Reporte de accesos

El Reporte de accesos es una herramienta clave para entender la interacción de las personas con los contenidos disponibles. Con este, tú obtienes detalles sobre el origen de los accesos, fechas, cantidades y la clasificación de utilidad de cada documento. Además, puedes ver gráficos que resaltan los documentos más accedidos y el pareto de origen del acceso.

Configurar filtros
Para ver la información que quieres, primero tienes que definir los parámetros de tu consulta.

1. Para empezar, entra a Documentos > Reporte de accesos;

2. Para filtrar mejor tu búsqueda, usa los campos de filtro que hay:

   • Repositorio: Elige el repositorio que quieres analizar (este campo es obligatorio);

   • Título del documento: Por si quieres buscar un archivo específico por el nombre;

   • ID documento: Usa el número de llave única del documento para una búsqueda exacta;

   • Periodo de acceso: Define un rango de tiempo de hasta 31 días para encontrar los accesos;

   • Carpeta: Selecciona todas las carpetas o una específica. Usa Ctrl para seleccionar carpetas y subcarpetas al azar o Shift para carpetas y subcarpetas seguidas en el mismo nivel;

   • Tema: Filtra por temas específicos de uno o más temas vinculados a los documentos;

   • Lectura obligatoria: Mira solo los documentos configurados con lectura obligatoria o todos;

   • Versión del documento: Elige entre la versión actual o todas las versiones (si el repositorio lo permite);

   • Fuente de acceso: Identifica el camino que el usuario recorrió para llegar al documento;

   • Accesos distintos: Elige entre ver todos los accesos o solo un acceso por persona. Solo cuenta el acceso, sin importar cuántas veces fue.

   • Filtros de Segmentación: Usa las opciones de Operación, Negocios, Funciones, Localizaciones, Gestión o Admisión para analizar grupos específicos de colaboradores.

3. Para generar los resultados, dale clic en Pesquisar.

Preview de resultados
Después de aplicar los filtros, el sistema te va a mostrar los datos organizados en cards, gráficos y tablas.

Cards informativos

Los cards traen el resumen rápido del periodo que filtraste: 

• Documentos distintos accesados – Cantidad de archivos diferentes a los que se entró en relación al total;

• Lecturas registradas – Cantidad total y el porcentaje de confirmaciones de lectura;

• Accesos por personas distintas – Total de individuos únicos que entraron a los documentos;

• % De utilidad – Promedio de satisfacción basado en los feedback dejados por las personas.

Gráficos de análisis

Para un análisis visual, usa los gráficos: 

• Top 5 | Documentos más accesados: Muestra el ranking de los cinco archivos con más volumen de accesos.

• Pareto de origen del acceso: Te muestra, en porcentaje y números, por dónde las personas están encontrando los documentos (ej: Búsqueda global, Mis favoritos, Actualizaciones recientes, etc.).

Tabla detallada
Si el resultado es menor a 1.000 registros, los datos van a salir de una en la pantalla con estas columnas:

• Persona: Nombre de quien hizo el acceso. Dándole clic al símbolo de más (+), accede a la información de abajo:

• Username

• Función

• Operación

• Negocio

• Localización

• Gestión: Gestión de la persona que entró al documento. Dándole clic al símbolo de más (+), accede a la información de abajo:

• Username (gestión)

• Título del documento: Nombre del documento consultado. Dándole clic al símbolo de más (+), accede a la información de abajo:

• ID Documento Carpeta

• Documento activo

• Tipo

• Tema

• ID Versión

• Versión ¿Lectura obligatoria?

• Fecha de creación / edición

• Aprobado

• Situación

• Fuente de acceso: El camino usado (ej: link directo, búsqueda global);

• Acceso: Fecha y hora del acceso;

• Fecha de lectura: Registro de cuándo se confirmó la lectura.
  Para ver detalles extra en cada fila, dale clic al símbolo de más (+).

Exportar reporte
Para trabajar los datos en hojas de cálculo o hacer análisis externos, tú puedes exportar la información.

• Para resultados menores a 1.000 registros: En la esquina superior derecha de la pantalla, dale clic en Exportar para bajar el archivo de Excel.

• Cuando un documento pase de las 500 líneas, te va a aparecer el siguiente mensaje: Tu búsqueda supera las 500 líneas, haz clic aquí para descargar el archivo. Solo tienes que darle clic a la palabra "aquí" y listo, se realiza la descarga.