Panduan Akun Keuangan pada SEVIMA Gofeeder Cloud

Ketika Admin Keuangan melakukan login, maka tampilan depan dashboardnya seperti pada gambar di atas. Secara garis besar beberapa hal yang menjadi hak akses dari Admin Prodi adalah sebagai berikut :

• Mengenerate tagihan mahasiswa

• Mencatat transaksi pembayaran mahasiswa

• Laporan terkait tagihan dan pembayaran mahasiswa

• Mendatakan sistem kuliah mahasiswa

B. Langkah Wajib Administrator Keuangan

Terdapat langkah wajib untuk admin keuangan yang harus dilakukan sebelum membuat tagihan. Perlu diingat bahwa di GoFeeder, penagihan keuangan dilakukan di awal semester karena perlu menonaktifkan status mahasiswa kecuali tagihan isidentil. Dengan system ini diharapkan dapat mendisiplinkan keuangan di perguruan tinggi.

1. Atur Setting Keuangan

Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu setting. Centang mana saja yang akan dibuka sesinya.

2. Mendatakan Kelompok Tagihan

Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu referensi → kelompok tagihan maka akan muncul halaman seperti di bawah ini. Kelompok tagihan berisi master data tagihan yang ada pada perguruan tinggi yang nantinya akan dijabarkan di halaman jenis tagihan tiap kelompok tagihan.

3. Mendatakan Jenis Tagihan

Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu referensi → jenis tagihan. Jenis tagihan berisi tagihan apa saja yang ada di perguruan tinggi yang didaftarkan berdasarkan periode penagihan dan kelompok tagihan.

Untuk info mengenai periode penagihan ada fitur informasi pada halaman jenis tagihan yang berisikan periodesasi tagihan yang ada pada GoFeeder. Untuk Periodesasi tagihan “per Semester” terdapat fitur tambahan yaitu apakah akan flag dengan KRS atau tidak.

4. Mendatakan Nomor Rekening Kampus

Digunakan agar mahasiswa dapat mengerti nomor rekening kampus saat akan transfer. Nomor rekening akan terlihat di sisi mahasiswa saat akan upload bukti transfer. Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu Referensi → Daftar Metode Pembayaran. Klik tombol tambah lalu isi form yang diminta.

5. Memberi Tarif tiap Tagihan

Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu data → tarif tagihan . Tarif tagihan kelulusan dipilih jika ada tagihan dengan periodesasi tagihan “Tagihan Kelulusan”. Untuk mengatur tarifnya, setting dahulu periodesasi tagihannya kapan, jenis tagihannya apa, dan untuk angkatan berapa (jika untuk angkatan 2019 pilih 2019/2020 ganjil, jika untuk angkatan 2018 pilih 2018/2019 ganjil). Jika sudah diatur klik tombol biru yang ada.

6. Menagihkan ke Mahasiswa

Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu data → Tarif → Tarif Tagihan Mahasiswa. Tarif yang sudah diatur, waktunya ditagihkan ke mahasiswa dengan catatan sistem kuliah sudah diatur dan status mahasiswa dinonaktifkan agar daftar mahasiswa muncul saat sudah disetting pengaturannya. Nanti tarifnya otomatis muncul di daftar mahasiswa, jika belum muncul pasti ada kesalah dalam pengaturan tarif tagihan ataupun generate tagihannya. Jika sudah benar bisa klik simpan.

7. Pelunasan oleh Admin Keuangan

Bila mahasiswa memberi bukti transfer tagihan langsung ke admin keuangan tanpa upload bukti bayarnya maka admin keuangan dapat melakukan langkah ini. Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu Pembayaran → Pembayaran Tagihan. Pilih kelompok tagihan dari jenis tagihan yang akan dilunaskan dan ketik nama mahasiswanya. Jika sudah klik inquiry maka akan tampil tagihan dari mahasiswa tersebut.

8. Pelunasan dengan Konfirmasi Bukti Transfer

Bila mahasiswa sudah melakukan upload bukti transfer maka admin keuangan dapat mengkonfirmasi bukti bayar tersebut. Langkah ini dilakukan dengan cara akses menu Pembayaran → Konfirmasi Pembayaran. Pilih tagihan dengan status “Menunggu Konfirmasi” lalu pilih tagihan yang akan dikonfirmasi dengan cara klik tombol aksi.

Jika sudah tinggal konfirmasi apakah bukti bayar tersebut valid dengan menekan tombol konfirmasi atau tolak. Bila dikonfirmasi maka status tagihan sudah lunas.

9. Cetak Kwitansi Tanda Lunas

Untuk melunaskan tagihan yang sudah dibayar diharapkan melalui proses ini yaitu akses menu Pembayaran → Pembayaran Tagihan agar pembayaran ini terekam di data Pembayaran. Tulis nama mahasiswanya lalu klik inquiry

Lalu centang tagihan mana yang sudah lunas dan klik payment tagihan maka langsung muncul kwitansinya.

C. Fitur dari Administrasi Keuangan

1. Melihat Daftar Tagihan

Tagihan yang sudah pernah digenerate akan muncul dalam halaman data → tagihan.

2. Melihat Daftar Pembayaran

Tagihan yang sudah lunas lewat cetak kwitansi akan muncul dalam halaman data → pembayaran.

3. Laporkan Total Biaya Masuk

Dapat diakses melalui menu Data > Laporkan Total Biaya Masuk. Tagihan yang sudah pernah digenerate dan masuk jenis periodisasi tagihan “awal masuk” akan terakumulasi per- mahasiswanya. Total tagihan yang pernah dibayarkan dengan periodesasi “awal masuk” tersebut akan muncul pada kolom Total Tagihan.

Setelah klik simpan maka nominal pada kolom total tagihan akan masuk sebagai Total Biaya Dilaporkan. Nominal ini yang akan masuk ke Neofeeder pada kolom Biaya Masuk di histori pendidikan mahasiswa. 

4. Laporkan Total Biaya Semester

Dapat diakses melalui menu Data > Laporkan Total Biaya Semester. Tagihan yang sudah pernah digenerate dan masuk jenis periodisasi tagihan “per semester” akan terakumulasi per- mahasiswanya. Total tagihan yang pernah dibayarkan dengan periodesasi “per semester” tersebut akan muncul pada kolom Total Tagihan.

Setelah klik simpan maka nominal pada kolom total tagihan akan masuk sebagai Total Biaya Dilaporkan. Nominal ini yang akan masuk ke Neofeeder pada kolom Biaya Kuliah (semester) di Aktivitas Kuliah Mahasiswa