FAQ Set PMB Online

Pada halama ini kita akan membahas FAQ atau hal-hal yang paling sering ditanyakan terkait PMB Online pada Gofeeder. Mari bahas satu persatu penjelasannya.

1. Bagaimana cara ubah periode pendaftaran pada gelombang pendaftaran yang sudah berjalan?

2. Bagaimana cara ubah tarif pendaftaran pada gelombang pendaftaran yang sudah berjalan?

Pertanyaan 1 dan 2 adalah pertanyaan yang saling berkaitan. Untuk periode pendaftaran sendiri disediakan fitur edit melalui menu PMB > Periode Pendaftaran

Lanjutkan dengan memilih periode pendaftaran dan klik tombol edit berwarna kuning

Namun sayangnya perubahan detail dan tarif periode pendaftaran tidak dapat dilakukan. Sehingga solusi untuk kebutuhan seperti pertanyaan nomor 1 dan 2 adalah dengan melakukan pembukaan atau menambahkan periode pendaftaran baru. Setelah itu camaba dapat diminta untuk melakukan pendaftaran ulang pada periode pendaftaran yang baru. Atau Admin juga bisa melakukan penambahan camaba yang sudah mendaftar di periode sebelumnya ke periode yang baru.

3. Apakah tes PMB dapat dilakukan pada PMB?

Sebagai informasi bahwa pada Gofeeder proses tes hanya hingga pendataan saja. Sehingga camaba mengetahui rangkaian tes yang harus dilalui beserta detailnya. Namun apabila diperlukan, perguruan tinggi dapat menggunakan salah satu product pada Sevima Platform yaitu Edlink.

Untuk lebih detailnya terkait proses PMB Online yang terhubung dengan Edlink, Admin bisa melakukan pengecekan pada Panduan Gofeeder yang berada di halaman dashboard.

Kemudian panduan dapat dilihat melalui file dengan nama Tes PMB Online x Edlink

4. Bagaimana cara setting email pengirim pesan informasi akun pendaftar?

Setelah camaba sudah selesai mengisi formulir awal pada halaman pendaftaran. system akan otomatis menampilkan user dan password camaba yang dapat digunakan untuk login menuju ke dashboard PMB. Namun selain itu informasi ini juga akan dikirimkan kepada camaba melalui email.

Lalu bagaimana Admin menentukan email yang digunakan untuk pengiriman email tersebut?

Caranya adalah Admin dapat masuk ke menu Setting global > Identitas PT, lanjutkan dengan mengisikan akun email yang akan menjadi pengirim. Bisa menggunakan email PT atau email lainnya, namun hindari penggunaan email yahoo.

Klik tombol simpan, setelah itu lanjutkan dengan proses testing email di menu Setting Email.

5. Mengapa pendaftar tidak dapat melanjutkan ke tahap finalisasi?

Setelah camaba melakukan pendaftaran pada periode pendaftaran yang terbuka, camaba perlu untuk melanjutkan proses pendaftaran sampai proses sampai upload berkas. Setelah berkas-berkas sudah dikirimkan dengan lengkap, camaba bisa melanjutkan ke proses finalisasi. Namun bagaimana jika proses finalisasi tidak dapat dilakukan oleh camaba?

Biasanya PT akan mengatur periode pendaftaran sebagai pendaftaran berbayar. Sehingga biasanya camaba tidak dapat melakukan finalisasi proses pendaftaran disebabkan oleh tagihan pendaftaran yang belum diselesaikan.

Untuk itu solusi dari kendala proses finalisasi yang tidak dapat dilakukan adalah pastikan semua tagihan pendaftaran sudah dibayarkan dan sudah dikonfirmasi oleh Admin Keuangan. Setelah itu maka proses finalisasi bisa dilanjutkan.

6. Mengapa di sisi camaba tidak ada tombol untuk upload bukti bayar?

Setelah melengkapi berkas-berkas, camaba akan diminta melakukan pembayaran untuk proses pendaftaran. Biasanya akan muncul tombol upload bukti pembayaran yang akan diteruskan ke proses konfirmasi pembayaran oleh Admin Keuangan. Namun ada beberapa kasus yang mana tombol upload bukti pembayaran tidak muncul, mengapa hal ini terjadi?

Hal ini disebabkan karena PT sudah berlangganan SevimaPay. SevimaPay akan memberikan kemudahan dari sisi PT dan juga mahasiswa/camaba dalam proses pembayaran karena prosesnya sudah dilakukan secara otomatis.

