Configurar grupos

Criar novo grupo

Para criar grupos de controle:

1. Acesse o menu lateral Documentos > Configurar grupos.

2. No canto superior direito da tela, clique no botão + Novo grupo.

3. Nome - defina o nome do grupo, usando até 100 caracteres.

4. Repositório - selecione os repositórios nos quais o grupo deve ser exibido como opção para associar os documentos.

5. Determine a finalidade do grupo:

   • • Permitir acesso - use para destinar o grupo ao acesso de documentos, ou seja, pessoas inseridas no grupo terão acesso aos documentos associados a este grupo.

     • Permitir revisão - use para destinar o grupo à revisão de documentos, ou seja, pessoas inseridas no grupo poderão revisar os documentos associados a este grupo.

     • Permitir criação - use para destinar o grupo à criação de documentos em repositórios, ou seja, pessoas inseridas no grupo poderão criar novos documentos nos repositórios associados a este grupo.

🪄Dica: É possível selecionar mais de uma finalidade para o mesmo grupo, porém, dificilmente as pessoas que terão acesso poderão também revisar e criar documentos. Então, sugerimos que o grupo de acesso seja criado somente com esta finalidade. Para os grupos com finalidade de criação e revisão, é importante certificar-se de que as pessoas inseridas neles têm acesso ao menu "Gerenciar documentos".

6. Configurações avançadas:

   • • Pessoas do grupo podem publicar documentos - habilite esta configuração para que as pessoas que criam ou editam documentos possam publicá-los, mesmo que não sejam pessoas administradoras do repositório.

     • Pessoas do grupo podem associar grupos a documentos - habilite esta configuração para que as pessoas que criam ou editam documentos possam associar grupos aos mesmos, ainda que não sejam pessoas administradoras do repositório.

7. Clique em Salvar.

Tabela

Na tabela exibida, você encontra a lista de grupos ativos já cadastradros. Entendendo a tabela:

7. • Caixa de seleção - use para marcar ou desmarcar os grupos que deseja realizar ações em lote.

   • ID - número identificador do grupo.

   • Nome - nome do grupo.

   • Repositório - nome do repositório associado ao grupo. Se mais de um repositório estiver associado ao grupo, basta clicar na informação "Mais de um repositório", para exibir a lista completa de repositórios associados. 

   • Pessoas ativas - indica a quantidade de pessoas inseridas no grupo. Essa escolha de pessoas é feita nas ações do grupo > Pessoas.

   • Ativo -  indica se o grupo está ativo no momento.

   • Ações - indica as ações individuais possíveis para o grupo.

Ações individuais - em cada grupo

• Inserir pessoas no grupo;

• Associar ou desassociar repositórios do grupo;

• Associar ou desassociar documentos do grupo;

• Exportar lista com as pessoas que estão no grupo em Excel;

• Exportar lista com os documentos associados ao grupo em Excel;

• Clonar grupo;

• Editar grupo;

• Excluir grupo.

Ações em lote - para mais de um grupo

• Associar ou desassociar documentos dos grupos;

• Associar ou desassociar repositórios dos grupos;

• Adicionar ou remover segmentação dos grupos;

• Excluir grupos.