カウンター開設手順

目次

• 窓口開設までの工程を案内

  • • 業務工程表や実施チャートを作成

    • 項目とスケジュールを説明（業務工程表や実施チャートをもとに案内）

• 自治体に当社の相談窓口のフォーマットを説明

  • • 「アキカツカウンター概要書」「自治体カウンター仕様書」データを渡す

    • 自治体の要望があれば、盛り込む内容を協議

• 所有者相談対応のフローを協議、決定

  • • 自治体窓口流入所有者 情報受渡し方針協議・決定、サービスフローに反映

    • 補助金情報等の共有を依頼、相談者への案内方法を具体的に決め、サービスフローに反映

      • • 補助金の情報（Web URLなど）の受取り

        • 相談者に配布している書類データあれば受取り

        • 相談者への案内は必須か、質問があった場合に案内するか、詳細な案内は自治体問合せでOKか、自治体問合せとなった場合に事前に当社からの情報共有が必要か否か、を調整

    • 空き家バンクに関する情報の共有を依頼、相談者への案内方法を具体的に決め、サービスフローに反映

      • • 空き家バンクの運営の有無確認

        • 空き家バンクの情報（Web URLなど）の受取り

        • 相談者に配布している書類データあれば受取り

        • 登録は必須か否か

        • 登録申請手順の確認、バンク登録の条件やルールなどの確認

        • 相談者への案内は必須か、質問があった場合に案内するか、詳細な案内は自治体問合せでOKか、自治体問合せとなった場合に事前に当社からの情報共有が必要か否か、を調整

• 登録事業者・協力事業者の募集方法を検討、決定

  • • 相談窓口開始時の、登録事業者数の目標値があるか確認

      • • 当社方針：自治体の規模にもよるが、不動産業者数社が登録していたら開始可能

    • 自治体側の協定団体の有無、自治体と事業者の繋がりの強さや過去の経緯、既存の事業者リストの有無を確認

      • • 協定団体（特に宅建協会・全日）があり、過去の繋がりが強い場合

          • • ①自治体職員による、本事業開始の事前説明・主旨の理解促進を依頼（後々揉める原因）

            • ②自治体職員単独での対応をどうしても拒む場合は、当社も同行を提案（一緒に行くと、より揉めやすい）

        • 事業者リストがある場合

          • • ①自治体から協力依頼（登録促進）の通知を送付していただく（前例：岬町、あわら市）

            • ②自治体から通知送付できない場合、当社から送付（前例：豊橋市）、または架電やFAX送信

        • 協定団体も事業者リストもない場合

          • • 宅建協会HP、全日HPでリストアップ。郵送かFAX送信。件数が少ない場合は架電。

            • 造園業、産廃業者（家財整理）、解体業者、司法書士をリストアップ。郵送かFAX送信。件数が少ない場合は架電。

• 所有者の相談数に関する情報・状況の確認

  • • 例年の役所窓口での所有者相談の件数をお伺い

    • 窓口開設に際し、今後の所有者への広報・掘り起こしの方針をお伺い

      • • 当社が営業商談時に自治体に依頼している集客施策への協力を再度依頼、スケジュールやボリュームもお伺い

• カウンターのLP作成

  • • カウンター名称は、「自治体名＋カウンター」とする

    • 文字ロゴは都度制作

    • 「ペライチ」のサービスでLPを作成、利用規約はWordPressで作成

    • 他自治体のサイトを複製し、一部の情報を修正 ※ペライチLPのテンプレ作成予定

    • 自治体に確認依頼、修正対応

    • サイト公開日の検討

    • サイト公開対応（タイマー機能ないため、営業時間内で決定）

• カウンターのチラシ作成

  • • LPで制作した文字ロゴを流用

    • 自治体カウンターチラシの雛形データをコピーし、一部情報を修正し作成

    • 自治体に確認依頼、修正対応

    • デザインデータ（PDF）納品 ※印刷物納品を状況判断にて自治体に提案（集客に影響する可能性あり）

• 開設時のプレスリリース作成

  • • カウンター開設記事作成

    • 自治体確認

    • 修正作業

    • 配信

• 自治体ダッシュボードのアカウント発行

• 開設スケジュール共有

• 自治体の仕様書、契約内容の共有

• 自治体所有の事業者リストの共有（あれば）

• 事業者登録対応

• 所有者相談対応のフローを共有

  • • 主に自治体によって方針・フローが異なるのは、空き家バンクと補助金

    • 補助金

      • • 補助金の情報（Web URL、配布資料など）共有

        • 相談者への案内は必須か、質問があった場合に案内するか、詳細な案内は自治体問合せでOKか、自治体問合せとなった場合に事前に当社からの情報共有が必要か否か、などの共有

    • 空き家バンク

      • • 空き家バンクの運営の有無

        • 空き家バンクの情報（Web URL、配布資料など）共有

        • 登録は必須か否か

        • 登録申請手順、バンク登録の条件やルールなどの共有

        • 相談者への案内は必須か、質問があった場合に案内するか、詳細な案内は自治体問合せでOKか、自治体問合せとなった場合に事前に当社からの情報共有が必要か否か、などの共有

• WebサイトURLを伝え、Googleアナリティクスの設定を依頼する

• サイトアクセス数を月ごとに管理（自治体への中間レポートや、年度末の報告書に記載）

• アクセス数の推移や、検索キーワードをもとにサイトの改善行動の実施、集客施策の検討を行う

• GSに状況を随時報告

手順

▼自治体に

１）契約内容にあわせて、「業務委託」か「連携協定」のWordデータを渡す

テンプレートのWordファイル 

２）市長のコメントを入れるか？街の概要情報を掲載したいか？確認する

３）その他、以下条件を決めていく

　・カウンター開設日（日時は平日10〜17時の間で）

　・リリース配信日時

▼アキカツ広報へ依頼

自治体に確認した内容をもとに、社内発注

以下内容を伝える

・行政名

・連携協定締結の有無

・開設日（時間もあれば）

・自治体からの写真素材の有無

・自治体からの追加原稿（市長コメント、街の概要）の有無

・自治体のアキカツカウンターのチラシデータ共有

・リリース配信の希望予定日時

• 関係者（自治体・当社GS＆アドバイザー）キックオフ

※補助金情報等共有

※空き家バンクに関する情報共有 もおこなう

※アドバイザーは自治体に対し、不明点があれば確認する

• 自治体ダッシュボードのアカウント情報共有と、システム案内を実施

• 朝10時までにWebサイト公開

  • • ペライチは予約公開機能がないため、手作業で公開設定を行う

      • • ページタイトル（タブ部分等で表示）の確認

        • 利用規約のリンクが有効な状態か確認 ※URLが変わるため、リンクURLの再設定は必須

          • • 利用規約ページの確認事項

              • • パーマリンクの確認 ⇒「（自治体ローマ字表記）counter_termsofservice」に

                • 末尾の「202▲年▲月▲日作成・適用開始」の日付が開設日になっているか確認

        • 問合せフォームのテスト送信を行い、送信ボタン押下後の表示文言の確認や、問題なくSlack受信するか確認

        • パスワード保護を無効に設定、一度非公開で保存し、再度、公開で保存

• 朝10時にプレスリリース配信

  • • マーケチームにプレスリリース配信の予約設定をしておいてもらう

    • 10時にアップされているか確認 ※PRタイムズ／空き家活用株式会社 

• 自治体に窓口開設の連絡

  • • 10時にWebサイト開設、プレスリリース配信した旨を一報

• 社内に窓口開設の共有

  • • アキカツofficialチャンネルで情報共有