proses ini dapat dilakukan melalui menu Data > Referensi > Periode Yudisium

Tambahkan periode baru dengan klik tombol Tambah dan isikan nama periode yudisium dan pilih periode akademiknya. Setelah itu klik Simpan

Selanjutnya setelah menambahkan periode yudisium, Admin perlu menambahkan data mahasiswa yang akan yudisium melalui menu Akademik > Kelulusan & Yudisium > Set Yudisium Mahasiswa

Pilih mahasiswa dengan mengisikan prodi, angkatan, dan periode yudisium. Setelah itu lanjutkan dengan melakukan centang pada mahasiswa yang akan didatakan untuk yudisium. Jika sudah klik tombol Simpan

Daftar mahasiswa yang telah didaftarkan ke periode yudisium juga dapat dicek melalui menu Akademik > Kelulusan & Yudisium > Daftar Mahasiswa Yudisium

2. Pembayaran Tagihan Kelulusan

Tahapan kedua yaitu Pembayaran Tagihan Kelulusan yang akan dilakukan melalui Admin Keuangan. Sebelumnya Admin Keuangan perlu memastikan beberapa hal, antara lain :  

• Memastikan jenis tagihan untuk kelulusan sudah dibuat. Pembuatan tagihan kelulusan bisa dilakukan melalui menu Referensi > Jenis Tagihan dengan Periodisasi Tagihannya adalah Tagihan Kelulusan

• Memastikan periode dari kelompok tagihan Kelulusan disesuaikan dengan periode saat ini. Dapat dicek melalui menu Setting > Setting Keuangan

Setelah itu Admin Keuangan dapat melanjutkan untuk menentukan tarif tagihan melalui menu Data > Tarif > Tarif Tagihan Kelulusan

Pilih periode yudisium sesuai dengan periode yang sudah dibuatkan oleh Admin. Setelah itu klik tombol Edit pada tombol berwarna biru. Kemudian isikan nominal pada setiap jenis tagihan kelulusan dan setelah itu dapat klik tombol Simpan.

Jika tarif sudah disesuaikan, Admin Keuangan dapat melakukan generate tagihan kelulusan yang dapat dilakukan melalui menu Generate > Generate Tagihan Kelulusan

Pilih periode yudisium kemudian klik tombol Generate berwarna biru sesuai dengan prodi

Setelahnya akan muncul daftar mahasiswa yang telah didatakan untuk yudisium di prodi yang dipilih. Admin Keuangan dapat melakukan centang pada nama mahasiswa kemudian klik tombol Proses

Setelah proses generate tagihan oleh Admin Keuangan, mahasiswa akan mendapatkan tagihan kelulusan yang dapat dicek melalui dashboard Gofeeder mahasiswa masing-masing. Proses dapat dilanjutkan dari sisi mahasiswa untuk melakukan pembayaran tagihan tersebut.

3. Pendataan Akhir Kelulusan

Bagian terakhir dari siklus akademik iki adalah pada pendataan akhir kelulusan. Proses ini berfungsi untuk merubah status mahasiswa dari yang awalnya Aktif menjadi Lulus. Pada proses kali ini Admin akan melakukan update data mahasiswa dengan import data melalui menu Akademik > Kelulusan & Yudisium > Import Kelulusan Mahasiswa

Download template yang disediakan pada menu tersebut. Kemudian Admin bisa mengisikan data dari mahasiswa sesuai dengan referensi yang disediakan pada file template tersebut. Jika sudah terisi dengan lengkap, Admin dapat melakukan upload file yang sudah terisi dan klik tombol Upload. Apabila data sudah valid dan dapat terbaca oleh Gofeeder akan muncul tombol simpan. Namun jika ada kesalahan penulisan akan muncul error yang bisa digunakan untuk perbaikan.

Saat ini proses pada siklus akademik ke-5 sudah selesai dilakukan. Namun terdapat satu proses yang akan menjadi langkah lanjutan dari siklus akademik ke-5 yaitu proses Tracer Study untuk alumni. Untuk tracer study dapat dimulai dengan melakukan generate user alumni oleh Admin. Proses ini dapat dilakukan melalui menu Setting > Manajemen User > Generate User Alumni.

Pada menu ini akan terdapat dua opsi, sebagai berikut : 

• Lulus dari Feeder : opsi ini digunakan apabila status mahasiswa sudah berubah dari Aktif menjadi Lulus pada Neofeeder. Biasanya digunakan apabila Admin telah melakukan pembaruan data mahasiswa menggunakan proses import seperti pada point nomor 3

• Lulus dari Yudisium : opsi ini digunakan apabila status mahasiswa masih belum berubah menjadi Lulus atau belum dilakukan input data terbaru.

Isikan prodi dan periode yudisiumnya. Setelah itu klik kolom centang pada mahasiswa yang akan dilakukan generate user alumni. 

Selain itu alumni juga dapat melakukan pembuatan user alumni secara mandiri melalui halaman https://[gofeeder-PT]/index.php/pendaftaran_alumni

Alumni bisa mengisikan kolom yang tersedia pada halaman tersebut kemudian klik Register. Setelah itu Admin akan mendapatkan notifikasi untuk melakukan validasi user alumni baru melalui menu Setting > Manajemen User > Daftar User. Setelah user alumni divalidasi, user baru bisa digunakan oleh alumni untuk login.