Proses Pergantian Semester GoFeeder

Dalam perkuliahan terdapat beberapa siklus perkuliahan. Untuk lebih mudahnya siklus-siklus tersebut dibagi menjadi seperti di bawah ini : 

1. Persiapan Pergantian Semester

2. KRS Online 

3. Perkuliahan

4. KHS dan Kuisioner Dosen

5. Yudisium dan Wisuda

6. PMB atau Penerimaan Mahasiswa Baru

Nah, pada halaman panduan kali ini kita akan membahas tentang siklus akademik yang pertama yaitu Persiapan Pergantian Semester yang mana siklus ini akan dilakukan ketika memasuki semester baru. Pada siklus ini, akan ada dua role yang akan melakukan setting pada halaman SEVIMA Gofeedercloud. Dua role tersebut adalah Administrator dan Admin Keuangan. 

Pada siklus Persiapan Pergantian Semester kali ini akan ada 6 tahapan. Pada tahapan ke 1 hingga 4, proses setting akan dilakukan oleh role Administrator. Sedangkan tahapan ke 5 dan 6 akan disetting oleh role Admin Keuangan. Kalau begitu, mari kita lanjutkan menuju ke tahapan-tahapannya.

1. Pembukaan Periode Berlaku

Tahapan pertama adalah Administrator melakukan pembukaan periode sesuai dengan periode yang berlaku saat itu. Proses settingnya dapat dilakukan pada menu Setting > Setting Global

Klik tombol Ubah Setting. Kemudian semester berlaku diubah pada bagian Semester Berlaku (Aktif). Jika sudah disesuaikan bisa di klik tombol Simpan

2. Menentukan Status Awal Mahasiswa

Sebelumnya untuk melakukan set status Administrator perlu melakukan set satu persatu pada setiap mahasiswa. Namun pada SEVIMA Gofeedercloud administrator dimudahkan untuk melakukan set status mahasiswa menjadi NONAKTIF. Selanjutnya yang akan mengubah statusnya kembali menjadi ke aktif adalah dari sisi mahasiswa masing-masing pada saat proses KRS online. Untuk melakukan set status mahasiswa menjadi nonaktif dapat dilakukan dari menu Akademik > Mahasiswa > Set Status Mahasiswa

Pada halaman ini akan ditampilkan prodi dan jumlah mahasiswa yang belum diset menjadi nonaktif. Untuk merubah status mahasiswanya dapat dilakukan dengan klik tombol Set Status

Akan ditampilkan data mahasiswa yang belum diset status menjadi nonaktif di tiap-tiap angkatannya. Disini Administrator dapat memilih angkatan yang akan diset status mahasiswanya dengan melakukan centang pada checkbox yang disediakan lalu klik Set Nonaktif.

Pada gambar di atas dicontohnya pada periode 2022/2023 Ganjil program studi S1-Manajemen di angkatan 2017 status mahasiswanya akan berubah menjadi nonaktif

3. Pendataan Dosen Wali

Dosen wali adalah dosen yang akan bertugas untuk memvalidasi KRS mahasiswa hal ini difungsikan supaya data KRS mahasiswa terkirim ke Neofeeder. Untuk itu Administrator perlu untuk mendatakan anak wali dari setiap dosen wali.

Proses pendataannya dapat dilakukan pada menu Akademik > Dosen Wali.

Setelah itu sesuaikan Semester KRS yang akan dijalankan dan isikan nama dosen atau NIDN dari dosen wali yang akan didatakan kemudian klik Tampilkan.

Pada halaman ini akan ditampilkan daftar anak wali dari dosen tersebut. Lalu jika ingin menambahkan mahasiswa lain sebagai anak wali dari dosen terkait dapat dilakukan dengan mengetikkan nama mahasiswa atau NIM mahasiswa. Setelah itu klik tombol Tambah Mahasiswa.

Atau bisa juga menggunakan tombol Set Mahasiswa Kolektif apabila dirasa dibutuhkan penambahan mahasiswa secara kolektif dan memudahkan untuk memilih anak wali lebih dari satu dengan pengkategorian berdasarkan prodi dan angkatan.

