Langkah yang Harus Dilakukan oleh Operator

SEVIMA Gofeedercloud adalah sistem informasi akademik yang dapat memudahkan perguruan tinggi untuk mengatur proses perkuliahan yang berjalan. Namun sebelum SEVIMA Gofeedercloud dapat digunakan dalam proses perkuliahan, operator perlu untuk menyiapkan beberapa hal terlebih dahulu. Apa saja hal-hal tersebut? Mari kita bahas satu persatu di bawah ini.

1. Membuat Akun Pengguna Aplikasi SEVIMA Gofeedercloud

Dalam pengaturan proses perkuliahan tentunya sebuah perguruan tinggi tidak dijalankan oleh beberapa orang saja melainkan dijalankan oleh setiap civitas akademik yang ada di perguruan tinggi. Hal ini akan memudahkan Admin karena dalam pendataan tidak hanya dilakukan dari satu orang saja. Untuk itu sebelumnya Admin perlu membuatkan user dari setiap civitas akademik. Proses ini dapat dilakukan pada menu Setting > Manajemen User > Daftar User

Sementara untuk melakukan generate user alumni bisa dilakukan di menu Setting > Manajemen User > Generate User Alumni

Admin juga bisa melakukan generate User melalui data Mahasiswa ataupun Dosen yang sudah diinputkan pada SEVIMA Gofeedercloud. Proses ini dapat dilakukan pada menu Setting > Manajemen User > Generate User / Dosen

Setelah proses generate user berhasil dilakukan maka mahasiswa ataupun dosen dapat melakukan login dengan password default yaitu yyyymmdd yang diambil dari tanggal lahir yang diinputkan. 

Selain membuatkan user untuk mahasiswa, dosen, dan alumni ada beberapa user dengan role yang berbeda-beda lainnya. User dengan role lain ini juga perlu dibuat untuk memudahkan pengaturan proses perkuliahan. Beberapa role tersebut dapat dicek fungsi dan hak aksesnya melalui link di bawah ini.

Macam-macam role yang ada pada SEVIMA Gofeedercloud beserta fungsinya.

2. Melakukan Setting Awal Aplikasi

• Menentukan periode berlaku

Sebelum perkuliahan dimulai Admin perlu untuk menentukan periode yang berlaku untuk setiap jenis disesuaikan dengan kebutuhan perguruan tinggi. Beberapa jenis periode yang perlu disesuaikan antara lain periode semester berlaku, semester nilai, semester penilaian dosen, dan lain sebagainya. Periode yang dipilih akan mempengaruhi setiap fungsi sesuai dengan jenisnya. Contohnya seperti periode semester nilai, disetting pada periode yang dalam proses penginputan nilai. Kemudian contoh lainnya seperti periode semester penilaian dosen, disetting sesuai dengan periode yang perlu untuk mengumpulkan penilaian dosen. 

Untuk setiap jenis periode yang berlaku dapat dicek melalui menu Setting > Setting Global

• Upload logo dan identitas PT

Penyesuaian logo dan identitas PT dapat dilakukan pada menu Setting > Setting Global di menu Ubah Logo dan Identitas PT

• Mengatur batas SKS KRS online

Sesuai dengan namanya, menu ini digunakan untuk membatasi jumlah SKS yang dapat diambil oleh mahasiswa dalam satu semester saat proses KRS Online. Pembatasan ini dapat dilakukan oleh Admin melalui menu Setting > Setting Global di bagian Batas SKS KRS untuk Sarjana dan Diploma

3. Mendatakan Referensi Pendukung

Referensi pendukung merupakan data yang perlu dilengkapi oleh Admin untuk mendukung pengaturan-pengaturan lain kedepannya.