Dari sisi pembayar hanya perlu memilih merchant yang akan digunakan untuk pembayaran. Setelah itu akan diberikan kode untuk pembayaran. Sedangkan dari sisi Admin Keuangan PT tidak lagi perlu melakukan pengecekan bukti pembayaran yang dikirimkan satu-persatu. Cukup pembayar melakukan klik centang pada tagihan yang akan dibayarkan, melakukan pembayaran, dan proses pembayaran akan tervalidasi secara otomatis sehingga tidak perlu mengirimkan bukti bayar. Yang membuat tombol upload bukti bayar tidak muncul.

7. Mengapa tombol pilih tagihan PMB pada sisi admin keuangan tidak dapat dicentang?

Setelah melakukan upload berkas, camaba perlu melakukan pembayaran untuk proses PMB melalui dashboard masing-masing. Namun selain itu, pembayaran juga bisa dilakukan melalui dashboard Admin Keuangan. Namun dalam beberapa kendala, Admin Keuangan tidak dapat melakukan centang pada tagihan camaba yang akan dibayarkan. 

Hal ini terjadi dikarenakan pembayaran tagihan sudah melebihi tanggal yang disetting pada periode pendaftaran.

Untuk mengatasi kendala ini dapat dilakukan perubahan tanggal batas pembayaran pendaftaran. Hal ini bisa diproses oleh Admin melalui menu PMB > Periode Pendaftaran, kemudian klik edit dan ubah batas pembayaran sesuai dengan tanggal saat ini.

8. Kapan waktunya admin PMB melakukan proses seleksi data pendaftaran?

Proses seleksi camaba dapat dilakukan Admin setelah camaba atau pendaftar sudah melakukan proses finalisasi. Camaba atau pendaftar dapat melakukan finalisasi melalui dashboard PMB di menu Finalisasi Data. Setelah difinalisasi, data camaba tidak bisa diubah kembali dan Admin akan memulai proses seleksi.

9. Bagaimana cara upload ulang untuk berkas pendaftar yang tidak valid?

Sebagaimana yang disampaikan di point sebelumnya, setelah melakukan finalisasi data maka data camaba tidak dapat lagi dilakukan edit. Lalu bagaimana jika berkas yang dikirimkan oleh camaba tidak valid. Terdapat dua solusi untuk kendala ini, yaitu : 

• Proses upload ulang dilakukan dari sisi Admin PMB. Sehingga Admin PMB perlu untuk meminta berkas yang baru dan valid kepada camaba terlebih dahulu. Setelah sudah didapatkan berkas yang valid maka Admin PMB bisa membantu proses upload ulang melalui menu PMB > Daftar Calon Mahasiswa Baru. Klik tombol Aksi pada camaba yang dimaksud kemudian klik Lihat Detail.

Lanjutkan ke menu Dokumen Berkas dan proses upload ulang berkas dapat dilakukan melalui tombol upload berwarna hijau.

• Proses upload ulang dilakukan dari sisi camaba. Namun sebelum itu, Admin PMB perlu untuk menonaktifkan status finalisasi dari camaba. Hal ini dilakukan supaya camaba dapat melakukan perubahan data termasuk pada berkas yang dikirimkan. Untuk menonaktifkan status finalisasi, Admin PMB bisa masuk ke menu yang sama dan menuju ke bagian Status Kelulusan. Lanjutkan dengan unchecklist pada bagian Status Finalisasi

10. Bagaimana menjadikan data pendaftar yang lolos seleksi menjadi data mahasiswa baru?

Setelah camaba melalui semua rangkaian pendaftaran maka camaba akan dinyatakan lolos. Selanjutnya maka Admin perlu untuk memindahkan akun dari camaba tersebut dari yang awalnya sebagai pendaftar berubah menjadi mahasiswa. 

Sebelum melakukan perubahan akun camaba menjadi mahasiswa, Admin perlu memastikan kembali bahwa akun camaba telah ditambahkan NIM. Proses penambahan NIM dapat dilakukan bersamaan dengan perubahan status kelulusan dari camaba di menu PMB > Daftar Calon Mahasiswa Baru.

Selain itu Admin juga bisa melakukan penambahan NIM secara kolektif melalui menu PMB > Set NIM Pendaftar Kolektif

Setelah dipastikan camaba telah diset memiliki NIM maka Admin bisa melanjutkan ke perubahan akun dari camaba menjadi mahasiswa. Prosesnya dapat dilakukan dari menu PMB > Export ke Data Mahasiswa

Lakukan checklist pada akun camaba yang akan diubah menjadi akun mahasiwa. Setelah melakukan checklist, akun akan otomatis berubah menjadi akun mahasiswa, sehingga Admin tidak perlu membuat akunnya satu persatu.

Untuk lebih detailnya, Cek video ini sebelum implementasi fitur PMB Online GoFeeder.