4. Membuat Kelas Perkuliahan dan Pengajarnya

Pada SEVIMA Gofeedercloud proses pembuatan kelas dan menambahkan pengajar kelasnya dilakukan pada satu halaman yang sama. Sehingga apabila terdapat bentrok antar kelas akan dikirimkan notifikasi pada halaman tersebut. 

Untuk proses pembuatan kelas perkuliahan dapat dilakukan pada menu Akademik > Perkuliahan > Kelas & Jadwal Perkuliahan

Masukkan detail program studi, kurikulum, periode, dan semester. Setelah itu akan ditampilkan mata kuliah sesuai detail yang dimasukkan. Selanjutnya untuk menambahkan kelas, klik tombol + berwarna hijau di salah satu mata kuliah yang ditampilkan.

Isikan data-data kelas yang akan dibuat seperti nama kelas, hari, ruangan, jam mulai dan selesai kelas, kapasitas mahasiswa, metode kuliah, dan tanggal mulai dan tanggal akhir. Jika sudah klik tombol Simpan

Setelah kelas berhasil dibuat, tambahkan dosen pengajar untuk kelas tersebut. Pada hal ini dosen yang dapat ditambahkan sebagai pengajar hanyalah dosen yang telah ber-NIDN. Isikan nama dosen ber-NIDN, banyaknya rencana pertemuan, dan jumlah SKS untuk kelas tersebut. Lanjutkan ke proses simpan dengan klik tombol centang.

Lalu bagaimana apabila perlu menambahkan pengajar dengan dosen yang tidak ber NIDN? Hal ini bisa dilakukan melalui pelimpahan mata kuliah dari dosen ber-NIDN ke dosen non-NIDN. Prosesnya bisa dilakukan pada menu Perkuliahan > Pelimpahan Mata Kuliah

Pada halaman ini akan dimunculkan kelas yang sudah dibuat. Kemudian untuk menambahkan dosen non-NIDN sebagai pengajar, klik tombol Pilih Dosen.

Langkah berikutnya di nomor 5 dan 6 adalah proses penagihan yang dilakukan di awal semester dan akan diproses melalui role Admin Keuangan. Sehingga pastikan kembali login sudah dilakukan melalui role Admin Keuangan.

5. Menentukan Kelompok dan Jenis Tagihan

Secara garis besar kelompok tagihan dibagi menjadi 3 yaitu kelompok tagihan PMB, perkuliahan, dan kelulusan. Namun apabila ingin menambahkan kelompok tagihan baru, Admin Keuangan bisa menuju ke menu Referensi > Kelompok Tagihan pada tombol Tambah

Selanjutnya Admin Keuangan perlu melakukan setting Jenis Tagihan yang merupakan turunan dari Kelompok Tagihan. Untuk pembuatan Jenis Tagihan disesuaikan dengan periodisasi yang berlaku. Sedangkan detail periodisasi dapat dicek melalui tombol Informasi berwarna merah. 

Khusus pada periodesasi per semester akan ada opsi pencekalan yaitu pencekalan terkait KRS, KHS, dan kartu ujian. Apabila dipilih opsi Ya pada tiap-tiap pencekalan berarti mahasiswa tidak bisa melakukan proses yang dicekal sebelum membayarkan jenis tagihan yang dibuat. 

Contohnya pada gambar di bawah ini jenis tagihannya adalah UKT, apabila opsi pencekalan KRS diubah menjadi Ya maka mahasiswa tidak bisa melakukan KRS sebelum membayarkan tagihan dengan jenis UKT.

Klik pada tombol Simpan apabila sudah sesuai. 

Proses selanjutnya adalah penentuan tarif tagihan yang mana tarif ini dapat dibedakan menurut periode masuk, prodi, dan sistem kuliah. Proses ini dapat dilakukan melalui menu Data > Tarif > Tarif Tagihan Mahasiswa

Untuk perubahannya dapat dilakukan melalui tombol Edit berwarna biru.

Namun sebelum itu, Admin Keuangan perlu untuk melakukan penyesuaian pada periode keuangan sesuai dengan periode yang berjalan pada menu Setting > Setting Keuangan. Centang pada checkbox dari kolom Buka Inquiry, Payment, dan Reversal

Untuk lebih detailnya dapat dicek juga melalui uplikan video di bawah ini.