• Sistem kuliah

Sistem kuliah perlu didatakan oleh Admin untuk digunakan membantu admin keuangan mengelompokkan sistem kuliah dari setiap mahasiswa. Hal ini karena kemungkinan besar biaya kuliah dari setiap sistem kuliah berbeda-beda. Selain itu sistem kuliah juga dapat membantu admin PMB untuk pendataan dalam periode pendaftaran. Dapat didatakan melalui menu Data > Referensi > Sistem Kuliah

• Ruang perkuliahan

Data ruang perkuliahan ini perlu diisikan oleh Admin disesuaikan dengan ruangan yang ada pada gedung perguruan tinggi. Data ruang perkuliahan ini nantinya dapat digunakan pada saat admin mengisi jadwal perkuliahan yang akan dipilih mahasiswa saat KRS online. Selain itu data ini juga akan membantu dalam pembuatan kelas dan jadwal perkuliahan. Data ini dapat diisikan melalui menu Data > Referensi > Ruang Peruliahan

• Unsur dan bobot penilaian

Data unsur dan bobot penilaian perlu didatakan oleh Admin berhubungan dengan nilai yang akan dipaparkan pada RHS, KHS, dan Transkrip Nilai. Bobot penilaian adalah point-point yang membentuk sebuah unsur penilaian. Bobot penilaian ini akan disetting per prodi. Sedangkan unsur penilaian adalah point-point yang membentuk nilai utama. Data ini dapat diisikan melalui menu Data > Referensi > Unsur Penilaian dan Bobot Penilaian

• Jabatan, unit jabatan, dan penandatanganan laporan

Data pejabat unit berfungsi ketika melakukan cetak laporan yangmana data pada bagian penandatangan diambil dari data jabatan dan unit jabatan. Pada menu jabatan hanya berisi daftar dari jabatannya saja. Sedangkan nama dan NIP dari setiap jabatan akan diisikan pada menu unit jabatan. Data tersebut dapat diisikan pada menu Data > Referensi > Jabatan dan Unit Jabatan

• Periode yudisium

Data periode yudisium bisa ditambahan oleh Admin pada saat mendekati masa-masa yudisium. Data ini akan digunakan pada saat mendaftarkan mahasiswa yang akan melakukan yudisium dan juga digunakan oleh Admin Keuangan untuk menentukan tarif yudisium. Data ini bisa dimasukkan pada menu Data > Referensi > Periode Yudisium

• Wilayah

Pada data wilayah ini Admin tidak perlu menambahkan datanya seperti data lainnya karena data ini diambil dari Neofeeder. Sehingga menu ini hanya berfungsi untuk menampilkan data wilayahnya saja. Data dapat diakses melalui menu Data > Referensi > Wilayah

• Asal SMA/SMK

Data ini perlu didatakan oleh admin sesuai dengan kondisi asal SMA/SMK dari mahasiswa di perguruan tinggi tersebut. Data ini nantinya akan digunakan pada proses PMB online. Data asal SMA/SMK dapat didatakan pada menu Data > Referensi > Asal SMA/SMK

4. Mempersiapkan data awal

• Memetakan sistem kuliah per mahasiswa

Proses selanjutnya adalah melakukan pemetaan sistem kuliah dari setiap mahasiswa. Hal ini penting dilakukan oleh Admin karena berhubungan dengan penagihan biaya kuliah yang dilakukan dari Admin Keuangan. Sehingga meskipun hanya ada satu sistem kuliah, Admin tetap harus melakukan set sistem kuliah. Proses pemetaan sistem kuliah dapat dilakukan melalui menu Akademik > Mahasiswa > Set Sistem Kuliah

• Melakukan hitung transkrip

Proses perhitungan transkrip digunakan untuk menghitung kembali nilai yang telah diinputkan untuk membuat nilai transkrip. Proses ini dapat dilakukan di menu Akademik > Mahasiswa > Hitung Transkrip. PIlih angkatan dan centang pada prodi yang akan dilakukan hitung transkrip. Setelah itu klik tombol Hitung Transkrip Mahasiswa dan tunggu prosesnya selesai.

  Untuk lebih detailnya, silakan cek pada video di bawah ini.